Работа с откликами на вакансии: как довести кандидата до собеседования

Часто бывает так, что кандидат откликнулся, прошел первичный отбор, а на собеседование не пришел. Время эйчара потрачено зря, вакансия не закрыта, а главное — непонятно, что заставило человека передумать. В статье разберемся, почему соискатели не доходят до встречи и как вести диалог, чтобы повысить конверсию в собеседования и найм.

Мария Овсиенко Эксперт в HR-tech, автор телеграм-канала «Эйчародей»

Кадровый рынок в 2024 году: какие тенденции меняют общение с кандидатами

Основными трендами на 2024 год стали кадровый голод и высокая конкуренция за специалистов.

Кадровый голод. По данным Superjob, сегодня 86% российских компаний страдают от нехватки сотрудников. Спрос на специалистов превышает предложение, рекрутерам приходится биться за кандидатов, рынком управляют соискатели. Эйчару же нужно быстрее реагировать на заявки соискателей и уметь презентовать компанию. Эта конкуренция определяет остальные тенденции в найме.

Кандидаты нового поколения на рынке. Основной частью трудоспособного населения становятся люди поколения Z с другими взглядами на жизнь и ожиданиями от работодателя. Они задают тренд на равные взаимоотношения между компанией и соискателем. Коммуникациям между кандидатом и рекрутером уделяют больше внимания, а от работодателя ожидают гибкости, деликатности и этичности.

HR-маркетинг и бренд работодателя. Из-за плохой репутации компании специалист может отказаться от работы. Поэтому бизнесу придется плотнее работать над имиджем хорошего работодателя и стараться выделиться среди конкурентов. Вакансии теперь нужно продавать — писать продающий текст и даже составлять лендинги для вакансий. Они помогут увеличить количество откликов.

Быстрая и грамотная работа с откликами станет конкурентным преимуществом в условиях высокой конкуренции среди работодателей. HR-специалисты Контура подготовили несколько советов, как привлечь кандидата к себе на работу.

Определение целевого профиля кандидата

Профиль кандидата — это документ, в котором перечислены требования к претенденту на позицию. Рекрутер составляет его вместе с заказчиком до начала поисков. Благодаря профилю эйчар лучше понимает, кого ищет компания, как презентовать вакансию и общаться с соискателем. В документе перечисляют не только «твердые» навыки, но и тип личности, мотивы и цели соискателя.

Важно, чтобы профиль был достаточно широким и описывал определенный типаж, а не конкретного человека. Так, менеджер по продажам в фирме, где большинству сотрудников нет и тридцати, должен быть настойчивым, энергичным, располагать к себе и придерживаться прогрессивных взглядов на жизнь. А на позицию разработчика в более «взрослый» коллектив будут искать усидчивого и последовательного человека с консервативным образом жизни.

Как отвечать на отклики

Исследование HeadHunter показало, что 40% кандидатов готовы ждать ответа три дня, а затем теряют интерес к вакансии. Поэтому реагировать нужно быстро, даже если человек не подходит, так как важно поддерживать положительную репутацию компании.

Ускорить ответы помогут ATS-системы, голосовые роботы и чат-боты. ATS-системы помогают отслеживать путь кандидатов по воронке подбора, а голосовые роботы и чат-боты обрабатывают входящие отклики, напоминают о собеседованиях и отвечают на типовые вопросы кандидатов. 

Быстрый ответ кандидату покажет заинтересованность компании, даже если решение еще не принято. В этом случае сообщение может выглядеть так:

Повышение доходимости кандидатов

Бывает так, что кандидат просто не приходит на собеседование, несмотря на быстрый ответ. Иногда это связано с репутацией компании или действиями эйчара, но чаще с самим соискателем. Конверсия в собеседование зависит от следующих факторов:

Уровень кандидата. Высококвалифицированные специалисты обычно более ответственные и доходят чаще. Интервью для них — это не только возможность устроиться на работу, но и повод посмотреть рынок и показать себя, получить обратную связь. Такие кандидаты обычно приходят на первое интервью, но могут отказаться от позиции позже, если их не устроят условия.

Менее опытные и квалифицированные соискатели чаще пропускают первое интервью по неуважительным причинам, но охотнее выполняют тестовые задания и реже уходят со следующих этапов.

Длительность поиска. Когда кандидат только выходит на рынок, он получает много предложений. У него есть возможность выбирать и бывает много собеседований. Иногда он просто не успевает или забывает прийти. Но примерно через две недели поиска востребованность снижается, и соискатель начинает внимательнее относиться к предложениям и реже отказываться от встреч. 

Репутация работодателя. Бывает так, что кандидат согласился на собеседование, начал к нему готовиться, смотреть информацию о компании и нашел много негативных отзывов от бывших сотрудников или клиентов. Он потерял мотивацию приходить на собеседование. В таком случае многие соискатели перестают выходить на связь и даже не предупреждают об изменении планов. Поэтому так важен HR-маркетинг и работа над брендом работодателя.

Общение с рекрутером. Когда эйчар отвечает по делу, вовлеченно, быстро и вежливо, он продает вакансию и удерживает интерес соискателя. Если же забыть о кандидате на каком-то этапе воронки, можно не заметить, как у человека пропал интерес к позиции.

Чтобы удерживать кандидата, важно понимать и причины его отказа:

Если соискатель не пришел на интервью, уточните причину и предложите перенести встречу. Его ответ покажет, насколько он заинтересован в собеседовании.

Как пригласить на собеседование

Обычно на собеседование приглашают по телефону. Тогда разговор состоит из нескольких этапов:

1. Приветствие и установление контакта. Поздоровайтесь, представьтесь и назовите компанию, от лица которой вы говорите. Если кандидат не указал, как к нему лучше обращаться, обращайтесь на «вы». Уточните, находится ли человек в поиске работы и готов ли продолжать коммуникацию.
2. Вопросы эйчара. Можно задать от трех до пяти вопросов, уточняющих опыт и намерения, ожидания кандидата.
3. Вопросы соискателя. Человек может уточнить что-то по вакансии или предстоящему собеседованию. Отвечайте честно и не обещайте того, в чем не уверены.
4. Уточнение особенностей собеседования. Расскажите, сколько времени займет разговор, кто будет на нем присутствовать, является ли оно единственным этапом отбора. Если встреча онлайн, укажите, нужна ли камера и в какой программе будет созвон. Если собеседование проходит в офисе, объясните, как добраться до места встречи и предупредите, если для входа нужен паспорт.
5. Выбор даты и времени встречи. Учитывайте часовой пояс кандидата, если встреча проходит онлайн. Зафиксируйте встречу в CRM и внесите ее в календарь.
6. Итог. Резюмируйте диалог и уточните, не осталось ли у кандидата вопросов. Поблагодарите за уделенное время и обозначьте, когда в следующий раз вы выйдете на связь и как сам кандидат может связаться с вами.

Если соискатель указал, что предпочитает общение по почте или в мессенджере, учитывайте это пожелание. В таком случае следуйте этому же алгоритму, но в рамках письма. В первом сообщении представьтесь, назовите компанию и вакансию и уточните, готов ли человек продолжать диалог.

Для уникальных специалистов и руководящих должностей лучше составить персональные письма и объяснить, почему вас заинтересовал именно этот кандидат. Всю необходимую информацию пишите в одном сообщении, даже когда общаетесь в мессенджере. Придерживайтесь стиля общения компании, будьте вежливы и доброжелательны.

Для массового подбора можно ограничиться шаблоном. Готовый скрипт приглашения на собеседования можно скачать в статье Контур.Школы. Также в массподборе первый контакт с кандидатом можно поручить чат-боту или голосовому роботу. Чтобы подключить помощника, нужно сделать тестовые звонки и на их основе составить скрипт, а затем регулярно его дорабатывать и измерять конверсию. Мы на собственном примере подтвердили, что люди в поиске работы охотно контактируют с роботом и конверсия в собеседование сохраняется.

Как пригласить на работу

Приглашение на работу, или джоб-оффер, — это документ, который еще раз ознакомит человека с будущей должностью и в письменном виде зафиксирует ваши договоренности. Он гарантирует взаимное понимание, подтверждает серьезность намерений и снижает риск того, что кандидат уволится после испытательного срока.

Есть несколько правил составления оффера:

Закрепите договоренности письменно. Законодательство к этому не обязывает, но такой подход позволит вернуться к обсуждению в любой момент и исключить возможные разногласия.

Обязательно перечислите обязанности и условия работы. Пропишите, какие задачи будет выполнять сотрудник, за какую зарплату. Если в компании приняты штрафы или ограничения, указывайте их в оффере. Также укажите дату, в которую человек должен выйти на работу. Прочитав этот документ, соискатель должен получить полное представление о том, что его ждет на новой должности.

Используйте конкретные формулировки. Главная задача оффера — дать кандидату ясное представление о работе и исключить возможные разногласия. Поэтому информацию стоит прописывать четко и честно. Если в тексте вакансии можно что-то приукрасить или указать неточно, то в оффере стоит перечислять то, что известно наверняка и соответствует действительности.

Продавайте компанию. Оффер — это в том числе презентация работодателя. Раскройте в нем преимущества работы у вас.

Оффер — это не трудовой договор. Он не имеет юридической силы и в нем лучше не писать информацию, которую нельзя разглашать. Он только подтверждает намерения сторон.

Как отказать в приеме на работу

Согласно трудовому кодексу, отказ должен быть обоснован и связан только с рабочими качествами кандидата (ст. 64 ТК РФ). Лучше обосновать отказ сразу. Если этого не сделать, соискатель может обратиться в суд. При массовом подборе можно ограничиться общим «Мы остановили выбор на другом кандидате». 

Шаблонный ответ лучше, чем никакой. Соискатели обычно более лояльны к компании, которая ответила отказом, чем к тем, кто пообещал перезвонить и пропал. Отказать можно как по телефону, так и в сообщении. Используйте такую схему:

1. Поблагодарите за уделенное время.
2. Назовите причину отказа. Причина может быть типовой: «Сейчас мы остановили выбор на другом кандидате», а может быть более персонализированной: «На эту должность мы ищем более опытного специалиста».
3. Выразите надежду на дальнейшее сотрудничество. Контакт сохранится у вас в базе. Его можно использовать в будущем, если откроется более подходящая этому кандидату вакансия. Используйте фразы вроде «Если вы не против, мы сохраним ваш контакт и обратимся к вам, если у нас появятся другие предложения».
4. Поддержите соискателя. Выделите какое-то качество, которое запомнилось во время собеседования. Например, «Руководитель отметил ваши аналитические способности, думаю, через год вы сможете стать главным аналитиком».
5. Попрощайтесь и пожелайте удачи в поисках.

Чтобы конкурировать на рынке труда и быстрее закрывать вакансии, недостаточно просто просматривать больше резюме. Важно поддерживать диалог с соискателем, довести его до собеседования и сделать правильный оффер. Автоматизация и грамотная работа рекрутера позволят ускорить отбор кандидатов и повысить конверсию в найм.