Как избежать ошибок при оформлении отпуска?

Выпуск № 12
Алина Галиулина 22 апреля 2015

Для большей части сотрудников любой организации лето ассоциируется с отпуском. В одном из прошлых номеров журнала «Я кадровик» мы уже рассказывали о том, какие могут возникнуть нюансы при переносе отпуска, отзыве сотрудника из отпуска, расчете отпускных. В этом материале менеджер по проектной работе компании СКБ Контур Алина Галиулина объясняет, на какие еще моменты кадровику следует обратить внимание.

Дополнительный оплачиваемый отпуск

В связи с вступлением в силу Закона №426-ФЗ «О специальной оценке условий труда» изменился принцип предоставления дополнительного отпуска. Ранее его предоставляли работникам, которые трудятся во вредных условиях класса 3.1.

Сейчас дополнительный отпуск (от семи календарных дней) предусматривается отдельным пунктом в трудовом договоре или допсоглашением с работником за работу во вредных условиях с классом вредности 3.2 и выше. После проведения СОУТ эксперт должен обязательно отметить в отчете, сколько дней должен составлять дополнительный отпуск. 

Вести вручную учет дополнительных отпусков довольно сложно. Для того чтобы определить, сколько сотруднику полагается дополнительных дней отпуска, необходимо из периода стажа исключить все неявки на работу, в том числе и по причине отпусков, больничных, командировок, обучений. Допустим, если сотруднику за работу во вредных условиях труда полагается в год семь дополнительных дней отпуска, а он шесть месяцев был в командировке, значит, ему следует предоставить только 3,5 дополнительных дня. Автоматизация кадрового учета в этом случае очень помогает произвести вычисления.

Кроме того, у работодателя или кадровиков часто возникают разногласия с сотрудниками при пересчете полагающихся дополнительных дней. Так происходит из-за того, что дополнительные дни к отпуску должны предоставляться по факту отработанного времени. Но на практике, еще в декабре, когда кадровик формирует график отпусков, он еще не знает, сколько дней в году человек отработает, а поэтому заранее учитывает дополнительные дни полностью. Но в течение года ситуация может поменяться, например, сотрудника могут перевести на рабочее место с менее вредными условиями труда или отправить в командировку, и тогда отпуск приходится пересчитывать в сторону уменьшения.

Автоматизация спешит на помощь

Программы автоматизации кадрового учета значительно облегчают работу кадровика при расчете отпускных дней, а также минимизируют количество ошибок. В частности, Контур-Персонал позволяет оперативно рассчитать период стажа, за который положен отпуск. Вручную это сделать непросто, ведь период стажа изменяется в зависимости от многих факторов. Например, период стажа увеличивается на отпуск по уходу за ребенком, а также на количество дней отпуска без содержания.

Настоящая автоматизация — это…

автоматический расчет рабочих периодов основного и дополнительного отпусков с учетом таких неявок, как отпуск по уходу, без сохранения зарплаты и др.

Попробовать бесплатно

Очередной отпуск авансом

На усмотрение работодателя очередной оплачиваемый отпуск работнику может предоставляться авансом. Такой момент необходимо заранее прописать в коллективном договоре.

С одной стороны, ничего сложного тут нет: работник сходил в отпуск авансом, а затем эти дни отработал. Но и тут есть свои подводные камни. Например, сотрудник проработал три месяца и попросил авансом две недели отпуска. Работодатель согласовал, отпускные работник получил, а на следующий день пришел, написал заявление на увольнение и уволился через две недели.

Вычитать деньги за предоставленный авансом отпуск можно только из зарплаты, а поскольку сотрудник уволился, вычесть неоткуда. В этом случае можно попытаться только уговорить человека вернуть деньги, либо отработать. Заставить его это сделать невозможно.

Это подтверждается и апелляционным определением Нижегородского областного суда от 13 августа 2013 года по делу №33-6757/2013

Работница, находясь в ежегодном оплачиваемом отпуске, направила телеграмму об увольнении с работы по собственному желанию в связи с переменой места жительства. Проводя окончательный расчет, работодатель выявил, что работницы есть задолженность за неотработанные дни отпуска, а денежные средства, причитающиеся к выплате при увольнении, отсутствуют. В связи этим работодатель обратился с исковым заявлением о взыскании с работницы денежной суммы.

Трудовое законодательство не предусматривает взыскание с работника в судебном порядке задолженности за неотработанные дни отпуска в случае, если у работника не имеется причитающихся к выплате при увольнении сумм или их недостаточно. При этом оснований, указанных в ч.4 ст.137 ТК РФ в виде счетной ошибки при выплате ответчику заработной платы, вины ответчика в невыполнении норм труда или простое, а также вступившего в законную силу решения суда, которым были бы установлены неправомерные действия ответчика, повлекшие выплату ему заработной платы в большем размере, чем положено, судом не установлено. Поэтому суда имел все основания для отказа истцу в удовлетворении иска о взыскании излишне выплаченной заработной платы.

Приказ на отпуск в течение трех дней

В соответствии с ТК РФ, кадровик обязан оформить приказ на отпуск и передать его расчетчику не менее, чем за три календарных дня до начала отпуска сотрудника. Другими словами, если работник уходит в отпуск с понедельника, то отпускные он должен получить в пятницу.

При обнаружении факта выплаты отпускных с опозданием ГИТ накладывает санкции. Как правило, в несвоевременной выплате денег виноват либо кадровик, либо расчетчик. Это зависит от того, на каком этапе произошла задержка. Избежать несвоевременного оформления приказа на отпуск кадровику помогает система автоматизации кадрового учета.

 

Рекомендуем почитать:
Оформляем отпуск: рекомендации эксперта
Госслужба: отпуск длинным не бывает!
Оплатят ли декретный отпуск «нашей мымре»?
Нестандартные отпускные


Поделиться
Не пропусти новые публикации

Подписывайтесь, и мы будем один раз в неделю присылать полезные бизнес-советы, аналитические статьи, истории успеха и провала, интервью, а также мнения экспертов на острые темы

Подписаться
608 просмотров
В избранное
Комментарии Написать свой
Спасибо за ваше мнение!

Читайте также

Загрузить еще
loader
Спасибо за подписку.

Заполните, пожалуйста, все поля.

Предложение, замечание, просьба или вопрос.