Воронка найма: примеры для разных отраслей и аналитика

Воронка подбора избавляет рекрутеров от лишних действий и помогает быстрее находить нужных специалистов. Отказ от этого инструмента может направить поиск не туда, привести к потере хороших кандидатов. В статье расскажем, как строить HR-воронки и пользоваться аналитикой.

Что такое воронка найма и какие задачи решает

Воронка найма — это один из аналитических инструментов в HR. Она представляет собой схему, которая численно визуализирует всю работу компании на рынке труда: от публикации вакансии до приема сотрудника в штат. Схема показывает все стадии подбора и количество отфильтрованных и полученных соискателей на каждом этапе.

Воронка подбора — это не просто иллюстрация, а четкий алгоритм получения профильного сотрудника. Такой инструмент помогает решить рекрутерам несколько важных задач:

• Выявить проблемные вопросы в процессе подбора и скорректировать работу еще на этапе поиска.
• Определить наиболее эффективные каналы привлечения кандидатов.
• Выяснить, сколько времени занимает один цикл кандидата, спланировать сроки и расходы на наём.

Правильно выстроенная воронка позволит работодателям оптимизировать процесс подбора, быстрее находить профильных кандидатов и тратить на это меньше времени и средств.

Преимущества использования воронки найма

Помимо экономии ресурсов, к очевидным плюсам воронки найма можно отнести:

Повышение количества релевантных откликов. Инструмент направлен на то, чтобы HR мог быстрее и проще проверять соискателей на соответствие требованиям компании, привлекать нужных работников.

Возможность следить за тенденциями рынка труда. Можно, например, оценить объем рынка и понять, какие специалисты в дефиците, а каких избыток, или выявить, какие условия характерны для определенных вакансий.

Контроль и быстрое управление. Благодаря аналитике можно оперативно влиять на процессы: корректировать требования к кандидатам, улучшать условия, совершенствовать критерии отбора.

Наглядные и структурированные данные воронки позволяют делать анализ и выводы. Это помогает рекрутерам выстраивать процессы подбора наиболее эффективно, менять тактику и подходы.

Как построить воронку подбора: Excel и профессиональный софт

Область деятельности компании во многом определяет процесс найма работников, поэтому этапы воронки и ее глубина будут разными для каждого конкретного бизнеса и вакансии — в зависимости от специфики задач и условий. Однако можно выделить несколько общих этапов:

Целесообразно включать в воронку найма все стадии отбора кандидатов, которые приняты в организации. Это позволит избежать просчетов в анализе. К примеру, у собственника компании свои требования к кандидатам, и он часто участвует в отборе. Значит, нужно включить этот этап в путь кандидата — после собеседования с линейным начальником и до оффера. Тогда HR будет лучше понимать, где и почему отсеиваются соискатели — из-за требований руководителя или владельца фирмы.

Воронку подбора лучше строить во время найма, тогда HR-менеджер сможет быстрее выявлять недостатки и успевать внести корректировки. Некоторые рекрутеры составляют схему уже после закрытия вакансии, что сводит ее функцию к простому отчету.

Для каждой вакансии составляют свою схему, ведь для разных позиций отбор кандидатов предполагает разный набор этапов. Воронку можно построить в обычной Excel-таблице. А если вакансий и кандидатов много, воспользоваться специальными сервисами и программами — они помогут в сборе данных для аналитики, сэкономят время и усилия.

Разберем пошагово, как строить воронку подбора в Excel.

Шаг 1. Группируем похожие вакансии

Берем перечень всех должностей в организации и делим на группы со схожим набором навыков и компетенций. Допустим, для IT-компании можно выделить такие категории: разработчики, тестировщики, веб-дизайнеры, менеджеры по продажам, маркетологи, юристы, бухгалтеры, специалисты техподдержки, начальники отделов и высшее руководство.

Далее для каждой группы определяем список вакансий. Для отдела продаж он может быть таким:

Шаг 2. Собираем данные по закрытым позициям

На этом этапе нужно собрать и обобщить результаты прошлого опыта: зафиксировать количество просмотров по конкретной вакансии и количество откликов по ней, можно добавить сведения об итогах собеседований, количестве офферов.

Когда компания нанимает новых работников часто, статистику целесообразно брать за неделю или месяц. Для должностей, где специалисты меняются редко, можно брать информацию за год.

Шаг 3. Определяем каналы поиска

Проанализируйте, с помощью каких каналов поиска удалось привлечь кандидата, и выделите наиболее эффективные.

Можно рассчитать долю каждой площадки в общем числе привлеченных сотрудников и в будущем сосредоточиться на приоритетных каналах, а те, которые работают хуже, использовать с осторожностью или в особых случаях.

Шаг 4. Для каждого канала выстраиваем путь кандидата

Теперь для каждой вакансии и каждого канала подробно распишите все этапы отбора, создайте отдельные таблицы.

Проанализируйте каждый этап и посмотрите, где могут возникать сложности.

Если при большой емкости рынка на вакансию мало откликов, возможно, дело в условиях или канале привлечения, недостаточной информированности. Или, например, с откликами все отлично, но кандидаты теряются уже после телефонного анкетирования, когда подробнее узнают о предстоящих задачах. В этом случае стоит конкретизировать текст вакансии и отсеять соискателей на этапе откликов, чтобы получать более профильных кандидатов.

Примеры воронок и особенности подбора в разных сферах

Воронка найма специалистов в разных отраслях будет меняться, так как специфика должности влияет на тактику подбора. Рассмотрим несколько типовых походов.

Воронка точечного подбора

Такая схема будет полезна для подбора работников определенной квалификации — например, юристов, бухгалтеров, пиарщиков, инженеров. Особенность воронки заключается в этапе тестирования: задание для проверки навыков лучше давать после очного интервью — это улучшит точность подбора и повысит конверсию в выполнение теста.

Если вы попросите квалифицированных кандидатов выполнить тестовое задание до собеседования, то рискуете получить работы от более слабых соискателей. У сильных кандидатов меньше мотивации делать что-то до беседы с работодателем, так как они могут выбирать из многих предложений и не заинтересованы тратить время на все подряд.

Воронка линейного подбора

Этот подход характерен для вакансий с большим количеством откликов и позиций с минимальными требованиями — например, секретарей, помощников, водителей. Обычно здесь достаточно опубликовать вакансию. Главной задачей становится отработка откликов и эффективное отсеивание кандидатов.

Сначала можно отобрать соискателей по базовым фильтрам — опыту, возрасту, далее попросить заполнить анкету с более специфическими вопросами. Выбирать среди заполнивших анкету будет гораздо легче.

Воронка найма менеджера по продажам

Поиск продажников эксперты рекомендуют вести оперативно и не растягивать воронку: хорошие менеджеры по продажам трудоустраиваются быстро, поэтому есть риск опоздать с предложением.

Исключите из воронки дополнительные и промежуточные этапы — их готовы пройти, как правило, не очень востребованные кандидаты.

Воронка найма IT-специалиста

Здесь возможны разные варианты воронки — в зависимости от многих факторов: направление разработки, стек и владение определенными инструментами, грейд специалиста.

Общий подход подразумевает, что контакт имеет смысл начинать с переписки по почте или в мессенджерах, а не со звонка. Еще одна норма — тестовое задание до первого собеседования: оно поможет кандидату понять, каков будет характер работы и насколько он к ней готов. На очном собеседовании будет возможность обсудить задачи более подробно и с опорой на готовое задание.

При этом учитывайте, что IT-специалисты находят работу быстро, поэтому сбалансируйте этапы так, чтобы кандидаты могли проходить их без лишней траты времени. Подберите не слишком объемное и сложное тестовое задание, чтобы соискатель мог выполнить его за пару часов. Проверку задания, а также приглашение на собеседование и обратную связь организуйте оперативно — отведите не более суток на реакцию после каждого этапа.

Воронка подбора топ-руководителя

На подобные позиции работодатели часто получают достаточное количество целевых откликов, поэтому главным вопросом становится отбор лучшего из лучших. Для этого применяют схему с несколькими интервью: сначала простое квалифицирующее собеседование, которое обычно проводит HR-специалист, далее — встреча с генеральным директором или собственником бизнеса, которые уже выбирают из тройки-пятерки приоритетных кандидатов.

Как оценить эффективность воронки найма и рассчитать ее основные показатели

Для оценки эффективности воронки применяют три ключевых параметра — это конверсия этапов, общая конверсия и длительность подбора.

Конверсия этапов подбора

Показатель используют для оценки эффективности каждой стадии подбора. Конверсию самого первого этапа принимают как стопроцентную, далее рассчитывают конверсию стадий по такой формуле:

Например, в компанию поступило 150 резюме, после их изучения осталось 80 соискателей — конверсия этапа составит: 80 / 150 × 100% = 53,3%.

Устоявшихся оценок здесь нет. Нормально, если на первых этапах конверсия низкая. Однако если результат ниже 50% уже на этапе собеседования с подходящим кандидатом и дальнейших стадиях, то это повод насторожиться.

Такой показатель может означать, что в самом начале были допущены просчеты или что у руководителя какие-то другие требования.

Общая конверсия воронки

Эта цифра покажет общую эффективность воронки. Формула для расчета такая:

Пример: из 90 откликнувшихся предложение получили 4 соискателя. Общая конверсия составит: 4 / 90 × 100% = 4,44%.

Работающей считается воронка подбора с общей конверсией более 5%. Если показатели ниже — придется выявлять причины и корректировать подходы. При этом высокие показатели общей конверсии — к примеру, 35% на позицию PR-менеджера — могут говорить о том, что компания рискует нанять не самых сильных специалистов. Возможно, стоит ввести ограничения: добавить доптребования в текст вакансии или дать более сложное тестовое задание.

Длительность подбора

С помощью этого показателя можно планировать сроки закрытия вакансий. Формула для расчета:

Для удобства расчета можно воспользоваться функцией median в Excel: соберите статистику по этапам и получите средние значения без критических отклонений.

Как повысить эффективность воронок

Что делать, если полученные по воронкам результаты вас не устраивают? Можно предпринять следующие шаги:

1. Проанализируйте масштабы отсева соискателей при переходе между стадиями отбора. Если конверсия этапа низкая, разберитесь в причинах.
2. Скорректируйте портрет кандидата. Возможно, есть дополнительные требования, на которые раньше не обращали внимание.
3. Настройте четче фильтры приема заявок.
4. Позаботьтесь об образе компании как работодателя, поработайте со стратегией HR-бренда.
5. Промониторьте рынок труда. Может быть, кандидатов под ваши требования на рынке пока нет. Возможно, предложение компании сильно расходится с условиями других работодателей и не соответствует уровню кандидата.
6. Пересмотрите показатели эффективности каналов. Не все площадки одинаково полезны для всех вакансий.

Важно понимать, что даже для одной конкретно взятой позиции нет универсальной воронки или ее идеального образца — специфика деятельности, требования к кандидатам и условия у каждой компании свои. Поэтому анализировать и сравнивать данные воронки подбора нужно в первую очередь относительно ее самой, только в динамике.