Системы кадрового электронного документооборота: как выбрать лучшую

Для обмена электронными документами с сотрудниками работодателю нужна система кадрового электронного документооборота (КЭДО). Попробуем разобраться, на что опираться при выборе платформы для КЭДО в 2025 году. В конце статьи — чек-лист и таблица для сравнения поставщиков решений.

Что такое КЭДО?

Кадровый электронный документооборот позволяет работодателю обмениваться кадровыми и внутренними документами с сотрудниками онлайн без дублирования на бумаге. Экономить время и ресурсы на печати, отправке и ожидании документов. Трудовое законодательство разрешает всем компаниям использовать электронные кадровые документы вместо бумажных. Кадровый электронный документооборот регулируют ст. 22.1−22.3 ТК РФ. Подробности читайте в статье.

Реклама 16+

Кадровый электронный документооборот в действии

Покажем в прямом эфире, как работает КЭДО от Контур.Диадока: трудоустройство, отпуска и другие кадровые процессы.

Записаться на демо

Преимущества использования КЭДО

Сервис КЭДО удобен не только для кадровика и руководителя организации, он значительно упрощает работу и рядовым сотрудникам. Выделим основные преимущества системы КЭДО.

Для работодателя

• Экономия денег: снижение расходов на печать и доставку документов.
• Экономия времени: подписание и отправка документов происходят за несколько кликов.
• Быстрый и простой обмен документами с дистанционными сотрудниками вне зависимости от их местонахождения.
• Расширение географии найма: с КЭДО можно принимать на работу лучшие кадры без территориальной привязки.
• Повышение привлекательности HR-бренда работодателя для кандидатов: сотрудники могут не посещать офис для подписания документов.
• Отсутствие штрафов при проверках и убытков при трудовых спорах за счет своевременного подписания документов.
• Легкий поискдокумента по статусу, составителю или дате в электронном архиве.
• Автоматизация процессов управления персоналом в филиалах компании.

Для сотрудников

• Доступ к документам с любого устройства, подключенного к интернету: смартфона, планшета, ноутбука или ПК.
• Возможность дистанционного подписания документов без посещения офиса.

Виды электронных подписей для КЭДО

В системе кадрового электронного документооборота применяются различные типы электронных подписей. Выбор конкретной подписи определяется должностными обязанностями сотрудника и важностью подписываемых документов.

Простая электронная подпись (ПЭП) — это сочетание логина и пароля, которые нужны для того, чтобы подтвердить, кто подписал документ. Но она не защищает документ от изменений после подписания и не подходит для юридически важных документов. Если в документе есть сведения, которые составляют гостайну, его нельзя подписать ПЭП.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) — более надежный вариант. Она подтверждает, что документ не менялся после подписания, и делает его юридически значимым, если стороны договорились об этом (ч. 2 ст. 6 № 63-ФЗ).

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) — самый защищенный вид подписи. Она полностью заменяет личную подпись на бумаге. Документ, подписанный УКЭП, считается официальным без каких-либо дополнительных соглашений. Получить УКЭП можно в аккредитованных удостоверяющих центрах, например, в УЦ Контура.

Документы, которые можно перевести в электронный вид

В систему кадрового электронного документооборота можно перевести практически все кадровые и внутренние документы компании:

• личные карточки;
• правила внутреннего распорядка;
• графики отпусков;
• положения об оплате труда;
• штатное расписание;
• приказы;
• трудовые договоры;
• расчетные листы;
• положение о персональных данных и согласия сотрудников на их обработку;
• другие документы.

Документы, которые нельзя вести в электронном виде:

• приказы об увольнении;
• журналы регистрации прохождения инструктажей по охране труда;
• акта о несчастных случаях на производстве.

Законодательство и КЭДО

Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и ст. 22.1−22.3 Трудового Кодекса РФ регулируют кадровый электронный документооборот. Законодательство позволяет обмениваться документами онлайн и использовать электронные подписи в кадрах.

Как выбрать систему КЭДО?

Выделим несколько критериев, на которые следует обращать внимание при выборе сервиса — от опыта компании-разработчика до функциональности и удобства для пользователя.

Устойчивость компании-интегратора на рынке

При выборе сервиса КЭДО тщательно изучите информацию о компании-разработчике: как долго она работает, кто ее партнеры. Посмотрите, что пишут о поставщике решения в СМИ и упоминается ли он в рейтингах интеграторов КЭДО. Например, согласно рейтингу РБК, в топе популярных российских сервисов КЭДО — Контур.КЭДО, HR link, СБИС, Directum, «СберКорус».

При сравнении сервисов обратите внимание, является ли провайдер решения для КЭДО системообразующей компанией. Это гарантирует, что он не уйдет с рынка из-за прекращения инвестиций или по другим причинам. Ведь государство поддерживает такие организации и не дает им обанкротиться. Поскольку срок хранения кадровых документов — до 50 лет, документооборот должен быть защищен от форс-мажоров.

Если же хотите дать шанс молодой организации, просчитайте риски. Стартапы часто закрываются: например, из-за провального бизнес-плана, ценообразования или команды, которая не сработалась. У таких компаний продукт редко доработан на 100% и меняется в процессе, поэтому пользователь сталкивается с частыми ошибками в работе сервиса. Все это может привести к тому, что компания, которая переходит на КЭДО, потеряет деньги и время, а ее сотрудники из-за неудачного опыта начнут негативно относиться к идее перехода на обмен документами онлайн.

Опыт компании в электронном документообороте

Обычно поставщики КЭДО разрабатывают решения и для электронного документооборота с контрагентами. Посмотрите, как долго разработчик работает в сфере ЭДО. Имеет ли он опыт хранения документов в электронном виде хотя бы 10 лет? Переживал ли смену технологий? Сколько пользователей у его продуктов?

Можно не бояться подключать недавно появившийся сервис для КЭДО, если поставщик решения опытен в ЭДО с контрагентами. В разработке он обращается к накопленному опыту. Создание продуктов для бизнеса у него уже налажено: новые функции проходят аналитику, разработку, обязательное тестирование, то есть функциональность не будет «сырой». Значит, при работе вы не столкнетесь с большим количеством ошибок, а если и столкнетесь, то их быстро устранят.

Если у решений поставщика много пользователей, это тоже преимущество. Значит, сервис для КЭДО будет готов к большой нагрузке. Поищите информацию о клиентах, которые уже внедрили сервис, почитайте их отзывы. Так вы поймете, насколько разработчик стабилен и можно ли ему доверять.

Подключите Контур.КЭДО — проверенного и надежного интегратора с опытом в развитии сервисов ЭДО более 13 лет.

Реклама 16+

Переведите документооборот с сотрудниками в онлайн с КЭДО от Контур.Диадока: подписывайте электронные трудовые договоры, положения, приказы и другие документы за несколько секунд

Попробовать бесплатно

Безопасность хранения данных

Чтобы персональные данные работодателя, сотрудников и другие важные сведения не стали общеизвестными и не попали к мошенникам, тщательно проверьте, как поставщик сервиса КЭДО хранит и обеспечивает безопасность информации.

На что обратить внимание:

Соблюдает ли поставщик Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Уточните, внесен ли поставщик решения в реестр операторов персональных данных, запросите политику обработки персданных.

Как и где хранятся файлы. На скольких серверах поставщик хранит файлы, создает ли резервные копии. Безопаснее, когда документы копируют на несколько устройств.

Есть ли авторизация в сервисе через соцсети. Если злоумышленник взломает аккаунт в социальной сети, данные о вас и ваших документах могут стать публичными.

Проходит ли поставщик внешние и внутренние проверки, есть ли у него лицензии и сертификаты. Оператор электронного документооборота может, например, проходить аудиты и иметь сертификаты от Федеральной службы по техническому и экспортному контролю (ФСТЭК) или Международной организации по стандартизации (ISO).

Обязательно проверяйте номер сертификата. Бывает, что поставщики показывают клиентам сертификаты, которые не относятся к безопасности. Проверка займет две минуты — просто вбейте номер сертификата в строку поиска в интернете.

Функциональность

Определите, какие документы и процессы перейдут в электронный вид, исходя из особенностей кадрового документооборота в компании. На этом этапе к выбору нужно привлечь кадровых специалистов. Они лучше знают, какие функции помогут упростить их работу и ускорить документооборот.

На какие функции стоит обратить внимание при выборе системы КЭДО:

• Создание документов. Какие типы документов можно создавать, есть ли уже готовые шаблоны.
• Подписание и отправка документов: массовая отправка, отслеживание статуса документа, формирование протокола подписания.
• Маршруты согласования: количество согласователей и подписантов, смена согласующего, история движения, изменений документа.
• Архив документов: загрузка архива через 1С, веб-интерфейс и API, время хранения и количество документов, копирование файлов для сохранности.
• Техподдержка: внедрение, активация сервиса, консультации экспертов, обучение для кадровиков и других сотрудников.
• Интеграция с другими системами — SAP и 1С. Например, распространенными конфигурациями 1C: Зарплата и управление персоналом, Комплексная автоматизация, ERP, Управление производственным предприятием, Бухгалтерия предприятия. Если решение поставщика поддерживает большое количество конфигураций, то возможный переход с одной на другую будет легким.
• Проверка действительности электронной подписи в момент подписания и указание метки времени CADES-T. Такое возможно, если у компании есть свой аккредитованный удостоверяющий центр, как в Контуре.
• Уведомления, когда документы приходят на подпись: на электронную почту, в мессенджерах или смс. Учтите, выбирать мессенджеры для получения таких уведомлений рискованно. Во-первых, не везде хорошо работает интернет, поэтому сообщение может не прийти. А во-вторых, далеко не все сотрудники готовы использовать мессенджеры для работы.

Удобство для пользователей

Если за первые секунды отдел кадров и сотрудники не поймут, где в новом сервисе личный кабинет, входящие и исходящие документы, готовые шаблоны, то переход на кадровый электронный документооборот может вызвать отторжение в коллективе. Поэтому лучше выбирать решение без большого количества настроек и с интуитивно понятным интерфейсом.

В некоторых сервисах для КЭДО можно настроить работу из 1С. Так, кадровики будут работать в уже знакомом интерфейсе и быстрее привыкнут к КЭДО. Также удобно, когда есть мобильная и веб-версия. Тогда сотрудник подписывает и отправляет документы с любого устройства.

Еще один важный момент — гибкий поиск, фильтрация документов, чтобы документ можно было быстро найти по наименованию, сотруднику или подразделению и представить в контролирующие органы.

Отказоустойчивость сервиса

Отказоустойчивость — это когда программа работает без перебоев, даже если внутри возникают проблемы. Если среди клиентов поставщика решения есть организации с большим оборотом документов, это значит, что система выдерживает серьезные нагрузки. В месяц сервис Контур.КЭДО обрабатывает сотни тысяч документов.

Какие клиенты в каком объеме отправляют документы, рассказываем в кейсах.

Иногда платформы для КЭДО подвергаются хакерским атакам. Спросите у поставщика, сталкивалась ли его команда с такой проблемой, как ее решала, как это повлияло на систему и пользователей, как быстро восстановила работу программы.

Тест-драйв сервиса

Если поставщик дает протестировать сервис бесплатно, это большое преимущество. За время пробного периода можно хорошо изучить сервис и понять, подходит он под задачи кадровиков или нет.

Реклама 16+

Протестируйте все возможности сервиса КЭДО от Контур.Диадока для обмена бухгалтерскими и кадровыми документами онлайн

Попробовать бесплатно

Что можно узнать на тест-драйве:

Как интегратор КЭДО поддерживает работу сервиса — самостоятельно или с помощью технологических партнеров. Например, это может быть другая компания-разработчик или удостоверяющий центр. Лучше выбирать интегратора, который занимается всем самостоятельно. Иначе есть риск, что в случае проблем он начнет перекладывать ответственность на партнеров. И чтобы устранить небольшую техническую ошибку, работодателю придется долго разбираться, куда звонить, и ждать ответ на запрос.

Какие функции будут действительно полезны. Кадровики смогут опробовать возможности сервиса, понять, чего им не хватает. Вы можете обсудить с разработчиком, будет ли он готов доработать сервис под задачи вашей компании.

Как работает техподдержка. На этом этапе хорошо видно, как команда разработчика общается с пользователями. Обратите внимание, как специалисты техподдержки отвечают на вопросы: насколько быстро, развернуто и открыто, не уходят ли от ответа. Все это демонстрирует, как интегратор КЭДО будет поддерживать клиента в дальнейшем.

Как будет проходить интеграция сервиса. Поставщик решения может показать, как уже интегрировал сервис в работу других клиентов, проводил ли обучение кадровиков, предложить план внедрения системы КЭДО. Так, вы ясно будете видеть перспективы и подводные камни.

Стоимость

Цена в моменте не играет особой роли: обращайте внимание, что именно входит в стоимость. Дешевые решения могут быть ограничены в возможностях и требовать покупки дополнительных модулей.

Не стоит переплачивать за ненужные функциональности, например размещение КЭДО на локальном сервере — выгоднее использовать облачные решения. Для небольших компаний также важно, чтобы у оператора не было минимального порога для подключения.

Система кадрового электронного документооборота — это оправданный расход. Благодаря ей бизнес экономит на бумаге, доставке и принтерах.

Ежегодно на одного сотрудника отдел кадров создает 4–19 документов личного характера и 10–70 массовых. Умножим это число на стоимость бумаги, печати, заправки картриджей и цену доставки. Получается, компании могут экономить на бумажном документообороте с каждым сотрудником до 5 800 рублей в год.

Сравнительная таблица систем КЭДО

Для удобства выбора и перехода на новый сервис КЭДО воспользуйтесь шаблоном сравнительной таблицы с критериями для оценки интеграторов. В первом столбце укажите названия поставщиков, которые вас заинтересовали, — Контур.КЭДО, Т-Банк, Астрал iКЭДО, ELMA365 КЭДО, VK HR Tek, СберКорус КЭДО и другие. Далее выберите критерии из вышеперечисленных — конкретизируйте их или добавьте свои. Таблица поможет сузить круг претендентов.

При выборе системы кадрового электронного документооборота отталкивайтесь в первую очередь от задач и кадровых процессов компании. Необязательно, чтобы система КЭДО имела множество возможностей, главное — чтобы отвечала запросам бизнеса.

Безопаснее выбирать разработчика уже с экспертизой в ЭДО. Когда у интегратора есть и другие продукты в этой сфере, то даже если сервис для КЭДО разработали недавно, он будет работать качественно благодаря опыту команды и выстроенным процессам.

Чек-лист: как выбрать интегратора КЭДО

Обратите внимание на небольшой чек-лист для выбора поставщика сервиса КЭДО. Ознакомьтесь с тезисами, чтобы понять, подходит ли вам система:

• Компания больше 10 лет на рынке и имеет опыт в ЭДО.
• Нет проблем с техподдержкой: отвечает быстро и развернуто.
• Гарантирует безопасность данных, есть доказательства.
• Сервис выдерживает тот поток документов, который нужен компании.
• Есть все инструменты, необходимые вам для работы с кадровыми документами.
• Интерфейс понятен и удобен, можно быстро разобраться.

Что делать после того, как подобрали систему КЭДО? До перехода на электронные кадровые документы осталось всего четыре шага. Инструкцию по переходу читайте в отдельной статье.