Поправки в ТК разрешили перевести в электронный вид большую часть кадровых документов. Эксперты Контура Наталья Никитина и Юлия Попова рассказали, что нужно сделать компании, если она хочет перейти на электронный документооборот с сотрудниками.
Поправки в ТК РФ вносит Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ. Мы подробно разбирали эти поправки в статье «Вступил в силу закон о кадровом ЭДО». Читайте, какие документы можно перевести в электронный вид и какие электронные подписи могут использовать компании и сотрудники.
Шаг 1. Решить, через какую систему вести документооборот
Компании могут обмениваться документами с сотрудниками двумя способами: через коммерческую информационную систему (собственную или от другого разработчика) или информационную систему «Работа в России». Разберемся, какая система в каком случае будет удобнее.
Информационная система «Работа в России». Это два интерфейса для доступа к одной государственной системе. База документов у них будет общая.
Поскольку система едина для всех, у нее один интерфейс для всех пользователей. Крупным и средним компаниям с большим штатом, малому бизнесу, где сотрудники, допустим, часто ездят в командировки, единый интерфейс может быть неудобен.
Кроме того, «Работа в России» пока не может пустить более 1000 сотрудников от одной компании. В будущем они планируют снять это ограничение, когда доработают систему.
Чтобы кадровый ЭДО упрощал процессы, а не усложнял, нужно, чтобы система ЭДО была интегрирована с другими системами компании. Это позволит рассчитывать налоги, учитывать расходы, начислять зарплату с учетом всех событий с сотрудниками. В государственной системе возможности интеграции пока нет: данные придется переносить вручную. При больших объемах документооборота это неудобно, но для малого бизнеса это не должно стать серьезным препятствием.
Ещё одна проблема «Работы в России» — стандарты техподдержки. Срок ответа на обращения — 30 дней. Возможно, в будущем эта ситуация изменится.
Чем государственная система может быть полезна всем
Компания принимает сотрудника на работу дистанционно — он не может приехать в офис. Если он пользуется госуслугами, у него есть учетная запись в ЕСИА — единой системе идентификации и аутентификации. С помощью можно подписывать электронные документы при приеме сотрудника на работу и создать для него учетную запись в информационной системе работодателя.
Коммерческая информационная система. Это может быть собственная разработка компании или сервис другого разработчика.
Такие сервисы можно адаптировать под бизнес-процессы конкретных работодателей. Например, сделать интерфейс для компаний с большим количеством сотрудников.
Разработчик гарантирует отказоустойчивость системы. Если что-то пойдет не так, он несет ответственность перед клиентами по договору. Например, если компания не может вовремя передать документ из-за неисправности сервиса, коммерческий разработчик сможет это подтвердить и защитить клиента перед контролирующими органами — Рострудом или ГИТ.
Наконец, техподдержка. По опыту интернет-отчетности видно, что технических и методологических вопросов может быть много. Разработчики коммерческих систем — это те же операторы электронного документооборота. Они уже помогают конечным пользователям — бухгалтерам и кадровикам.
Шаг 2. Решить, какие документы переводить в электронный вид
Есть три документа, которые придется по-прежнему вести на бумаге. Это акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении, журнал инструктажа по охране труда. Эти три исключения появились в законопроекте, когда его передавали на второе чтение.
За рамками КЭДО остаются также трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности: к ним применяются положения статей 66 и 66.1 ТК РФ.
Все остальные документы закон разрешает перевести в электронный вид. Это:
- заявление на отпуск;
- приказы;
- трудовой договор;
- заявление об увольнении;
- табель учета рабочего времени;
- другие массовые и личные документы.
Переводить в электронный вид сразу все необязательно. Вы можете начать с чего-то одного — например, с заявлений на отпуск. Или начать с категории сотрудников, с которыми просто организовать КЭДО — например, с теми, кто работает за компьютером.
Шаг 3. Решить, какие сертификаты использовать
О типах сертификатов, которые можно использовать в КЭДО, мы подробно рассказывали в статье «Вступил в силу закон о кадровом ЭДО». Вот то же в небольшой таблице:
| Документы | Подписывает работодатель | Подписывает сотрудник |
|---|---|---|
| Трудовой договор, допсоглашение, ученический договор, договор о матответственности, внесение изменений в договоры, приказ о дисциплинарном взыскании (только при работе в офисе) | КЭП | КЭП, НЭП |
| Другие документы | КЭП, НЭП | КЭП, НЭП, ПЭП |
Можно использовать неквалифицированные сертификаты, которые получены на платформе электронного правительства — через приложение «Госключ» (Постановление Правительства РФ от 15.07.2021 № 1207).
Небольшим работодателям есть смысл работать только с квалифицированными электронными подписями: с их помощью можно подписывать любые документы. Компаниям с большой кадровой службой, где разные типы документов оформляют разные специалисты, можно заказать кому-то квалифицированные сертификаты, кому-то неквалифицированные — в зависимости от задач. Это будет дешевле.
Что касается сотрудников, то если у них уже есть сертификат КЭП, они могут использовать его. Если нет, лучше заказать им неквалифицированный сертификат. Это позволит сэкономить, так как обеспечивать всех сотрудников квалифицированными сертификатами для компании будет затратно.
Шаг 4. Разработать локальные документы
Компании, чтобы перейти на КЭДО, нужно принять четыре внутренних документа:
- Положение об электронном документообороте;
- Регламент по использованию электронной подписи;
- Соглашение между работником и работодателем по использованию ПЭП и НЭП.
- Изменения в коллективный и трудовой договоры и другие локальные нормативные акты.
Шаг 5. Уведомить сотрудников
Если компания решила переходить на КЭДО, это не значит, что все сотрудники автоматически отказываются от бумажных документов. Как и работодатель, они переходят на КЭДО добровольно. Если сотрудник не согласился переходить на КЭДО, это означает, что он отказался.
Если сотрудник согласился обмениваться электронными документами с конкретным работодателем, то отказаться он уже не может. К бумаге он сможет вернуться, только если устроится в другую компанию.
Вот что нужно сделать кадровой службе:
- Уведомить сотрудников о том, что компания переходит на КЭДО. Как именно уведомлять, в законе не прописано, а значит, это можно делать и в электронном виде.
- Получить от сотрудников письменное согласие обмениваться с работодателем электронными документами. Это не касается сотрудников, которых вы принимаете на работу после 31 декабря 2021 года и для которых это первое место работы: с них согласие получать не нужно.
Статья подготовлена по материалам вебинара «Кадровый ЭДО: обзор законодательства и пошаговая инструкция для перехода». В тексте — только треть эфира. Дальше — о сервисе Контура для КЭДО и ответы на вопросы:
