Переход на КЭДО в 2026 году: пошаговая инструкция

Трудовой кодекс разрешает перевести в электронный вид большую часть кадровых документов. Разбираемся пошагово, что нужно сделать компании, если она хочет перейти на электронный документооборот с сотрудниками.

Правила кадрового электронного документооборота закрепили в ТК РФ после поправок из Федерального закона от 22.11.2021 № 377-ФЗ. Подробнее о самих изменениях читайте в статье «Вступил в силу закон о кадровом ЭДО». В статье есть список кадровых документов, которые можно перевести в электронный вид, и варианты сертификатов электронной подписи для работодателя и сотрудника.

Преимущества перехода на КЭДО

Скорость. Документы согласовывают и подписывают быстрее, без ожидания бумажных оригиналов.

Меньше рутины. Меньше печати, сканов, пересылок и ручного контроля.

Контроль процесса. Видны статусы, сроки и кто задержал подписание.

Удобно для удаленки и филиалов. Сотрудники подписывают документы из любого места.

Порядок в документах. Документы не теряются, поиск занимает минуты.

Экономия. Меньше затрат на бумагу, доставку и хранение.

Реклама 16+

Кадровый электронный документооборот в действии

Покажем в прямом эфире, как работает КЭДО от Контур.Диадока: трудоустройство, отпуска и другие кадровые процессы.

Записаться на демо

Шаг 1. Решите, через какую систему вести документооборот

Компании могут обмениваться документами с сотрудниками двумя способами: через коммерческую информационную систему (собственную или от другого разработчика) или информационную систему «Работа в России». Могут даже совмещать эти системы. Разберемся, какая система в каком случае будет удобнее для внедрения.

Информационная система «Работа в России»

«Работа в России» — государственная платформа, на которой могут зарегистрироваться любые компании: от крупной корпорации с большим штатом до ИП. При этом интерфейс платформы для всех пользователей один. Но потребности компаний разного масштаба в вопросах подключения КЭДО не могут быть одинаковыми. Поэтому единый интерфейс портала может быть неудобным.

Обратиться в техподдержку «Работы в России» можно с помощью электронной почты, поэтому возникает вопрос о скорости реагирования на технические трудности пользователей.

Чем полезна государственная система

Компания принимает сотрудника на работу дистанционно — он может не приезжать в офис. Если он пользуется Госуслугами и у него есть подтвержденная учетная запись в ЕСИА — единой системе идентификации и аутентификации, то с помощью государственного портала можно подписать электронные документы и создать для него учетную запись в информационной системе работодателя.

Коммерческая информационная система

Это может быть собственная разработка компании или сервис другого разработчика.

Такие сервисы можно внедрять и адаптировать под бизнес-процессы конкретных работодателей. Например, сделать интерфейс для компаний с большим количеством сотрудников.

Разработчик гарантирует отказоустойчивость системы. Если что-то пойдет не так, он несет ответственность перед клиентами по договору. Например, если компания не может вовремя передать документ из-за неисправности сервиса, коммерческий разработчик сможет это подтвердить и защитить клиента перед контролирующим органом — Рострудом.  

Наконец, техподдержка. По опыту интернет-отчетности видно, что технических и методологических вопросов может быть много. Разработчики коммерческих систем — это те же операторы электронного документооборота. Они уже помогают конечным пользователям — бухгалтерам и кадровикам.

Шаг 2. Определите, какие документы переводить в электронный вид

Есть три документа, которые придется по-прежнему вести на бумаге. Это акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении, журнал инструктажа по охране труда.

Все остальные документы закон разрешает персоналу перевести в электронный вид.

Переводить в электронный вид сразу все необязательно. Вы можете начать с чего-то одного — например, с заявлений на отпуск. Или начать с категории сотрудников, с которыми просто организовать КЭДО — например, с теми, кто работает за компьютером.

С 1 марта 2023 года действуют единые требования к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. Теперь кадровые электронные документы работодателей должны соответствовать единому стандарту. Узнать об этом подробнее можно в этой статье.

Шаг 3. Решите, какие сертификаты использовать

О типах сертификатов, которые можно использовать в КЭДО, мы подробно рассказывали в в другой статье. Вот то же в небольшой таблице:

Можно использовать неквалифицированные сертификаты, которые получены на платформе электронного правительства — через приложение «Госключ» (Постановление Правительства РФ от 15.07.2021 № 1207).   

Небольшим работодателям есть смысл работать только с квалифицированными  электронными подписями: с их помощью можно подписывать любые документы. Компаниям с большой кадровой службой, где разные типы документов оформляют разные специалисты, можно заказать кому-то квалифицированные сертификаты, кому-то неквалифицированные — в зависимости от задач. Это будет дешевле. 

Что касается сотрудников, то если у них уже есть сертификат КЭП, они могут использовать его. Если нет, лучше заказать им неквалифицированный сертификат. Это позволит сэкономить, так как  обеспечивать всех сотрудников квалифицированными сертификатами для компании будет затратно. 

Шаг 4.  Разработайте локальные документы

Для перехода компании на КЭДО нужно принять внутренние документы:

1. Положение об электронном документообороте в трудовых отношениях.
2. Соглашение между работником и работодателем по использованию ПЭП и НЭП.
3. Изменения в коллективный и трудовой договоры и другие локальные нормативные акты.

Реклама 16+

Подключите Контур.КЭДО и получите шаблон Положения об ЭДО в сфере трудовых отношений

Шаг 5. Уведомите сотрудников

Если компания решила переходить на КЭДО, это не значит, что все сотрудники автоматически отказываются от бумажных документов. Как и работодатель, они переходят на КЭДО добровольно. Если сотрудник не согласился переходить на КЭДО, это означает, что он отказался. 

Если сотрудник согласился обмениваться электронными документами с конкретным работодателем, то отказаться он уже не может. К бумаге он сможет вернуться, только если устроится в другую компанию. 

Вот что нужно сделать кадровой службе:

1. Уведомить сотрудников о том, что компания переходит на КЭДО. Как именно уведомлять, в законе не прописано, а значит, это можно делать и в электронном виде. 
2. Получить от сотрудников письменное согласие обмениваться с работодателем электронными документами. Согласие должно быть в бумажном виде (Письмо Минтруда РФ от 12.02.2025 N 14-6/ООГ-653). Это не касается сотрудников, которых вы принимаете на работу после 31 декабря 2021 года и для которых это первое место работы: с них согласие получать не нужно.

В конце выполните техническую настройку и запустите КЭДО: добавьте сотрудников и роли, настройте доступы и маршруты, подключите интеграцию с учетной системой при необходимости, отправьте несколько тестовых документов. После проверки издайте приказ о запуске и начните работу в сервисе.

Кейсы внедрения КЭДО

Рассмотрим несколько примеров внедрения КЭДО в компаниях:

Группа компаний «Лама» занимается сетевым ритейлом. Начала переход с конкретной задачей: ускорить согласование кадровых документов и снизить нагрузку на топ-менеджмент. Старт сделали с базовых процессов и правил работы, затем обучили кадровую службу и руководителей, после чего подключили сотрудников. В результате согласование документов ускорилось в 3 раза, а управленцам стало проще держать процессы под контролем.

Компания Мовавика перешла на КЭДО из практичных причин: при удаленной работе бумага и пересылки тормозят процессы и увеличивают расходы. Сначала в компании определили, какие документы переводят в электронный вид и как сотрудники будут подписывать, потом подготовили короткие инструкции и поддержку на старте, а дальше расширили КЭДО на дистанционные команды. В итоге расходы заметно сократились, а география найма расширилась.

Компания «Нацпромлизинг» выбрала КЭДО, чтобы разгрузить руководителя и сократить задержки на подписи. Начали с самых частых кадровых документов, настроили процесс и закрепили ответственность, провели короткое обучение кадровиков. Возражения закрывали демонстрацией на реальных документах и понятными инструкциями. Итог — кадровый документооборот стал проще, а у руководителя появилось больше времени на управленческие задачи.

Возможные проблемы при переходе на КЭДО

Даже при понятном плане переход иногда буксует. Чаще всего причины такие:

• Нет единого владельца процесса. Решения принимаются кусками, сроки разъезжаются, ответственность размывается.

• Сотрудников не подготовили. Не объяснили, какие документы будут в электронном виде, как подписывать и куда идти с вопросами.

• Интеграцию с учетной системой оставили на потом. Данные приходится переносить вручную, появляются дубли и ошибки в справочниках.

Чтобы снизить риски, заранее назначьте ответственного за переход на КЭДО и закрепите зону ответственности. Проведите короткое обучение кадровиков по новым правилам и сценариям работы, а затем отдельно расскажите сотрудникам, как будет устроено подписание и где искать документы. Интеграцию с учетной системой лучше планировать до старта, чтобы не переносить данные вручную.

Итак, чтобы переход на кадровый электронный документооборот был комфортным для всех, необходимо подготовиться. На первом этапе нужно определиться с поставщиком решения для КЭДО и списком документов, с которых начнется переход. Законность перевода кадрового документооборота в электронный вид важно обеспечить разработкой соответствующих ЛНА компании. И не забудьте получить письменное согласие сотрудников.