По данным исследования СКБ Контур, всего 30 %* предприятий и ИП пользуются корпоративной картой. Бухгалтеры уверены, что с ней больше трудностей, чем выгод. Мы расскажем, как правильно организовать работу с корпоративной картой, чтобы она не доставляла хлопот.
Причина 1. Деньги по корпоративной карте расходуются не по назначению
Корпоративная карта — это соблазн потратить деньги компании в личных целях.
Решение
Чтобы работник не перепутал карман компании с личным, контролируйте траты:
- Установите конкретные виды расходов и их допустимый размер.
- Ограничьте снятие наличных в день, разовые расчеты корпоративной картой и др.
- Пропишите лимиты в договоре с банком. Они должны быть меньше среднемесячного заработка работника. Так проще взыскать деньги, потраченные не по назначению.
- В договоре с банком укажите перечень телефонов, на которые будут приходить SMS-оповещения о каждой операции по карте.
Причина 2. Непонятно, как учитывать средства, которые сотрудник потратил в командировке
Трудности возникают из-за того, что нормативные документы и план счетов бухгалтерского учета не разъясняют, как вести учет потраченных с карты средств.
Решение
Проводки, которыми отражаются операции по карте, зависят от ее типа: кредитная или дебетовая. Но в любом случае рекомендуем использовать счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Ведь по экономическому смыслу деньги на карте — это подотчетные средства.
Аудиторы не советуют отражать расходы по карте на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». На нем отражаются разовые операции, например займы работникам, компенсация материального ущерба, приобретение путевок и т.п.
Причина 3. Одной картой пользуются несколько сотрудников, сложно отследить, кто тратит деньги
Компания открывает одну корпоративную карту, чтобы сэкономить на ее обслуживании. Руководитель дает ее заместителю, когда тот едет в командировку, или менеджеру, когда нужно закупить материалы. Чтобы сделать записи в учете, бухгалтеру трудно идентифицировать лицо, которое совершило ту или иную операцию.
Решение
В п. 1.4 и 1.5 Положения ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266-П указано, что использовать карту вправе только тот работник, на чье имя она оформлена.
Дополнительно во внутренних документах компании пропишите:
- запрет на использование именных карт третьими лицами;
- ответственность того работника, на чье имя оформлена карта.
Причина 4. Сложно собрать с работников документы
Работники обязаны сдать бухгалтеру документы, которые подтвердят операции по карте: чеки, слипы, квитанции, накладные. Особенно забывчивым и безответственным приходится напоминать отдельно. Если таких работников в компании большинство, то бухгалтеру приходится тратить много рабочего времени.
Решение
Дадим два совета:
- Доведите до сведения работников, что, пока они не отчитаются по тратам, за ними будет числиться долг на счете 71. При этом не имеет значения, как расходовались средства с карты — были это покупки в магазине или снимались наличные.
- Пропишите во внутренних документах компании, что деньги, за которые сотрудник не отчитался, будут взысканы из его зарплаты. В этом случае чеки и другие подтверждающие документы будут попадать к бухгалтеру гораздо быстрее.
Причина 5. Снимая наличные с карты, можно вызвать подозрения банка в обналичивании средств и навлечь на свой счет блокировку
В основном это касается ИП. Дело в том, что индивидуальным предпринимателям не нужно отчитываться за снятие наличных. Но банки пристально следят за такими операциями. В этом им помогают Методические рекомендации Центробанка от 21.07.2017 № 19-МР.
В документе приведены 10 признаков, которые заставят насторожиться кредитную организацию. Среди них:
- регулярное снятие денег с корпоративной карты (ежедневно либо в течение 3–5 дней после поступления средств на карту);
- наличие у клиента нескольких карт, с которых в основном деньги только снимают;
- с момента создания фирмы прошло менее двух лет.
Достаточно двух признаков, чтобы клиент попал в разряд «обнальщиков» и его счет был заблокирован.
Решение
Придерживайтесь рекомендаций, которые дал Центробанк в своей методичке № 19-МР. Не злоупотребляйте снятием наличных с корпоративных карт. Ориентируйтесь на сумму, рекомендованную ЦБ РФ, — 100 000 рублей в день.
Корпоративная карта — достаточно удобный инструмент, если соблюдать рекомендации, которые мы дали выше. А вы работаете с корпоративными картами? Если нет, то почему? Расскажите в комментариях.
* Опрос пользователей банковских продуктов для малого бизнеса проводился Отделом маркетинговых исследований СКБ Контур в июне 2019 года. В опросе приняли участие 555 респондентов по всей России.
Читайте по теме: Корпоративная карта: плюсы и минусы
