Пять причин, почему ИП не используют корпоративные карты, а зря — СКБ Контур

Пять причин, почему ИП не используют корпоративные карты, а зря

9 октября 2019 1 903

По данным исследования СКБ Контур, всего 30 %* предприятий и ИП пользуются корпоративной картой. Бухгалтеры уверены, что с ней больше трудностей, чем выгод. Мы расскажем, как правильно организовать работу с корпоративной картой, чтобы она не доставляла хлопот.

Причина 1. Деньги по корпоративной карте расходуются не по назначению

Корпоративная карта — это соблазн потратить деньги компании в личных целях.

Решение

Чтобы работник не перепутал карман компании с личным, контролируйте траты:

  • Установите конкретные виды расходов и их допустимый размер.
  • Ограничьте снятие наличных в день, разовые расчеты корпоративной картой и др.
  • Пропишите лимиты в договоре с банком. Они должны быть меньше среднемесячного заработка работника. Так проще взыскать деньги, потраченные не по назначению.
  • В договоре с банком укажите перечень телефонов, на которые будут приходить SMS-оповещения о каждой операции по карте.

Причина 2. Непонятно, как учитывать средства, которые сотрудник потратил в командировке

Трудности возникают из-за того, что нормативные документы и план счетов бухгалтерского учета не разъясняют, как вести учет потраченных с карты средств.

Решение

Проводки, которыми отражаются операции по карте, зависят от ее типа: кредитная или дебетовая. Но в любом случае рекомендуем использовать счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Ведь по экономическому смыслу деньги на карте — это подотчетные средства.

Аудиторы не советуют отражать расходы по карте на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». На нем отражаются разовые операции, например займы работникам, компенсация материального ущерба, приобретение путевок и т.п.

Причина 3. Одной картой пользуются несколько сотрудников, сложно отследить, кто тратит деньги

Компания открывает одну корпоративную карту, чтобы сэкономить на ее обслуживании. Руководитель дает ее заместителю, когда тот едет в командировку, или менеджеру, когда нужно закупить материалы. Чтобы сделать записи в учете, бухгалтеру трудно идентифицировать лицо, которое совершило ту или иную операцию.

Решение

В п. 1.4 и 1.5 Положения ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266-П указано, что использовать карту вправе только тот работник, на чье имя она оформлена.

Дополнительно во внутренних документах компании пропишите:

  • запрет на использование именных карт третьими лицами;
  • ответственность того работника, на чье имя оформлена карта.

Причина 4. Сложно собрать с работников документы

Работники обязаны сдать бухгалтеру документы, которые подтвердят операции по карте: чеки, слипы, квитанции, накладные. Особенно забывчивым и безответственным приходится напоминать отдельно. Если таких работников в компании большинство, то бухгалтеру приходится тратить много рабочего времени.

Решение

Дадим два совета:

  • Доведите до сведения работников, что, пока они не отчитаются по тратам, за ними будет числиться долг на счете 71. При этом не имеет значения, как расходовались средства с карты — были это покупки в магазине или снимались наличные.
  • Пропишите во внутренних документах компании, что деньги, за которые сотрудник не отчитался, будут взысканы из его зарплаты. В этом случае чеки и другие подтверждающие документы будут попадать к бухгалтеру гораздо быстрее.

Причина 5. Снимая наличные с карты, можно вызвать подозрения банка в обналичивании средств и навлечь на свой счет блокировку

В основном это касается ИП. Дело в том, что индивидуальным предпринимателям не нужно отчитываться за снятие наличных. Но банки пристально следят за такими операциями. В этом им помогают Методические рекомендации Центробанка от 21.07.2017 № 19-МР.

В документе приведены 10 признаков, которые заставят насторожиться кредитную организацию. Среди них:

  • регулярное снятие денег с корпоративной карты (ежедневно либо в течение 3–5 дней после поступления средств на карту);
  • наличие у клиента нескольких карт, с которых в основном деньги только снимают;
  • с момента создания фирмы прошло менее двух лет.

Достаточно двух признаков, чтобы клиент попал в разряд «обнальщиков» и его счет был заблокирован.

Решение

Придерживайтесь рекомендаций, которые дал Центробанк в своей методичке № 19-МР. Не злоупотребляйте снятием наличных с корпоративных карт. Ориентируйтесь на сумму, рекомендованную ЦБ РФ, — 100 000 рублей в день.

Корпоративная карта — достаточно удобный инструмент, если соблюдать рекомендации, которые мы дали выше. А вы работаете с корпоративными картами? Если нет, то почему? Расскажите в комментариях.

* Опрос пользователей банковских продуктов для малого бизнеса проводился Отделом маркетинговых исследований СКБ Контур в июне 2019 года. В опросе приняли участие 555 респондентов по всей России.

Читайте по теме: Корпоративная карта: плюсы и минусы

Эльба

Бизнес, учет и отчетность для ИП на УСН или патенте без участия бухгалтера

Узнать больше
Эльба

Бизнес, учет и отчетность для ИП на УСН или патенте без участия бухгалтера

Узнать больше
Раз в неделю — дайджест материалов, достойных вниманияАктуальные материалы раз в неделю
Подписаться
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.

Статьи по теме

Все статьи
Написать комментарий