Как и зачем бухгалтеру-кадровику проверять соискателей и контрагентов

Компаниям приходится взаимодействовать с физлицами: подрядчиками, арендодателями, кандидатами на работу. Но на крупных и средних предприятиях, как правило, есть служба безопасности. А вот малому и микробизнесу приходится сложнее. Здесь проверкой физлиц может заниматься бухгалтер, кадровик или тот, кто совмещает обе роли. Разберемся, какие инструменты использовать, чтобы снизить риски и не нарушить закон о персональных данных.

Когда и кого нужно проверять

Руководитель компании или индивидуальный предприниматель

За каждым контрагентом, будь то юрлицо или ИП, стоит человек со своими личными проблемами. Банкротство, дисквалификация, административные или уголовные дела — всё это может повлиять на будущее бизнеса и сказаться на успешности сотрудничества.

Рассмотрим ситуацию. По документам цветочным складом владеет вполне благонадежный предприниматель В. С. Иванов. Однако во время проверки выясняется, что в отношении В. С. Иванова как физлица возбуждено исполнительное производство. Он не смог погасить многомиллионный кредит за иномарку, дело передали судебным приставам. Поскольку средства физлица и ИП не разделяются, предпринимателю придется отвечать по долгам из средств своего бизнеса. А значит, исполнить обязательства по договору с контрагентом он не сможет.

Контрагент — физлицо

Сотрудничество с подрядчиком, который работает сам на себя, — история привычная, особенно для малого бизнеса. Это может быть обычный физик или самозанятый. Сотрудничать с ними часто выгоднее, чем с фирмами, особенно если речь идет о разовых услугах — например, дизайнере или замене электрики. 

Или другая ситуация: популярная автошкола открывает в городе еще один офис. Арендует помещение у человека, который не оформил ИП или самозанятость. Договор придется заключать с физлицом. В этом случае нужны гарантии, что человек — не мошенник и с ним безопасно работать.

Соискатель

При найме сотрудника на материально ответственную или руководящую должность важно убедиться, что у человека нет проблем, которые нанесут ущерб компании. Это могут быть, например, задолженности, административные или уголовные дела, связи с конкурентами.

Мы поговорили с одиннадцатью компаниями. Вот что назвали среди стоп-факторов большинство из них:

• судимость;
• увольнения со скандалом с предыдущих мест работы;
• нахождение в розыске;
• крупные долги по кредитам.

Кадровый электронный документооборот в действии

Покажем в прямом эфире, как работает КЭДО от Контур.Диадока: трудоустройство, отпуска и другие кадровые процессы.

Записаться на демо

Как получить доступ к персданным и не нарушить закон

Данных по российским организациям и ИП много в открытом доступе, однако с информацией о физлицах все сложнее. Поэтому возникают вопросы, как получить сведения о человеке и при этом не нарушить закон.

Порядок обращения с личными данными в России регулируется Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Если вы заинтересованы в проверке соискателя или контрагента, то должны получить согласие человека на обработку его персональных данных. 

Получать и обрабатывать информацию о человеке без его согласия считается нарушением и наказывается штрафами (п. 2 ст. 13.11 КоАП РФ):

Штрафы за повторные нарушения в два раза больше.

Исключение составляют только те данные, которые люди со своего письменного согласия размещают в общедоступных источниках. Это может быть фамилия, имя, отчество, год и место рождения, адрес, абонентский номер, сведения о профессии и другие данные, которые человек решит сообщить (ст. 8 Федерального закона № 152-ФЗ).

Но чтобы проверить человека по открытым источникам, вам придется сначала получить у него данные, которые позволят его идентифицировать в системе. Чаще всего это ФИО, дата рождения и регион. А это уже персональные данные.

Допустим, в компании есть внутреннее правило: нанимать водителей, у которых за 10 лет не больше 10 штрафов. Информацию об этом кандидат не обязан предоставлять работодателю. Нигде в открытых источниках он эти данные не выкладывал. Чтобы выяснить эти сведения, сначала придется получить согласие. 

Как оформить согласие на обработку персданных

Здесь всё зависит от цели. 

Если проверяете соискателя, согласие на обработку персданных можно встроить форму, через которую соискатель откликается на вакансию. В формулировке согласия можно прописать: «в целях рассмотрения вопроса о соответствии моей кандидатуры имеющимся вакансиям». 

Но обратите внимание: если решите брать человека на работу, нужно будет уже другое согласие — «в целях формирования кадрового документооборота предприятия, бухгалтерских операций и налоговых отчислений, а также на хранение всех вышеназванных данных на электронных носителях».

Если проверяете будущего контрагента, согласие можно добавить в форму договора или подписать отдельно. Первый вариант рискованный: сотрудничество может не сложиться, договор не подпишете, а данные уже взяли. 

Если сомневаетесь в формулировках, а юриста в штате нет, воспользуйтесь конструктором от Роскомнадзора. Мы написали, как он работает, в статье «Согласие на обработку персональных данных: новые требования с 1 сентября 2021 года».

Какую информацию можно найти в открытых источниках

Не так много госорганов раскрывает информацию о физлицах. Например, не получится получить данные о судимостях потенциального сотрудника. Если вам важно удостовериться, что у соискателя нет проблем с законом, попросите его предоставить справку. Для этого человеку нужно будет обратиться в МВД.

Сведений о выданных кредитах и задолженностях по уплате налогов тоже нет в открытом доступе. Если человек не может расплатиться по долгам, узнать об этом можно, только когда дело дойдет до судебных приставов. Проверить, возбуждены ли в отношении физлица исполнительные производства, можно на сайте ФССП России.

Узнать, не находится ли человек в розыске, можно по базе МВД. Для проверки достаточно знать только ФИО и дату рождения физлица.

Еще с помощью сервиса МВД можно проверить, действителен ли паспорт.

Убедиться, что руководитель компании-контрагента не дисквалифицирован, поможет ресурс налоговой. Это важно учитывать при заключении сделки, так как документы, подписанные дисквалифицированным директором, не имеют юридической силы.

Узнать о процедуре банкротства в отношении физлица поможет Единый федеральный реестр сведений о банкротстве.

Перечень физических лиц, которых внесли в список террористов и экстремистов, можно посмотреть на сайте Росфимнониторига.

Фокус собирает информацию о физлицах из десятка открытых официальных источников и упаковывает в подробный отчет. Например, можно узнать, есть ли у человека свой бизнес и не связан ли он с конкурентами.

Отправить заявку

Как использовать соцсети при проверке физлиц

Чаще всего соцсети используют при проверке соискателей. Только в 16 % компаний не изучают профили соискателей в соцсетях. Это данные опросов, которые проводила платформа онлайн-рекрутинга HeadHunter. При этом почти половина опрошенных (46 %) делают такие проверки выборочно. Еще 22 % анализируют соцсети кандидатов на любые вакансии. 

«Сегодня для большинства работодателей важно, чтобы человек был не только профессионалом, но и вписался в корпоративную культуру, легко смог найти общий язык с коллегами. Соцсети помогают это понять. Кроме того, сравнение резюме и профиля в соцсетях позволяет убедиться в правдивости соискателя. Например, в том, что он реально работал в определенной компании», — отмечает Анна Осипова, руководитель пресс-службы HeadHunter Урал.

72 % опрошенных рассказали, что, проверив профиль кандидата в соцсетях, решили не принимать его на работу. Но даже в таких случаях отказ был связан с совокупностью факторов. О некоторых из них работодатели действительно узнавали из соцсетей.

При изучении соцсетей работодатели:

• сверяют резюме и данные аккаунта по ключевым позициям: образование, места работы и стажировок, ключевые интересы;
• обращают внимание на фотографии: некоторых могут смутить снимки с алкоголем;
• точно насторожатся, если увидят негативные, резкие высказывания о предыдущих работодателях и коллегах, нецензурные выражения, хейтерство, спорные высказывания на острые социально-политические темы;
• могут оценить контакты соискателя, если это связано с должностью. Например, в случае с претендентом на роль PR-менеджера плюсом будут друзья-журналисты.

«Как правило, страницы кандидатов в социальных сетях открыты, информация находится в свободном доступе. Ничего противозаконного в ее изучении нет. Что касается этики, то речь идет об информации, которую человек самостоятельно выставляет на всеобщее обозрение (а многие даже сразу добавляю ссылку на свои аккаунты в резюме), а значит, сам предлагает с ней ознакомиться. Если данные не предназначены для широкого круга, их всегда можно скрыть настройками приватности», — комментируют Анна Осипова.

Чаще ссылки на соцсети оставляют кандидаты, для которых работа с соцсетями — важный профессиональный навык. Первое место уверенно занимает ВКонтакте, им пользуются 90 % опрошенных. На втором месте — Инстаграм, на третьем — Фейсбук, — сообщает HeadHunter.

Мы собрали полезные ссылки в одну таблицу.

Что и где узнать о будущем  сотруднике или контрагенте