Как вести миграционный учет в хостеле

Всех иностранцев, заселяющихся в отель, хостел или гостиницу любого другого типа, нужно ставить на миграционный учет. В этой статье рассказываем, как это сделать в хостеле с первого раза и в срок, чтобы избежать штрафов и других проблем с законом.

Миграционный учет иностранцев в хостеле

Миграционный учет в хостеле нужен, чтобы сообщить региональным органам МВД РФ о том, что иностранный гражданин прибыл, и хостел его поселил. Принято считать, что эти сведения помогают государственным органам отслеживать перемещение иностранцев, собирать статистику и поддерживать безопасность.

Требования к миграционному учету регулируются Федеральным законом от 18.07.2006 № 109-ФЗ (ред. от 31.07.2025) «О миграционном учете иностранных граждан и лиц без гражданства в Российской Федерации». В этом документе есть несколько основных понятий:

Принимающая сторона — это человек или организация, например, хостел, которая предоставляет иностранцу жилье для проживания. Именно принимающая сторона отвечает за постановку иностранца на учет. В частности, ваше юридическое лицо, которое владеет или управляет хостелом, является принимающей стороной и подает уведомление о прибытии или убытии иностранца.

Место пребывания — это жилое или иное помещение, которое не является местом жительства иностранца в России, но в котором он останавливается, то есть регулярно использует для сна и отдыха. То есть сам хостел или другой вид отеля.

Суть миграционного учета как раз состоит в том, чтобы представитель хостела как принимающей стороны зафиксировал с помощью уведомления в МВД, что в гость из другой страны заселился в хостел как временное место пребывания.

Ставить на учет нужно каждого иностранца, которого хостел заселяет в свои номера. Исключений нет: даже если гость остановился на неполный день и даже если у него уже есть регистрация в другом месте. Точно так же сразу после выезда необходимо снять иностранца с учета, подав уведомление об убытии в территориальный орган МВД.

Иногда граждане другой страны просят не регистрировать их в отеле, поскольку они уже состоят на учете по месту жительства в России. Аргументом может выступать опасение, что прежняя, постоянная регистрация аннулируется. Однако постановка иностранца на учет — обязанность и ответственность отеля! Кроме того, при постановке на учет в гостинице старая регистрация не аннулируется (если только она не была также сделана в отеле), это оговаривается в ФЗ № 109. Отель обязан провести эту процедуру, не взирая на просьбы гостя, который может просто не знать российских нормативов.

Повысить заполняемость отеля за счет интеграции с 36 площадками и легким управлением тарифами

Попробовать бесплатно

Документы для регистрации иностранца в хостеле

Чтобы поставить на миграционный учет гостя хостела, нужно собрать пакет документов: оригинал уведомления о прибытии и копии документов, удостоверяющих личность и легальный статус.

Уведомление о прибытии иностранного гражданина

Этот документ готовит хостел самостоятельно. Потребуется актуальная форма, утвержденная Приказом МВД России от 10.12.2020 № 856 (в ред. Приказа МВД России от 22.10.2024 № 628)

Также важно не допускать ошибок или исправлений, писать один символ в каждой клетке и использовать в основном кириллицу (при этом ФИО гостя заполнять нужно так же, как в паспорте). Любая неточность будет трактоваться как подача некорректных сведений, что чревато штрафами. Чтобы не сомневаться в правильности заполнения, можно воспользоваться Контур.Отелем: туда всегда подгружаются только актуальные бланки, а сам сервис перепроверяет корректность заполнения.

Действительный паспорт гостя

Обязательно проверьте, что у него не вышел срок действия, а все данные и фото хорошо читаются.

Виза

Если гость приехал из страны, с которой действует визовый режим, ему нужна виза для заселения в гостиницу и постановку на учет. Обязательно проверьте срок действия, срок пребывания и тип визы. Конечно, без визы невозможно пересечь границу, однако бывают различные ситуации, такие как продление визы на территории страны, утеря документов и другие случаи. Также обратите внимание на гражданство гостя: сроки пребывания в России могут варьироваться в зависимости от того, откуда он приехал.

Миграционная карта

На ней должна быть сделана отметка о въезде. Это обязательный для всех временно пребывающих иностранцев документ, подтверждающий легальность их нахождения в России. Из этого правила есть исключения: например, миграционная карта не нужна главам иностранных государств и дипломатических представительств, членам экипажей воздушных судов при нахождении в аэропортах — полный перечень исключений можно найти в ст. 3 Соглашения между Правительством Российской Федерации и Правительством Республики Беларусь об использовании миграционной карты единого образца и ст. 97 Договора о Евразийском экономическом союзе.

Уведомление об убытии иностранного гражданина

Когда иностранный гость покидает хостел, необходимо снять его с миграционного учета. Хостел самостоятельно должен подготовить уведомление и подать его не позднее 12:00 рабочего дня, следующего за днем отъезда.

Когда и как нужно поставить иностранного гостя на учет

Уведомление о постановке на миграционный учет нужно направить в течение 1 рабочего дня с момента заселения. Этот жесткий срок распространяется на все отели, в том числе — хостелы. Подать уведомление нужно в территориальное отделение МВД РФ.

Срок отсчитывается от фактического момента заселения. Например, гость зарегистрировался в хостеле в воскресенье, 8 марта. Это праздничный день, а ближайший рабочий день — вторник, 10 марта (из-за переноса выходного дня на понедельник). Таким образом, хостел должен подать уведомление 10 марта.

Основные способы подачи уведомления:

Зачем нужна отрывная часть уведомления

После подачи уведомления у хостела остается отрывная часть:

• При подаче уведомления «на бумаге» нужно заполнить его в двух экземплярах: один экземпляр направляется в МВД, второй — хранится у администрации хостела в течение одного года. Иностранцу нужно отдать отрывную часть с отметкой о приеме уведомления.

• При электронной подаче уведомления отрывную часть нужно распечатать на принтере прямо из системы, например, в Контур.Отеле есть для этого специальная возможность. В этом случае можно не дожидаться подтверждения постановки на учет, а заверить отрывной талон подписью должного лица и печатью отеля.

Этот талон обязательно нужно выдать гостю. Вне зависимости от способа подачи уведомления, это важный для гостя документ: он подтверждает его миграционный статус и потребуется при рутинной проверке документов.

Какие сроки нужно отслеживать и когда снимать гостя с учета

Следить за сроками пребывания и/или визы — задача самого иностранного гостя. Однако закон запрещает отелям заселять иностранцев с истекшим сроком сроком пребывания, это может караться значительным штрафом до 500 тыс. руб. Кроме того, нужно сверяться с Реестром контролируемых лиц — это список иностранцев-нарушителей. Если сотрудник отеля выявил, что у иностранца нет оснований для легального пребывания в России, нужно обязательно уведомить МВД.

Как работать с отдельными категориями иностранцев

Граждане СНГ и стран, входящих ЕАЭС

Безвизовый режим может вносить путаницу, однако следует четко соблюдать правило: любой отель, включая хостел, ставит на миграционный учет любого иностранца в течение одного рабочего дня, а снимает — не позднее 12:00 следующего дня. Визовый и безвизовый въезд в страну на это не влияют. 

Относительно иностранцев из стран ЕАЭС есть правило: они могут до 30 суток не вставать на учет. Однако МВД придерживается позиции, что это правило распространяется только на проживание в квартирах, а хостелы должны ставить на учет гостей из ЕАЭС в течение одного рабочего дня.

Беженцы

Беженцы могут выбирать хостел для временного пребывания в России. В этом случае хостелу следует действовать точно так же, как и с любыми другими иностранцами: ставить на учет в МВД в течение одного дня. Отличие будет только в документах: паспорта беженцев хранятся в МВД, удостоверением личности выступает «Свидетельство о предоставлении временного убежища на территории РФ».

Лица без гражданства (апатриды)

Апатридов необходимо поставить на миграционный учет так же, как и других иностранцев. В качестве документа, удостоверяющего личность, они могут предъявить паспорт, ВНЖ лица без ргажданства, РВП лица без гражданства или временное удостоверение ЛБГ.

Какие штрафы для хостела возможны в связи с миграционными учетом

За нарушение миграционного учета хостелу грозит штраф:

• Должностные лица — от 40 тыс. руб. до 50 тыс. руб.

• Юридические лица — от 400 тыс. руб. до 500 тыс. руб.

К нарушениям относится пропуск сроков, ошибки при заполнении или полное отсутствие документа.

За фиктивную регистрацию гостей предполагается более суровое наказание (например, если гостя зарегистрировали только ради отрывной части бланка, без фактического проживания):

• Должностное лицо — от 35 000 до 50 000 рублей.

• Юридическое лицо — от 350 000 до 800 000 рублей.

В отдельных случаях наказание за фиктивную регистрацию доходит до уголовного: до пяти лет лишения свободы по ст. 322.2 УГ РФ.

Регистрируйте гостей с помощью Контур.Отеля

Сервис автоматически подготовит журнал регистрации и уведомления для МВД

Попробовать бесплатно

Как вести журнал регистрации иностранных гостей

Хостелу рекомендуется вести журнал учет иностранных граждан, в нем можно зафиксировать основные сведения о гостях: 

• ФИО,

• гражданство,

• паспортные данные,

• данные визы (если есть)

• даты заезда и выезда,

• данные о регистрации.

Благодаря журналу отель может быстро предоставить информацию контролирующим органам или при проверке.

В хостеле, в силе самого формата проживания, гости могут сменяться часто. Вести такой журнал на бумаге неудобно: сотрудники будут лениться или забывать делать записи, его можно потерять или случайно испортить. Удобнее всего воспользоваться возможностями Контур.Отеля: журнал автоматически формируется из тех уведомлений, которые вы в любом случае отправляете в МВД. В сервисе есть кнопка «Сформировать журнал»: нажав ее, вы получите готовый документ, в котором будут заполнены все необходимые поля.

Частые вопросы о миграционном учете в хостеле

Чек-лист для соблюдения миграционного законодательства

Шаг 1. Проверьте документы гостя:

• Срок действия паспорта;
• Срок пребывания иностранца в России;
• Виза (если нужна).
• Миграционная карта.

Шаг 2. Проверьте иностранного гостя по РКЛ.

Шаг 3. Оформите заселение гостя.

Шаг 4. Сформируйте уведомление о прибытии гостя

Воспользуйтесь Контур.Отелем, чтобы заполнить быстро и без ошибок, либо Госуслугами (если у компании есть КЭП). При заполнении на бумаге, уделите внимание актуальности бланка, а также избегайте ошибок, исправлений и сокращений. Используйте кириллицу, в каждую клеточку пишите только одну букву или другой символ.

Шаг 4. Передайте уведомление в территориальный орган МВД

Это можно сделать лично, через интернет (Госуслуги, Контур.Отель), МФЦ, подведомственное предприятие или через Почту России.

Шаг 5. Получите отрывную часть с отметкой о подаче уведомления

При личном обращении в МВД вам его выдадут при приемке документов, при подаче через интернет — просто распечатайте талон на принтере.

Шаг 6. Передайте отрывную часть иностранцу

Поясните, что он должен носить этот документ с собой и постараться не терять.

Шаг 7. Дождитесь отъезда гостя, чтобы пройти процедуру снятия с миграционного учета.

Хостел как принимающая сторона обязан поставить гостя на миграционный учет, а потом снять с него. Важно уложиться в жесткий срок (один рабочий день), проверить документы (сроки, даты) и правильно заполнить уведомление (на кириллице, без исправлений). Мы советуем максимально автоматизировать этот процесс с помощью Контур.Отеля, чтобы обезопасить себя и снизить риски получения большого штрафа.