Управление закупками в общепите: частые проблемы и способы их решения

В бизнесе бывает такая ситуация: предприниматель и его сотрудники работают много, со временем обороты становятся выше, но прибыль не растет. Владелец заведения задумывается, что он делает не так. Проблема может скрываться в неправильном управлении закупками. Эксперты Контур.Маркета поделились, как заведениям тратить меньше денег и времени на заказы у поставщиков, растить прибыль и не замораживать ресурсы в неходовых блюдах и ингредиентах.

Екатерина Березовик Эксперт по автоматизации учета в общепите

Плюсы грамотного управления закупками

Недостаточно просто много зарабатывать — нужно еще и меньше тратить. Сокращать косты — тоже способ увеличить прибыль. Управление закупками — это одна из самых важных вещей при сокращении костов. Если вы правильно управляете закупками, ингредиенты и товары не портятся, не создают много отходов и не лежат долго без дела — вы не выбрасываете деньги на ветер. В обороте у вас всегда нужное число продуктов и ресурсы не заморожены. Вы работаете с надежными поставщиками, которые привозят товар лучшего качества. Например, в разные сезоны картошка дает разное количество отходов, если картошка в несезон совсем плохая, придется много обрезать. Чем лучше картошка — тем меньше будет отходов.

Сформулируем три плюса управления закупками в общепите.

Меньше списаний. Кофейня хочет выделиться среди конкурентов и продает свежий хлеб, который посетители могут забрать домой. Хлеб заказывают в пекарне. Владелец кофейни видит по отчетам, что каждые три дня списывается много хлеба — закупают его больше, чем получается продать. Заведению нужно посчитать, сколько в среднем за три дня у них покупают хлеба, чтобы заказывать оптимальное количество и не выбрасывать черствый хлеб.

Меньше отходов. Представим, что закусочная еженедельно закупает картофель по 10 кг. Из каждой партии получается, к примеру, 5 кг пюре. И вдруг стало получаться не 5 кг, а 3 кг. Если исключим воровство, вероятно, стало больше очистков: картофель неправильной формы, поврежденный или с множеством глазков. Если проблема в качестве, можно сменить поставщика. Если проблема в технологии обработки, ее нужно усовершенствовать.

Правила хорошего учета в общепите: от поставки продуктов до приготовления и продажи блюда

Ниже фудкост. Это себестоимость блюда с учетом закупленных ингредиентов и без учета сопутствующих расходов заведения, например, на аренду, коммунальные платежи и прочее.

Фудкост = (себестоимость продуктов / выручка) х 100.

Чем меньше фудкост, тем лучше. Если фудкост начал расти — это сигнал, что нужно срочно разбираться, где допущены ошибки. Проблема может скрываться в том числе в закупках. Например, земляника летом может стоить 200 рублей за килограмм, а зимой в несколько раз дороже, и фудкост блюд с этим ингредиентом вырастет. Чтобы его снизить, можно сменить ягоду или в летний сезон заготовить заморозку из земляники на весь будущий год. Таким же образом шеф-повары поступают с грибами.

Частые проблемы при управлении закупками

Прежде чем выделить отдельные проблемы, расскажем, из-за чего они возникают. У них есть общие причины. Самое частое — неверное планирование закупок. То есть, нужно заказать столько, чтобы хватило до следующей закупки, при этом не осталось слишком много и деньги в этом товаре не были заморожены. Второе — это нюансы работы с поставщиками, о них подробнее расскажем при разборе проблем.

Стоп-листы

Эксперты Маркета изучали исследования рынка общепита и пришли к выводу, что расходы на закупки в заведениях составляют от 25 до 40%, и это основные расходы ресторанов. При этом у 74% заведений есть регулярная проблема стоп-листов.

Стоп-лист — это список блюд или напитков, которые пока невозможно приготовить, официанты временно не принимают заказы у гостей на эти позиции меню. Случается это из-за того, что заканчиваются определенные ингредиенты, а новой поставки еще не было. В учетной системе остатки по некоторым ингредиентам, которые нужны для блюда — по нулям. Не страшно, если это одно блюдо или пара напитков из 20–30 позиций меню, но рестораны стараются такого не допускать. С точки зрения клиентского сервиса это неприятная ситуация: представьте, гость пришел в заведение за своим любимым блюдом, а его в этот день приготовить нельзя. Доверие к заведению тут же упадет. Можно предложить замену или комплимент, но этого бывает недостаточно, и прибыль, скорее всего, уже упущена.

В проблеме стоп-листов роль играет также сезонность. Заказали вы, например, мало мороженого или молока. Вдруг наступила жара — и гости начали активно заказывать молочные коктейли, потому что все хотят прохладительные напитки. Ингредиентов не хватает на все заказы, и коктейли попадают в стоп-лист. Вы не заработаете тех денег, которые могли бы заработать на высоком спросе. Можно, конечно, отправить сотрудника ресторана в ближайший продуктовый магазин, но там он купит мороженое по розничной, более высокой цене.

Почему позиции меню могут попасть в стоп-лист:

Партию от поставщика неправильно приняли, остатки в учетной системе не обновились, даже если фактически ингредиенты на кухне есть. Система не позволяет официанту передать заказ на кухню.
Не проследили, какие блюда или напитки хорошо продаются, и заказали для них недостаточно ингредиентов. Всё быстро закончилось.
Поставщик нарушил сроки отправки или не смог привезти продукты по техническим причинам. Ингредиенты у поставщика закончились, а нового контрагента найти не успели.

Если причина в перебоях поставок: держите на складе запас ингредиентов для подстраховки, делайте заготовки. Запас может быть в размере 10–15% от обычной потребности заведения. Поищите поставщиков, которые смогут работать бесперебойно.

Если продажи в ресторане прогнозируют неправильно: проверяйте рентабельность. Чтобы понять, какое блюдо дает хорошие показатели, а какое лучше убрать из ассортимента, проведите АВС-анализ или постройте ингредиентную матрицу.

АВС-отчет помогает оценить позиции меню по количеству продаж, выручке и прибыли. По этим трем показателям блюда распределяются на группы А, В и С:

А — лидеры,
В — блюда со средними показателями,
С — блюда с низкими показателями.

Составить ингредиентную матрицу — значит разложить все блюда на ингредиенты. Можно это сделать даже в Excel-таблице. Первым столбиком будет меню заведения. Сверху выпишите все ингредиенты, которые используете у себя в блюдах, один ингредиент — одна колонка. Поставьте на пересечении клеток «1», если добавляете ингредиент в конкретное блюдо, или «0», если нет. Таким образом вы поймете, сколько раз каждый ингредиент используется в блюдах или напитках. Например, у вас есть колбаса, которую вы нарезаете в пять салатов, а есть тунец, который добавляете только в одно блюдо. Подумайте, стоит ли заменить рыбу или вообще от нее отказаться. Или нужно ее ввести в другие блюда, и тогда заказы тунца станут окупаться.

Читайте полный гид по АВС-отчету

Лишний товар

Ситуация, обратная стоп-листам. Вы замораживаете деньги в товарах, которые не участвуют в обороте. Скажем, гости плохо берут чай с апельсином, а вы продолжаете апельсины закупать, хотя ингредиент не пользуется спросом. А иногда и быстро портится, например, молоко, которое хранится только 7 дней, — если не успеваете его реализовать, нужно сменить поставщика и покупать молоко более долгого хранения.

Выявить лишние ингредиенты можно так же, как и в случае со стоп-листами, — с помощью АВС-анализа или матрицы ингредиентов. Допустим, с помощью АВС-анализа увидели, что очень редко посетители покупают латте с мятным сиропом. Можно убрать напиток из меню, ведь сироп простаивает за стойкой бариста и не приносит дохода.

Много времени уходит на рутинные действия

Работа с поставщиками довольно муторная. По исследованиям экспертов Маркета, предприниматели отправляют поставщикам заказы в основном следующими способами: по электронной почте, через мессенджеры, по телефону, на сайте поставщика через корзину. У 70–80% пользователей Маркета мессенджеры WhatsApp или Viber — один из основных каналов отправки. И вот как чаще всего выглядит общение с контрагентами.

Скажем, есть сеть небольших кофеен из трех точек. Есть общий чат, куда бариста или администраторы пишут, что из продуктов закончилось и сколько штук нужно дозаказать. Владелец заведения собирает заявки со всех точек и отправляет поставщику заказ — через Excel-таблицу или просто текстом в мессенджере. Иногда приходится делать это каждый день, что превращает заказы в механическую работу, занимающую много времени. Можно поручить сбор заявок старшему бариста, но его рабочее время тоже хотелось бы использовать более эффективно. А еще только по перепискам в разных каналах сложно отслеживать историю заказов и делать выводы, оптимальны ли закупки. Нужно, чтобы заказы сохранялись в одном месте.

Чтобы ускорить процесс заказа, пользуйтесь специальными сервисами для работы с поставщиками, в которых можно формировать заказы, просматривать историю и анализировать расходы.

Если работаете в Маркете, можете в одном окне отслеживать остатки и вовремя заказывать новые партии у поставщика. Сформируйте в сервисе список товаров для заказа у одного или нескольких поставщиков. Маркет соберет в одном списке информацию о среднем расходе и текущим остаткам по каждому товару. Это поможет определиться, какие позиции необходимо заказать прямо сейчас. По каждому поставщику Маркет поможет сделать файл из выбранных позиций. Скачайте документ в формате Excel и передайте его контрагенту. Читайте инструкцию, как создать заказ поставщику в Маркете.

Сложно найти поставщика

Многие поставщики принимают заказы только начиная от определенного объема и количества товаров — а это количество может быть чересчур большим для небольшого заведения. К тому же заказы в больших объемах выходят дешевле, чем если брать небольшими партиями. Чтобы сэкономить и не упустить выгоду работы с крупными поставщиками, объединяйтесь с другими заведениями, которым тоже нужны подобные продукты. В социальных сетях и мессенджерах есть даже специальные чаты и группы, где можно договариваться с другими предпринимателями на общие заказы. Если у вас сеть ресторанов, сделайте график закупок таким, чтобы большую поставку можно было распределить сразу на все точки или их большинство.

Эксперты Маркета отмечают микротренд в закупках — фермерское хозяйство. Из-за сложностей с заграничными поставками активно развивается местное производство, например, мясное и рыбное производство, изготовление молочных продуктов. Общепит может заказывать такие товары напрямую у фермеров и даже делать на этом акцент в маркетинге, скажем, обозначать в меню, что сыр в салате — фермерский.

Проводят также выставки фермерской продукции, где владельцы заведений изучают товары и договариваются с представителями на сотрудничество. Такие «маленькие» производители поставляют продукты в ресторан напрямую, без дистрибьютора — тем самым вы не теряете лишние деньги за оплату поставщику как дополнительному звену.

Чтобы держать все расходы на заказы перед глазами и отслеживать выплаты поставщикам, ведите управленческий учет. «Управлёнка» указывает на финансовые риски и помогает избежать кассовых разрывов — ситуаций, когда денег на обязательные расходы не хватает. Например, если вы потратились на рекламную кампанию, а продажи не поднялись так быстро, как вы планировали. Управленческий учет помогает отслеживать ежедневные поступления и списания денег по всем точкам, вести календарь платежей, заранее видеть риски кассовых разрывов и предотвращать их.

Управленческий учет: зачем нужен и как начать