Как таксистам и кондукторам применять онлайн-кассу

Собрали основные требования кассового законодательства для транспортников, а также разъяснили нюансы, например, как формировать чеки при работе через агрегаторы, как применять кассу на маршруте без интернета, какой адрес расчета указать в чеке и многое другое.

Оксана Кобзева Эксперт по кассовому законодательству

Мобильные кассы для работы на выезде

Как работать с кассами в общественном транспорте

По Закону № 54-ФЗ кондукторы или водители автобусов, трамваев и другого общественного транспорта при продаже билетов обязаны применять онлайн-кассы и формировать чеки. Среди исключений их нет. 

Есть два варианта, как транспортникам организовать работу с кассой:

Первый — закупить мобильную кассу для каждого автобуса, троллейбуса или трамвая. Этот вариант похож на привычный расчет в розничном магазине: кондуктор принимает оплату, формирует на кассе бумажный чек и передает его пассажиру.

Второй — установить одну удаленную кассу, например, в головном офисе. Автопарки имеют на это право, об этом говорится в п. 5.6 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ. При этом у каждого кондуктора должно быть специальное приложение. С его помощью они смогут сформировать чек на удаленной кассе, а передать чек пассажиру можно одним из следующих вариантов:

— Кондуктор показывает код на экране своего устройства или валидатора (п. 5.7 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ). Если пассажиру нужен чек, он может этот код отсканировать и получить чек на свой мобильный телефон. А билет выдается отдельно.

— Код печатается на билете (п. 5.8 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ). Этот способ удобнее и кондуктору, и пассажиру, но тогда нужно настроить работу так, чтобы терминал для оплаты проезда был синхронизирован с удаленной кассой.

— На бумажном билете или талоне указывается вся нужная информация, по которой пассажиры в дальнейшем смогут найти чеки на специальных ресурсах для их поиска и проверки (п. 5.9 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ). Это может быть мобильное приложение ФНС или специальные сайты операторов фискальных данных (ОФД). Такой сайт есть и у ОФД Контура: cash-ntt.kontur.ru.

Кондуктор может сформировать чек не мгновенно, а после завершения рейса. Об этом говорится в Письме Минфина от 23.12.2019 года № 03-01-15/100670. Это особенно удобно в ситуациях, когда в пути нет устойчивого интернет-соединения. При этом пассажиров лучше предупредить, что они смогут найти и посмотреть чек не сразу, а примерно через сутки.

Как таксистам применять онлайн-кассы

Среди таксистов есть исключения — самозанятые водители, которые платят налог на профессиональный доход (НПД), могут не применять онлайн-кассы. Но чеки формировать всё равно нужно, это делается через специальное приложение «Мой налог». Больше об этом мы рассказали в ролике.

Остальным водителям применять кассу обязательно. Как и в случае с общественным транспортом, это может быть мобильная касса в каждой машине, а может быть одна удаленная касса, которая находится в таксопарке у диспетчера. Во втором случае у каждого водителя должно быть приложение, которое передаст информацию об оплате на удаленную кассу.

У таксистов, которые работают через специальный агрегатор, применение кассы зависит от способа оплаты, который выбрал пассажир:

• Если он оплачивает поездку картой через приложение, агрегатор сам сгенерирует электронный чек и пришлет его на почту пассажира.
• Если рассчитываются наличкой или картой напрямую с водителем, нужно использовать кассовый аппарат.

Какой адрес места расчета указать в чеке

ФНС тщательно проверяет реквизиты каждого чека. Что касается такси, то в поле адреса места расчетов должен быть указан регистрационный номер, марка и модель авто. Убедитесь, что ваша онлайн-касса печатает правильные чеки. Это поможет избежать штрафов.

Как выбрать кассу для расчета за перевозки

В качестве удаленной кассы лучше выбрать стационарную модель с высокой производительностью, которая справится с большим потоком чеков. А главное, чтобы касса была совместима с ПО, которое позволяет формировать чеки удаленно.

Для формирования чеков прямо в транспорте нужны мобильные кассы. Они бывают кнопочные и сенсорные. Первый вариант дешевле, но набивать чеки сложнее и дольше. Рекомендуем рассматривать модели с цветным сенсорным экраном, как у привычных смартфонов. 

При покупке уточните, выдержит ли модель весь рабочий день без подзарядки. Также обратите внимание на габариты, чтобы кассу было удобно положить в сумку или держать в руке. А еще важен способ подключения к интернету, для выездных продаж оптимальный вариант — сим-карта, которую устанавливают внутрь кассы. 

Модели MSPOS-K, MSPOS-SE-Ф и MSPOS-D-Ф проверены нашими экспертами и прошли проверку на соотношение цены и качества. Все они выдержат рабочий день без подзарядки, их легко можно зарядить в машине с помощью прикуривателя. Модели удобно помещаются в руке и не займут много места. А еще у них есть возможность пристегнуть кассу на ремень или сумку, это будет особенно комфортно для кондукторов.

Основные характеристики трех моделей сравнили в таблице:

Наглядный обзор мобильных моделей смотрите на нашем ютуб-канале.

Что будет, если пренебречь законом

Если водители или кондукторы, которые обязаны применять кассу, не делают этого, им могут выписать штраф:

• Для ИП это 25–50% от суммы расчета без кассы, но не меньше 10 000 ₽.
• Для юрлиц — 75–100% от суммы расчета без кассы, но не меньше 30 000 ₽.

При этом оштрафовать могут не только за отсутствие кассы, но и за ошибки в ее использовании, например, за неверно сформированный чек или за нарушение порядка регистрации кассы. Больше информации найдете в статье «Непробитые чеки и не только: за что штрафуют нарушителей 54‑ФЗ о кассах».

Закажите консультацию по подбору кассы для вашего бизнеса

Отправить заявку