Жесткий карантин: почему ФНС не принимает некоторые чеки

Разъясним, что такое жесткий карантин и приведем список частых ошибок, из-за которых налоговая может не принять чеки. А еще на примере Контур.ОФД расскажем, как понять, что чек попал в жесткий карантин, и как этого избежать.

Оксана Кобзева Эксперт по кассовому законодательству

Получите бесплатно 3 месяца ОФД

В законодательстве используют термин контрольно-кассовая техника, для упрощения в статье мы будем называть ее кассой или онлайн-кассой, потому что она передает чеки в ФНС в режиме реального времени.

Что такое жесткий карантин

Налоговая устанавливает, какие именно реквизиты нужно указывать в чеках и в других кассовых документах. Основные требования перечислены в статье 4.7 Закона № 54-ФЗ о кассах и в Приказе ФНС от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662@ о форматах фискальных документов (ФФД). 

О ФФД и последних изменениях рассказали в статье

Вместе с этим ведомство следит за соблюдением перечисленных требований с помощью форматно-логического контроля, сокращенно ФЛК. Это автоматическая процедура проверки, через которую проходят все чеки, отправленные в ФНС. В ходе такого контроля проверяется:

• заполнены ли все обязательные реквизиты;

• соответствуют ли значения реквизита ожидаемому типу данных и допустимым значениям;

• не нарушена ли логика документа;

• есть ли незадекларированные теги и недопустимые повторы.

В общем, проверяют, соответствуют ли чеки требованиям законодательства для этого типа документа и версии ФФД. 

Правила форматно-логического контроля регламентирует протокол информационного обмена между ОФД и информационной системой ФНС. Для каждой версии ФФД свой протокол. 

Чеки, которые не прошли ФЛК отправляются в отдельное хранилище, то есть в жесткий карантин. 

Такие чеки будут отображаться в кассовой программе, в фискальном накопителе и у ОФД, но не будут учтены в базе налоговой. И вернуть их из жесткого карантина не получится. Это может повлечь расхождения с налоговой отчетностью, а впоследствии и проверки ФНС. К тому же покупатель не сможет найти этот чек и проверить его на сайте или в мобильном приложении ведомства.

Из-за чего могут не принять чеки

Есть несколько причин, по которым налоговая может не принять чек и отправить его в жесткий карантин. Каждой ошибке присваивается свой код, по которому ее можно сразу распознать. Расскажем о самых распространенных нарушениях в чеках.

Ниже перечислены не все ошибки, а те, с которыми клиенты Контур.ОФД сталкиваются чаще всего.

Отсутствует обязательный тег (код 420)

Это группа ошибок, которой присвоен общий код 420. Вот каких именно реквизитов (тегов) не достает чаще всего.

Не указана мера количества предмета расчета. Это самая частая ошибка, рекомендуем обратить на нее особое внимание. Не хватает реквизита мера количества предмета расчета (тег 2108), то есть не указано, в чем измеряется количество проданного товара: в штуках, килограммах, литрах или других единицах. А по закону это обязательно для каждой позиции в чеке.

Отсутствует наименование предмета расчета (тег 1030). Тег обозначает наименование предмета расчета, то есть название товара или услуги. Его можно не указывать в чеке только в одном случае: когда покупатель вносит аванс и еще неизвестно, на что он эти деньги потратит, например депозит в SPA-салоне. В такой ситуации признак способа расчета будет «Аванс», а наименования товара или услуги не будет совсем. Во всех остальных случаях в чеке должно быть наименование товара или услуги. 

Отсутствует количество предмета расчета (тег 1023). В чеке необходимо указывать, сколько товаров продали или какое количество услуг оказали.

Не указана цена за единицу предмета расчета (тег 1079). Не достает цены за единицу предмета расчета, то есть в чеке забыли указать цену товара, работы или услуги. 

Не указан адрес (тег 1009). Не указан адрес, где продавец рассчитал покупателя. Это должен быть конкретный адрес: город, улица, номер дома и т. д. Поменять адрес расчетов можно в кассовой программе.

Не указано место расчета (тег 1187). В чеке не хватает еще и места расчетов. Одного адреса расчета недостаточно, нужно добавить уточнение. Например: адрес у рынка один, а продавцов много, поэтому можно указать номер палатки или автомобиля, где находится касса. А при онлайн-торговле нужно указывать адрес сайта. 

Отсутствует информация по​ НДС. По закону обязательно указывать не только ставку НДС, но и сумму налога, даже если работаете без НДС или по ставке 0%. 

В чеке должен быть хотя бы один из реквизитов ниже:

• сумма НДС чека по ставке 20% (тег 1102);

• сумма НДС чека по ставке 10% (тег 1103);

• сумма расчета по чеку с НДС по ставке 0% (тег 1104);

• сумма расчета по чеку без НДС (тег 1105);

• сумма НДС чека по расч. ставке 20/120 (тег 1106);

• сумма НДС чека по расч. ставке 10/110 (тег 1107);

• сумма НДС чека по ставкам 5%, 7% или расч. ставке 5/105 или 7/107.

Не указаны данные агента. Если чек формирует платежный агент, платежный субагент, банковский платежный агент или банковский платежный субагент, то в состав реквизита — предмет расчета (1059) — необходимо добавить и данные агента (тег 1223).

Какие агенты бывают и кому из них нужна касса

Не указаны данные поставщика. Если чек сформировал агент, то в состав предмета расчета (тег 1059) нужно добавить «признак агента по предмету расчета» (тег 1222) и данные поставщика, то есть ИНН принципала (тег 1224). Что имеем в виду под агентом: платежного агента (субагента), банковского платежного агента (субагента), комиссионера, поверенного или иного агента. 

Нарушение логики документа (ошибки 507, 510, 511, 423, 432 и др.)

Неправильно заполнен НДС у товара, ошибка 505. В чеке отсутствуют суммы НДС. Чек должен содержать не менее одного реквизита НДС по ставкам 5%, 7%, 22%, 5/105, 7/107, 22/122. 

Суммарное значение НДС превышает разрешенное, ошибка 506. Неверно заполнены суммы НДС чека. Общая сумма НДС по соответствующим ставкам не должна превышать пятикратного значения общей суммы чека с учетом скидок.

Общая сумма товара указана неправильно, ошибка 507. Сумма разных способов оплаты больше или меньше итоговой суммы чека. По логике значение реквизита сумма расчета (тег 1020) должно быть равно сумме значений сразу нескольких реквизитов:

• сумма по чеку наличными (тег 1031);

• сумма по чеку безналичными (тег 1081);

• сумма по чеку предоплатой (зачетом аванса) (тег 1215);

• сумма по чеку постоплатой (в кредит) (тег 1216);

• сумма по чеку встречным предоставлением (тег 1217). 

Не указан ИНН поставщика, ошибки 510 и 511. Код ошибки 510 — если если у определенного товара или услуги указан признак агента по предмету расчета (тег 1222), то нужно обязательно указать ИНН поставщика (тег 1226). 

Код ошибки 511 — если в чеке указан признак агента (тег 1057), то ИНН поставщика (тег 1226) должен быть в каждом предмете расчета.

Присутствуют незадекларированные теги, ошибка 423. Состав реквизитов, которые могут быть указаны в чеке определяет формат фискальных документов. Эта ошибка говорит о том, что в документе есть «лишний» реквизит, непредусмотренный ФФД. 

Тег имеет недопустимое повторение, ошибка 424. Это группа ошибок. Наиболее часто встречается недопустимое повторение тега 1084, который Росздравнадзор «забронировал» для того, чтобы указывать в нем сведения о льготных лекарствах. 

Недопустимое значение тега, ошибка 422. Это значит, что значение, которое продавец указал в реквизите, не соответствует диапазону, разрешенному форматом фискальных документов. 

Время на кассе отстает от текущего более чем на 6 месяцев, ошибка 502. Эта ошибка говорит, что в чеке нарушена логика формирования, ведь по закону кассовый чек обязательно сформировать в момент расчета и сразу же передать ОФД.

Обратите внимание: с 1 сентября изменился критический срок расхождения времени на кассе с текущим. Ранее допускался период в 1 год, теперь только 6 месяцев.

Время на кассе опережает текущее более чем на сутки, ошибка 503. Свидетельствует о нарушении логики. Чек не может быть сформирован в будущем.

Не парсится rawData. RawData — это образ данных, который ОФД использует при передаче информации по кассам в ФНС. Чтобы не допустить такой ошибки в новых чеках, убедитесь, что кассовое ПО и прошивка соответствуют требованиям законодательства.

Как ФНС сообщает о непринятых чеках

Налоговая начала уведомлять владельцев касс, у которых есть чеки в жестком карантине. Она отправляет информационные письма о недопустимости нарушения обязательных требований законодательства Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники. 

Ведомство рассылает подобные письма в начале каждого месяца тем, кто допустил ошибку в предыдущем месяце. Например: вы получили письмо в начале июля, значит, некорректный чек был сформирован в июне. При этом письмо придет, даже если вы уже успели исправить ошибку.

В письме ФНС предлагает бизнесу найти фискальные документы с ошибками в личном кабинете ОФД. Чтобы было проще, она указывает регистрационный номер кассы, на которой был сформирован некорректный чек  и номер ФН, который в ней установлен. А также ФНС просит исправить нарушения. Как это сделать, рассказали ниже.

Как узнать, что чек не прошел ФЛК

ОФД хранят все чеки, которые передали в налоговую. Например, в личном кабинете Контур.ОФД можно оперативно посмотреть статус чека и, если он не принят, узнать причину отказа. Для этого нужно выполнить три шага.

Шаг 1. Войдите в личный кабинет ОФД и перейдите в раздел «Чеки».

Шаг 2. В верхней части экрана найдите фильтр по статусам ФНС и в выпадающем списке выберите «Не приняты в ФНС». Если список большой, можно посмотреть отдельно по каждой  точке продаж.

Шаг 3. Открыть конкретный чек, чтобы увидеть причину отказа.

Контур.ОФД выделяет непринятые чеки даже без фильтра. В общем списке документов их порядковые номера будут подсвечены красным цветом.

Кроме того, на главной странице личного кабинета появится уведомление, если на кассе выявлены критические нарушения и фискальные документы отправлены в жесткий карантин. Уведомления будут появляться по последней закрытой смене, в них также будет информация, которая поможет исправить ситуацию.

В разделе «Настройки» вы сможете подписаться на оповещения через электронную почту. Они также будут приходить по итогам закрытой смены.

Все это помогает обнаруживать и исправлять ошибки до того, как они привлекут внимание ФНС.

Почему у подобных чеков с разными датами могут быть разные статусы

Налоговая внедряет жесткий карантин поэтапно. Например, проверку тега 2108 «включили» в ноябре 2023 года. До этого чеки могли принять, а после — уже нет.  

Что делать, если чеки попали в жесткий карантин

Чеки нельзя вернуть из жесткого карантина, но можно исправить ошибки.

Во-первых, устраните причины, чтобы в дальнейшем формировать чеки правильно. Убедитесь, что прошивка кассы и кассовая программа соответствуют требованиям законодательства. Если нужно — обновите их. А также проверьте, правильно ли заполнены карточки товаров в учетной системе. Например, верно ли указаны единицы измерения и цены.

Как исправлять ошибки чеками коррекции

Во-вторых, сформируйте чеки коррекции на каждый непринятый чек. ФНС выпустила методические рекомендации по исправлению чеков, попавших в жесткий карантин. Для таких чеков не нужно формировать чек коррекции на обратную операцию, потому что он повторит ту же ошибку и попадет из-за нее в карантин. Сразу формируйте чек коррекции на «Приход», содержащий правильную информацию. 

Методические рекомендации по исправлению ошибок или нарушений при осуществлении расчетов (от 18.12.2024) выложены на сайте ФНС, в разделе «Материалы». 

Рекомендуем другие статьи по теме:

• Чек коррекции: исправляем ошибки правильно

• Требования к кассовому чеку: обязательные реквизиты и оформление

• Что делать, если чека нет на сайте ФНС?