Как организовать ретроспективу в команде

Подвести итоги спринта, проекта или года работы — организуйте ретроспективу, чтобы оценить результаты и улучшить процессы в команде. В статье приводим пошаговый план ретро-сессии и делимся инструментами для проведения.

Что такое ретроспектива в команде

Ретроспектива — это тип встречи, которую проводят по итогам периода, проекта или его этапа. Участники обсуждают, как проходила работа, выделяют ошибки, положительные и негативные моменты, анализируют их. Конечная цель встречи — подвести итоги и улучшить рабочие процессы.

Представим: команда дизайнеров, разработчиков, копирайтеров, маркетологов работала над запуском образовательного курса. Продукт запустили вовремя, продажи стартовали. Но во время ретроспективы выяснилось, что участники столкнулись с проблемами — было сложно отслеживать, на каком этапе находится продукт, а вводные менялись несколько раз.

Чтобы работать над следующим проектом было комфортнее, решили создать отдельную доску в Kaiten, на которой каждый отдел отмечает действия по проекту: что уже сделано, а что в процессе прямо сейчас. Если нужно обсудить изменения, договорились приглашать на встречу всех заинтересованных, а итоги тоже фиксировать на доске.

Ретро может проводить фасилитатор — он независим, умеет создать комфортное пространство для дискуссии, знает специальные техники и методики. В роли организатора встречи может быть руководитель отдела, команды или менеджер проекта. Главное, чтобы он тоже обладал базовыми навыками фасилитации.

Организуйте ретроспективу в Контур.Толке

Бесплатный доступ для новых пользователей

Зарегистрироваться

Зачем нужна ретроспектива

Встречу в формате ретроспективы проводят, чтобы:

• подвести итоги проекта — что получилось, а что не очень;

• выслушать разные точки зрения;

• разрешить недопонимания и конфликты между участниками;

• сплотить распределенную команду;

• сгенерировать идеи, как улучшить взаимодействие в команде.

Ретроспектива в agile

В agile-подходе и методологии Scrum рабочий процесс делится на спринты — короткие отрезки, за которые команда выполняет определенный набор задач. Продолжительность спринтов может варьироваться, но не превышает четырех недель. Каждый этап заканчивается результатом — промежуточным или готовым к запуску продуктом.

Каждый спринт завершается ретроспективой scrum-команды. На встрече участники подводят итоги, изучают ошибки, делятся мнениями — что мешало работать, а что помогало команде. Результат встречи — договоренность или план действий. Оценить их на практике команда сможет уже в следующем спринте. Фасилитируют проведение ретроспективы по спринтам scrum-мастера.

Инструкция по проведению ретроспективы

Ретроспективы проходят в пять этапов:

• подготовка;

• сбор данных;

• генерация идей;

• выработка плана.

• завершение.

На каждой стадии применяются свои техники для эффективного результата. Рассмотрим каждый этап подробнее. Все техники, о которых расскажем ниже, можно использовать как на очных встречах, так и в онлайне.

Подготовка

Суть этапа. Как и на любую встречу, на ретроспективу нужно настроиться. Дайте участникам время отвлечься от того, чем они занимались пять минут назад.

Откройте сессию: напомните тему, сформулируйте образ результата, расскажите о структуре встречи и правилах работы. Чтобы переключить внимание команды, можно задать пару общих вопросов: как дела у участников? Что они чувствуют после завершения проекта? Настроены ли на работу?

Техники. Включить команду в процесс помогут упражнения. Одно из них — «ИПОЗ». Участникам предлагают выразить отношение к ретроспективе, выбрав одну из ролей. Всего их четыре:

• «исследователь» — я здесь, чтобы изучить процесс и найти что-то интересное;

• «покупатель» — я здесь, чтобы выбрать одну проблему и решить ее;

• «отдыхающий» — я хочу немного отвлечься от разработки и весело провести время;

• «заключенный» — я хочу быть в другом месте, но я вынужден сидеть тут.

Участники делают свой выбор анонимно, фиксируют его на стикерах. Затем организатор озвучивает вывод для каждой категории.

Сбор данных

Суть этапа. Когда команда настроилась на работу, переходите к следующему этапу. Теперь участники должны погрузиться в контекст проекта, вспомнить, как все происходило. На этом этапе участники ищут плюсы, минусы, ошибки в рабочем процессе. Подготовьте данные: сколько задач выполнили, сколько клиентов привлекли, сколько заработали.

Техники. Можно использовать метафору, представив команду и проект в виде корабля, плывущего по морю к острову. Перед сессией подготовьте картинку корабля. У него должны быть паруса — они символизируют то, что двигает проект вперед, и якоря — то, что его тормозит. Дополнительно можно изобразить рифы или мины — это риски. На встрече попросите участников заполнить шаблон. На стикере рядом с парусами прописывают положительные стороны процесса, на якорях — проблемы и ошибки. В результате команда увидит общую картину проекта с его позитивными и негативными аспектами.

Если работать с метафорой не хочется, можно поступить проще и использовать технику «Таймлайн». У каждого участника есть стикеры разных цветов. На красных пишут негативные события, на зеленых — позитивные, на белых — важные, но нейтральные. Участники размещают стикеры на доске в хронологическом порядке: от самого раннего до последнего. Проанализируйте таймлайн: что из хорошего можно использовать в дальнейшем, а что нужно делать по-другому.

Генерация идей

Суть этапа. Собранные данные используйте на следующем этапе. Выберите несколько проблем или вопросов и предложите участникам придумать идеи для их решения. Можно попросить команду поразмышлять о том, как использовать положительный опыт проекта в будущем.

Техники. Для генерации идей подойдут любые техники в стиле мозгового штурма. Один из инструментов — «Мировое кафе».

1. Разделите участников встречи на команды по количеству вопросов или проблем, которые нужно решить.
2. Выберите «Хозяина стола». Их должно быть столько же, сколько команд. «Хозяин стола» ведет обсуждение и фиксирует идеи.
3. Каждая команда обсуждает свой вопрос. В течение 7–15 минут участники предлагают идеи.
4. Когда время истекло, команды переходят за другие столы, а «хозяева» остаются на своих местах. Команды меняются, пока не обойдут все столы.
5. Участники возвращаются за свои столы, представляют идеи, выбирают лучшие.
6. Каждая команда презентует всем участникам идеи, которые удалось собрать по своему вопросу.

Выработка плана действий

Суть этапа. Идеи готовы, осталось определить лучшие и разработать план по их реализации. Последнее очень важно, иначе есть риск, что идеи останутся на бумаге. Сразу же назначают ответственного за задачу, ставят дедлайн. Не стоит брать в работу сразу десять идей, ограничьтесь двумя-тремя.

Техники. Чтобы выбрать идеи для реализации, подойдут любые способы голосования и ранжирования. Например, «Фильтры Манна». За основу берут четыре критерия:

• стоимость: 0 — дорого, 1 — дешево;

• сложность реализации: 0 — сложно, 1 — просто;

• скорость реализации: 0 — долго, 1 — быстро;

• эффективность: 0 — низкая, 1 — высокая.

Каждую идею анализируют по четырем критериям. Проводят голосование среди участников: если большинство считает, что идею реализовать сложно, ей ставят 0 баллов, и так по каждому условию. В конце подводят итог, идеи с наибольшим количество баллов берут в работу. Исходя из потребностей команды можно выбрать другие критерии.

Завершение

Суть этапа. Остался последний этап ретроспективы — завершить сессию. Подведите итоги встречи: проговорите, какие идеи выбрали, кто и в какие сроки будет ими заниматься. Поблагодарите участников за сессию, соберите обратную связь по ретроспективе — что понравилось, а что хотелось бы улучшить.

Техники. Собрать обратную связь поможет упражнение «Помощь, помеха, гипотеза». Организатор готовит шаблон для ретроспективы из трех областей: «Что помогало работать», «Что мешало работать», «Что помогло бы». На стикерах участники пишут свои мысли, размещают их на рабочих областях. Каждый участник зачитывает главные мысли со стикеров. Если группа большая, достаточно от трех до шести выступающих.

Что понадобится для ретро-сессии

Подготовьтесь к сессии заранее, пока встреча не началась, чтобы не отвлекаться в процессе. Понадобятся сервис видеосвязи, пространство для собрания и программы для визуализации.

Видеоконференция с возможностью демонстрировать экран

Провести ретроспективу онлайн можно в Толке. Сервис позволяет организатору показывать экран участникам сессии и управлять рабочим столом собеседника. Вы можете демонстрировать доску в Miro, участники будут видеть ваш экран и смогут одновременно клеить стикеры на доску.

Еще Толк позволяет делить участников на группы — возможности пригодится, например, для техники «Мировое кафе».

Организуйте ретроспективу в Контур.Толке

Бесплатный доступ для новых пользователей

Зарегистрироваться

Пространство для собрания

Если часть команды работает в офисе, для сессии с удаленными сотрудниками нужно найти место. Выбирайте переговорку или кабинет, где никто не потревожит. Важно до сессии проверить технику на работоспособность, протестировать интернет, чтобы не прерываться.

Инструменты

На очных сессиях часто используют стикеры, маркеры, доску или ватман. На дистанционных встречах помогут Miro, Kaiten, Wooclap, «Мой голос» и подобные онлайн-доски. В них можно создавать шаблоны, клеить стикеры — все, как в офлайне.

Вопросы и ответы

Организуйте ретроспективу в Контур.Толке

Бесплатный доступ для новых пользователей

Зарегистрироваться