Что такое адженда встречи? Составляем правильно

Рабочие собрания затягиваются на часы, но не приносят результата? Возможно, проблема в отсутствии адженды — заранее разработанного плана встречи. Собрали рекомендации, которые помогут подготовиться к собранию и провести его эффективно. В конце — чек-лист идеального плана рабочей встречи.

Полина Романовских Юрист, эксперт по законодательству

Адженда или агенда: как правильно

«Адженда» или «агенда» происходит от английского слова «agenda», которое переводится «повестка дня». Термин часто используется в бизнес-среде и политике. Под ним понимают тему или план созвона, список проблем или вопросов, которые участникам нужно обсудить на встрече. Адженда составляется для мероприятий внутри компании — собраний по проекту, летучек, конференций и для организации внешних встреч с партнерами и клиентами.

Как правильно произносить мигрировавший из английского языка термин? Слово редко встречается в русскоязычных словарях, что усложняет ответ на этот вопрос. Путаница возникла из-за того, что в английском слово произносится как «адженда». Но Современный экономический словарь предлагает «агенда». В разговорной речи можно встретить оба варианта, мы используем первый.

Проведите онлайн-встречу в Контур.Толке

Бесплатный доступ для новых пользователей

Зарегистрироваться

Зачем нужна адженда

Екатерина — глава отдела дизайна в компании. Она собирает команду, чтобы обсудить текущие вопросы по проектам и поставить задачи на ближайшие рабочие дни. Но зачастую такие летучки только отнимают время, а результата не приносят.

Обычно собрания проходят так. Екатерина предупреждает коллег о собрании за десять минут, темы и задачи участники узнают уже на планерке. Часто процесс обсуждения одного из вопросов затягивается, на остальные времени не остается. Участники постоянно отвлекаются и говорят не по теме, некоторые и вовсе заняты своими делами. В конце встречи непонятно, к чему пришли участники, а вопросы приходится обсуждать заново.

Проблема в том, что у собраний нет адженды — плана встречи. Коллеги не понимают, почему они должны тратить рабочее время на созвон вместо выполнения задач. У сотрудников нет мотивации участвовать в дискуссии: всё равно собрание ничем конкретным не кончится. Лучше поработать, пока коллега на созвоне рассуждает на посторонние темы.

Заранее подготовленная адженда решает сразу несколько задач:

• мотивирует участников на встречу — они четко понимают цель обсуждения;
• структурирует собрание, не дает отвлекаться от поставленных задач на посторонние темы;
• позволяет контролировать время на каждый вопрос и встречу в целом;
• дает участникам возможность заранее подготовиться: познакомиться с контекстом, продумать свою позицию, найти нужные файлы, сформулировать вопросы;
• помогает составить итог встречи.

Статья по теме. Конструктивный диалог: что это и как его вести

Как подготовить эффективную адженду встречи

Адженда нужна участникам встречи, чтобы понять, зачем подключаться к созвону. Отправьте ее при планировании: так коллеги смогут выделить время в своем расписании и подготовиться.

Если проводите регулярные встречи, стоит сделать шаблон адженды, чтобы экономить время. Можно разработать один образец на компанию. Рассказываем, из чего состоит адженда встречи.

Заголовок

Начните адженду с заголовка. Просто «Совещание» или «Планерка» не подойдут, лучше сразу заявить о теме собрания. «Перенос сроков по запуску проекта», «Новая функция в продукте» — это более конкретно.

Время и место встречи

Сообщите, во сколько начнется собрание и как долго оно продлится. Помните, что в созвоне могут участвовать сотрудники из разных городов. Чтобы не было путаницы, уточняйте, по какому времени состоится конференция.

Планировать онлайн-встречи в Толке помогает календарь. Адженду можно добавить в текст приглашения, а коллег найти по имени и фамилии. Созвон отобразится в графике участников. Чтобы подключиться, нужно будет только кликнуть на нужный слот в календаре или перейти по ссылке.

Пошаговый план

Составьте подробный план встречи. Это может быть список тем, вопросов или задач, которые необходимо обсудить. Не ограничивайтесь заголовками, понятными только вам. Например, пункты могут выглядеть так: «Спланировать задачи на следующую неделю», «Оценить промежуточные результаты по проекту от дизайнеров и маркетологов». Из такого плана сразу понятно, что будет обсуждаться.

Любая встреча должна начинаться с введения — его тоже стоит отразить в адженде. Если участники не знакомы, нужно будет представить их друг другу.

Заложите пару минут на неформальное общение: можно спросить как прошли выходные и как настроение у коллег. Это поможет участникам переключиться. А еще у коллег не будет соблазна отвлечься на неформальный диалог в процессе.

Ожидаемый результат

Иногда достаточно просто обсудить тему, чтобы получить информацию или ответ на вопрос. Но не всегда этого хватает — некоторые задачи требуют конкретного решения. Например, в проекте задействованы маркетологи, дизайнеры и копирайтеры, но из-за конфликта продвижений нет. В таком случае мало обсудить проблему, нужно найти решение, которое всех устроит.

Отмечайте в плане, от каких пунктов ждете обсуждения, а где нужно продумать действия на будущее. У сотрудников будет возможность сформулировать свою позицию заранее, и вопрос решится быстрее.

Тайминг

Для каждого пункта укажите время. Это поможет контролировать длительность созвона. Если в процессе станет понятно, что дискуссия затягивается, вы сможете напомнить коллегам о тайминге.

Завершить встречу стоит немного раньше отведенного времени. Небольшие перерывы в расписании просто необходимы. Можно выдохнуть, добраться до другой переговорки и настроиться на следующее совещание. Например, Толк сигнализирует, что пора завершать созвон. В сервисе появляются уведомления, когда до окончания встречи остается 10 и 5 минут.

Контекст и дополнительные материалы

Если для обсуждения вопросов участникам нужно изучить материалы, пропишите просьбу в плане и отправьте документ вместе с аджендой. Например, заказчик выслал бриф на проект, который ваша команда обсудит на встрече. Перешлите его коллегам, чтобы участники изучили бриф заранее, в комфортные сроки.

Подведение итогов

Адженду всегда заканчивайте пунктом о подведении итогов. Это одна из самых важных частей совещания — если есть результат, оно прошло не зря. Итоги могут включать не только резюме по тому, что обсуждалось, но и список задач.

Толк ускоряет подведение итогов: сервис сам составляет резюме встречи. Чтобы оно сохранилось, нужно только включить запись созвона. Нейросеть, встроенная в сервис, делает краткий пересказ, фиксирует ключевые тезисы и выводы.

Резюме сохраняется в Толке в разделе «Артефакты», к нему можно вернуться в любой момент, а также пересмотреть видео или прочитать подробную расшифровку.

Проведите онлайн-совещание в Контур.Толке

Бесплатный доступ для новых пользователей

Зарегистрироваться

Кто должен готовить адженду встречи

Как правило, адженду готовит организатор. Если их несколько, выберите ответственного за подготовку и проведение встречи. Организатор не только составляет план, но и модерирует встречу: следит за таймингом, возвращает участников к теме, если они отвлеклись, подводит итоги, пишет резюме.

Пример правильной адженды

Варианты адженды могут быть разными, главное — сформировать у участников понимание о конкретных целях и плане совещания. На примере адженды для встречи дизайнеров покажем, как может выглядеть план собрания.

Как делать не надо

Три распространенных ошибки, которые можно допустить при подготовке адженды.

Отправить план участникам слишком поздно. Если коллеги получат адженду за пять минут до начала встречи, они не успеют подготовиться. Из-за этого собрание может затянуться, даже если план сформулирован четко.

Не закладывать в повестку дополнительное время. Если не выделить в отдельный пункт резерв на незапланированные вопросы, придется жертвовать основным временем или оставить коллег без ответа.

Составлять план хаотично. Адженда должна быть логичной и конкретной: каждый последующий пункт в повестке вытекает из предыдущего.

Чек-лист для проверки адженды

• заголовок;

• дата проведения;

• место проведения;

• длительность;

• тема собрания;

• введение и приветствие;

• вопросы для обсуждения с разбивкой по пунктам;

• время на вопросы;

• подведение итогов.

Заранее подготовленная адженда повышает эффективность деловых встреч: участники приходят подготовленными, вопросы решаются быстрее, собрания не затягиваются на часы. Подготовке плана стоит уделить время — так вы не потратите ценные ресурсы на обсуждение, которое ни к чему не приведет.

Проведите встречу с коллегами в Контур.Толке

Бесплатный доступ для новых пользователей

Зарегистрироваться