Буквы закона: каждая на своем месте!

Выпуск № 6
Екатерина Ивачевская 31 октября 2013

Корректное заполнение трудовых книжек — одна из самых «горячих» тем, неизменно вызывающих интерес кадровиков. Ошибки здесь возникают очень часто, в основном из-за недостатка внимания и небрежного отношения к этому документу. 

Подробно разобрать каждую из типичных ошибок журналу «Я кадровик» помогает эксперт, руководитель юридического отдела компании «Концепт-Аудит», преподаватель учебного центра «Концепт-Аудит» (УрЦБР) Екатерина Ивачевская.

Порядок работы с трудовыми книжками установлен статьей 66 Трудового кодекса РФ, Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила), и инструкцией по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 № 69 (далее — Инструкция).

Титульный лист содержит сведения о работнике: фамилию, имя и отчество, дату рождения, данные об образовании, профессии, специальности. Сведения, вынесенные на титульный лист, заверяются подписью работника и подписью лица, ответственного за выдачу трудовых книжек, а также печатью организации, которая выдала трудовую книжку.

Нюансов при заполнении титульного листа множество. Например, в соответствии с п. 2.1 Инструкции фамилия, имя и отчество записываются полностью, без сокращения или замены их инициалами, в точном соответствии с документом, удостоверяющим личность. Дата рождения записывается полностью (число, месяц, год). Согласно п. 1.1 Инструкции записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными). Например, если работник принят на работу 15 мая 2010 г., в трудовой книжке делается запись: «15.05.2010».

В строке «Образование» следует указывать: основное общее, среднее общее, начальное профессиональное, среднее профессиональное, высшее профессиональное или послевузовское профессиональное (п. 9 Правил, п. 2.1 Инструкции).
Сведения о незаконченном среднем или незаконченном высшем образовании можно вносить только при предъявлении работником надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т п.). Наименование учебного заведения писать не следует!

Профессия и (или) специальность записываются в трудовой книжке на основании соответствующего документа об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (п. 9 Правил, п. 2.1 Инструкции). Весьма распространенная ошибка состоит в том, что вместо профессии записывают должность, на которую работника принимают. Следует отметить, что сведения о полученном новом образовании, специальности, профессии вносятся без зачеркивания ранее внесенных записей, путем дописывания новых сведений.

Часто исправляют (или забеливают) пропущенные или неправильно написанные буквы, цифры, а на полях проставляют «исправленному верить», заверяя печатью организации. При этом, если при заполнении титульного листа допущены ошибки, в соответствии с п. 42 Правил книжка подлежит списанию и последующему уничтожению. Уничтожение бланков трудовых книжек оформляется актом. 

В титульный лист могут вноситься только изменения персональных данных работника, например изменение фамилии в связи с вступлением в брак или расторжением брака, изменение имени, отчества, даты рождения. Такие изменения заносятся в трудовую книжку по месту его последней работы при предоставлении соответствующих документов, что установлено п. 26 Правил. При этом согласно п. 2.3 Инструкции одной чертой зачеркивается фамилия или имя, отчество, дата рождения,  рядом записывают новые сведения.

На внутренней стороне обложки трудовой книжки делается ссылка на документ-основание для исправлений, она заверяется подписью руководителя организации (его заместителя, начальника отдела кадров) и печатью организации. В оформлении этой записи делают ошибки, забывая указать старую и (или) новую фамилии, выходные данные документов, на основании которых внесены изменения, а также не заверяя запись оттиском печати.

В разделе «Сведения о работе» при каждом случае изменения наименования организации в соответствии с п. 3.2 Инструкции в графе 3 важно сделать отдельной строкой (без проставления очередного номера) запись: «Организация… с <дата> переименована в…», а в графе 4 проставляется основание переименования — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер. Отсутствие таких записей является принципиальной ошибкой кадровой службы.
П. 10 Правил установлено, что записи в трудовую книжку о приеме, переводе, увольнении и др. должны точно соответствовать приказу (распоряжению) работодателя. Довольно распространенной ошибкой, особенно у индивидуальных предпринимателей, является удостоверение записи о приеме на работу подписью и печатью. Это прямое нарушение п.3.1 Инструкции, так как реквизиты, удостоверяющие записи, внесенные в трудовую книжку (подписи и оттиск печати), проставляются только при увольнении работника.

Записи должны производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона, например: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Исправление неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей в разделах трудовой книжки «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» не допускается в виде зачеркивания. Неверную запись нужно переписать с обязательным пояснением, почему это делается. Пояснение представляет собой стандартную фразу: «Запись за номером таким-то недействительна». После этого делается правильная запись: «Принят по такой-то профессии (должности)» – и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого внесена неправильно, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись. Аналогично исправления производятся и в других графах трудовой книжки.

Например, пропущена запись о переводе на другую постоянную работу, сделанная после записи об увольнении. Многие кадровики считают, что в этой ситуации надо отменить запись об увольнении, внести пропущенную запись и после нее вновь сделать запись об увольнении. Такие действия нельзя признать правильными, так как в данном случае отменять запись об увольнении нет оснований. Пропущенная запись вносится дополнительно после записи об увольнении с повторным указанием наименования организации и удостоверяющими реквизитами.

Попробовать бесплатно программу «Контур-Персонал»

Компания «Концепт-Аудит» успешно работает на рынке аудиторских услуг с 2000 года, является членом Некоммерческого партнерства «Российской коллегии аудиторов» (РКА) в соответствии с решением Совета РКА от 28 ноября 2006 года (свидетельство № 0652-ю). Основной регистрационный номер в Реестре аудиторов и аудиторских компаний 10405004613. Ответственность компании застрахована в Страховом открытом акционерном обществе «ВСК». Страховой полис добровольного страхования гражданской ответственности при осуществлении аудиторской деятельности № 1344037000157 от 17.01.2013.

Учебный центр компании «Концепт-Аудит» (УрЦБР, www.urcbr.ru), созданный в 2009 году, предлагает обучение по международным программам EBC*L, краткосрочные семинары и корпоративные тренинги.


Поделиться
Не пропусти новые публикации

Подписывайтесь, и мы будем один раз в неделю присылать полезные бизнес-советы, аналитические статьи, истории успеха и провала, интервью, а также мнения экспертов на острые темы

Подписаться
234 просмотра
В избранное
Комментарии Написать свой
Спасибо за ваше мнение!

Читайте также

Загрузить еще
loader
Спасибо за подписку.

Заполните, пожалуйста, все поля.

Предложение, замечание, просьба или вопрос.