Расчет командировочных: шпаргалка для бизнеса

Предпринимателям довольно часто приходиться рассчитывать командировочные сотрудникам. Чтобы облегчить эту задачу, мы приготовили удобную шпаргалку. В ней вы найдете информацию о порядке расчета командировочных и о таких нюансах, как доплата до оклада, оплата командировки в выходные, расчет суточных.

Определение количества фактически отработанных в расчетном периоде дней

Расчетный период — 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала командировки, или меньше, если сотрудник отработал в компании меньше года.

Для расчета командировочных учитываются только рабочие дни, а не календарные, как для расчета отпускных.

Из расчетного периода исключаются больничные, отпуска, в том числе без содержания, командировки, время простоя и т д. (ст. 139 ТК РФ и п. 5 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы Постановления Правительства РФ от 24.12.2007 № 922).

Пример

Петрова А. А. работает с 10.02.2006, 25.02.2025 направлена в командировку на 5 дней.

Всего в расчетном периоде (с февраля 2024 — по январь 2025) 247 рабочих дней. Были исключаемые периоды: в августе на период больничного пришлось 8 рабочих дней, а в сентябре на период ежегодного оплачиваемого отпуска — 14 рабочих дней. Тогда 247 – 8 – 14 = 225 фактически отработанных дней.

Здесь и далее расчеты в примерах даны с округлением до двух знаков после запятой.

Определение заработка за расчетный период

В расчет среднего заработка включаются все выплаты, которые предусмотрены системой оплаты труда, кроме больничных, отпускных, материальной помощи и других выплат социального характера (см. 2 и 3 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы). Об особенностях учета разных премий смотрите там же в п. 15.

Реклама 16+

Автоматически рассчитывайте заработную плату, ведите бухучет и отправляйте отчеты онлайн

Начать бесплатно

Если перед или во время командировки сотрудника произошло повышение окладов (тарифных ставок) в целом по компании (подразделению), необходимо индексировать средний заработок для расчета командировочных (см. п. 16 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы).

Пример

Начисление Поповой А. А.  за все месяцы, кроме августа и сентября, — 60 000, в августе — 46 086,96 руб., в сентябре — 32 000 руб. Итого за расчетный период: (60 000 руб. × 10 месяцев) + 46 086,96 руб. + 32 000 руб. = 678 086,96 руб.

Расчет среднедневного заработка и суммы командировочных

Заработок за расчетный период делим на количество фактически отработанных в расчетном периоде дней. Затем полученное число умножаем на количество дней, проведенных в командировке. Командировочные облагаются НДФЛ.

Пример

(678 086,96 / 225) × 5 = 15 068,60 руб. командировочных нужно выплатить Поповой А. А. На эту сумму работнику будет начислен НДФЛ.

Доплата до оклада

Если оплата командировочных по среднему заработку существенно меньше, чем зарплата, которую бы получил работник, если бы его не отправили в командировку, можно осуществить доплату до фактического заработка.

Если такая доплата предусмотрена трудовым или коллективным договором или локальным нормативным актом, на нее можно уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль (п. 25 ст. 255 НК РФ и Письма Минфина РФ от 03.12.2010 № 03-03-06/1/756 и от 14.09.2010 № 03-03-06/2/164).

Однако рассчитывать командировочные нужно всегда исходя из среднего заработка, а затем сравнивать их с окладом, чтобы не ухудшить положение работника, если ему выгоднее получать средний заработок.

Командировка в выходные

Если дни командировки совпали с днями, когда у работника по графику выходные, и он в эти дни не работал, оплата осуществляется не по среднему заработку, а по правилам оплаты в выходной день. Если в эти дни сотрудник к работе не привлекался, то они не оплачиваются. А если сотрудник привлекался к работе в командировке в выходной день или находился в пути, средний заработок за такие дни не сохраняется.

Выходные оплачиваются не менее, чем в двойном размере либо в одинарном размере, но с правом «отгулять» выходной впоследствии (ст. 153 и 106 ТК РФ).

При расчете оплаты в двойном размере нужно ориентироваться на применяемую систему оплаты труда сотрудника (Письма Минфина РФ от 25.12.2013 г. № 14-2-337 и от 05.09.2013 № 14-2/3044898-4415).

Расчет суточных

За каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, работнику выплачиваются суточные (Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

По суточным работник отчитываться не должен (Письма Минфина РФ от 24.11.09 № 03-03-06/1/770, от 01.04.10 № 03-03-06/1/206).

Размер суточных устанавливает организация и закрепляет в коллективном договоре или локальном нормативном акте (ст. 168 ТК РФ). Расходы на выплату суточных учитываются при налогообложении прибыли без ограничений.

Выплата суточных освобождена от обложения НДФЛ в рамках следующих нормативов: 700 руб. за каждый день нахождения в командировке внутри страны и 2 500 руб. — за пределами страны. Однако в настоящее время на рассмотрении находится законопроект № 903358-8, предусматривающий повышение лимита суточных в командировках, освобождаемых от НДФЛ: по России — до 1 500 руб., а за ее пределами — до 4 500 руб. Инициаторы законопроекта считают, что действующие сейчас лимиты командировочных расходов длительное время не менялись и нужно учитывать инфляцию.