Нестандартные ситуации при оформлении отпуска

Разбираемся, можно ли без приказа перенести отпуск, по какому алгоритму осуществляется возврат сотрудника, находящегося в отпуске, на работу, и как учитываются различные премии при расчете отпускных.

Ирина Савельева Руководитель проектов по управлению персоналом в СКБ Контур

Перенос отпуска без приказа

Многие кадровики стремятся избежать создания большого количества документов, а потому интересуются, возможно ли обойтись без оформления еще одного приказа при переносе отпуска на другой срок.

Практически в любой организации может возникнуть ситуация, когда приходится переносить отпуск сотрудника. Как по инициативе работника (он вправе обратиться с соответствующей письменной просьбой), так и по инициативе работодателя (например, когда предоставление отпуска в установленное графиком время может негативно отразиться на работе компании).

Итак, при возникновении причин переноса отпуска оформляется приказ о переносе отпуска. На основании такого приказа корректируется график отпусков, личная карточка (если работодатель ее ведет) и табель учета рабочего времени.

Отпуск продлевается автоматически в случаях, если во время отпуска:

• работник заболел (и у него есть листок временной нетрудоспособности);

• исполнял государственные обязанности (участие в судебном заседании в качестве присяжного заседателя, свидетеля, эксперта, переводчика, направление на военные сборы, вызов на допрос в органы дознания или следствия, в прокуратуру в качестве свидетеля, потерпевшего, их законного представителя или понятого), если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы.

Для переноса на другой срок оставшихся дней отпуска от работника должно поступить соответствующее заявление (ч. 1 ст. 124 ТК РФ).

Попробуйте авторасчет рабочих периодов для отпусков с учетом неявок, переносов, больничных

Отзыв из отпуска

Иногда в организации обстоятельства складываются так, что сотрудника, находящегося в отпуске, требуется вызвать на работу. Делать это нужно по определенным правилам. Следует учитывать, что из отпуска запрещено отзывать несовершеннолетних, беременных, работников, занятых на вредных и опасных условиях труда (ч. 3 ст. 125 ТК РФ). И конечно, отзыв из отпуска возможен только с согласия самого работника.

При оформлении отзыва следует придерживаться ряда шагов:

• уведомление работника (договоренность), получение согласия;

• письменное оформление согласия работника с отзывом (составление уведомления с визой ознакомления и согласия сотрудника). В уведомлении нужно прописать причины, даты отзыва и варианты использования не предоставленной части отпуска (перенос на определенные даты, присоединение к следующему отпуску);

• составление приказа (по форме, утвержденной работодателем);

• внесение изменений в личную карточку (если работодатель ее ведет), график отпусков, табель.

И наконец, бухгалтерия должна учесть перенос отпуска и выплаченные суммы при расчете заработной платы и выполнить перерасчет.

Сформировать документы по отпускам ­ легко и быстро

Учет премий при расчете отпускных

В соответствии со ст. 139 ТК РФ, при расчете отпускных учитываются все виды выплат, которые предусмотрены системой оплаты труда (зарплата, премии, надбавки и т.д.).

Не участвуют в исчислении среднего заработка социальные и другие выплаты, не связанные с трудовой деятельностью работника: оплата питания, проезда, обучения. Из расчета исключаются суммы, выплаченные за время, когда сотрудник не работал, но за ним сохранялся заработок: отпускные, оплата выходных по уходу за ребенком-инвалидом, командировок, периодов болезни и т.д. 

Учет премий при расчете среднего заработка для оплаты отпуска зависит от вида премии.

Учет ежемесячной премии при расчете отпускных

Ежемесячная премия, начисленная в расчетном периоде, включается в расчет по одной за каждый показатель премирования (например, за количество продаж или за объем выручки) за каждый месяц расчетного периода.

Пример. Продавец-консультант организации «Тридевятое королевство» П. А. Золушкин с 24 июня 2024 года уходит в очередной отпуск. Ежемесячно П. А. Золушкину начисляются три премии: одна за количество продаж и две за объем выручки. Расчетный период — 12 месяцев (с июня 2023 года по май 2024 года). Значит, в расчет отпускных можно включить не более 12 премий за количество продаж и не более 12 премий за объем выручки.

Учет квартальных и полугодовых премий при расчете отпускных 

Квартальная, полугодовая и другие премии за период больше месяца, но не больше расчетного периода, которые начислены в расчетном периоде, включаются в расчет по одной за каждый показатель.

Пример. Грузчику организации «Тридевятое королевство» С. Е. Мачехину предоставлен очередной отпуск с 19 августа 2024 года. В расчетном периоде (12 месяцев — с августа 2023 года по июль 2024 года) ему начислены премии по итогам работы в III квартале 2023 года и в I полугодии 2024 года. При расчете отпускных обе премии учитываются в полном размере.

Учет премии за период больше расчетного при расчете отпускных

Премия за период больше расчетного, начисленная в расчетном периоде, включается в расчет в размере месячной части за каждый показатель за каждый месяц расчетного периода.

Пример. Юристу организации «Тридевятое королевство» К. Н. Бармалееву очередной отпуск предоставлен со 2 сентября 2024 года. В расчетном периоде (12 месяцев — с сентября 2023 года по август 2024 года). К. Н. Бармалееву начислена премия за успешное завершение судебного процесса, длившегося два года, в сумме 160 000 руб. В расчет отпускных включается только 80 000 руб. (160 000 руб. / 24 мес. x 12 мес.).

Удобный механизм расчета выплат по всем видам отпусков в программе Контур.Зарплата

Узнать больше

Учет годовой премии при расчете отпускных

Премия по итогам работы за календарный год, предшествующий году, в котором начался отпуск, а также премия за стаж работы (выслугу лет), учитывается полностью независимо от того, начислена она в расчетном периоде или уже после него, в том числе после отпуска.

Пример. Системный администратор организации «Тридевятое королевство» П. С. Королев уходит в очередной отпуск с 29 апреля 2024 года. В апреле ему была начислена премия по итогам работы за 2023 года. Несмотря на то что в расчетный период (с апреля 2023 года по март 2024 года) эта премия не попадает, при расчете отпускных ее надо учесть в полной сумме.