Дистанционный сотрудник: как прописать условия в трудовом договоре

Особенности регулирования труда дистанционных работников прописаны в гл. 49.1 ТК РФ. Между тем трудовое законодательство дает работодателю право вносить в трудовой договор дополнительные положения, которые помогут контролировать удаленного сотрудника и облегчат решение спорных моментов.

Ирина Савельева Руководитель проектов по управлению персоналом в СКБ Контур

Разберемся, как грамотно составить трудовой договор о дистанционной работе.

Предмет договора и место работы у дистанционного сотрудника

Сотруднику отдела кадров и руководителю предприятия нужно понимать, что такой трудовой договор можно заключать только с теми сотрудниками, которые могут выполнять свою работу удаленно, через интернет. Поэтому в разделе «Предмет договора» обязательно пропишите основные признаки дистанционного работника:

• сотрудник выполняет свои трудовые функции вне стационарного рабочего места, подконтрольного работодателю;

• для работы и взаимодействия между работодателем и работником используются информационно-телекоммуникационные сети общего пользования, в том числе интернет.

Дата приема на работу, срок испытательного периода оформляются стандартно. А вот в графе «Место работы» стоит указать адрес работника. Это не обязательно, но важно, если место проживания дистанционщика — один из районов Крайнего Севера или приравненная к ним местность. Такому сотруднику вы будете должны начислять все полагающиеся надбавки. Кроме того, местонахождение удаленного работника, отличное от места нахождения работодателя, позволит оформлять поездки в головную организацию как командировки со всеми причитающимися выплатами.

В Письме Роструда от 09.04.2024 N ПГ/05642-6-1 уточняется, что информацию о месте работы удаленщика достаточно конкретизировать до населенного пункта. При этом учитывается, где человек находится и исполняет обязанности.

Права и обязанности: как себя обезопасить

Большинство положений раздела «Права и обязанности сторон» договора с дистанционным сотрудником не отличаются от положений типового трудового договора, но в него должны войти несколько дополнительных пунктов. Речь идет, например, об обязанности сотрудника использовать в работе оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства, предоставленные или рекомендованные работодателем. Это необходимо, если информация, с которой будет работать дистанционный сотрудник, составляет коммерческую тайну, содержит данные о каком-либо ноу-хау.

Если вам необходимо строго контролировать дистанционного сотрудника, зафиксируйте сроки выхода на связь с вами посредством доступных средств связи: «Работник обязан быть доступным для обращений со стороны Организации с использованием телефона или Skype в период с 10:00 до 16:00 в рабочие дни». Здесь же в обязанностях сотрудника укажите порядок и сроки представления отчетов о выполнении работы. Чем конкретнее вы пропишете — до 15 числа каждого месяца, каждый понедельник, вторую и четвертую пятницу месяца, тем меньше спорных ситуаций возникнет в дальнейшем.

Образец трудового договора о дистанционной работе

Поскольку связь с работодателем, постановка задач, передача готового продукта и/или отчетности в большинстве случаев происходит через интернет, в трудовом договоре о дистанционной работе стоит определить формат обратной связи и сроки подтверждения того, что другая сторона информацию получила. Это может быть ответное письмо, sms-сообщение, телефонный звонок.

В разделе «Обязанности работодателя», помимо обязательных пунктов о соблюдении ТК РФ, своевременной выплате заработной платы и пр., укажите условия компенсации сотруднику затрат, связанных с выполнением трудовых функций: расходов на интернет, мобильную связь, аренду оборудования и рабочего места в коворкинге и др.

Особо стоит обратить внимание на обязанности работодателя в сфере охраны труда. По отношению к удаленному сотруднику организация должна соблюдать предписания абзацев 17, 20, 21 ст. 212 ТК РФ и знакомить работников с правилами работы с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем. Остальные абзацы ст. 212 на дистанционных работников не распространяются.

Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционный работник в большинстве случаев устанавливает самостоятельно. Однако наниматель может настаивать на том, чтобы сотрудник уделял работе не менее определенного количества часов в день / неделю / месяц. Этот пункт трудового договора может выглядеть следующим образом: «Режим рабочего времени и времени отдыха Работника устанавливается Работником по своему усмотрению с учетом необходимости взаимодействия между работодателем (Организацией) и Работником по вопросам, связанным с выполнением работы. Продолжительность рабочей недели — 30 (тридцать) часов. Выходными днями являются суббота, воскресенье».

Для чего нужно так скрупулезно прописывать режим сдачи отчетов, формат обратной связи, время работы? Нарушение этих положений удаленным сотрудником может стать основанием для прекращения трудовых отношений. ТК РФ разрешает внести в трудовой договор о дистанционной работе дополнительные условия его расторжения по инициативе работодателя (ст. 312.8 ТК РФ). Это поможет привлечь сотрудника к ответственности в ситуациях, когда, например, он дважды прислал отчет с нарушением сроков, имеет неоднократные нарекания по качеству представленных отчетов, не выходит на связь в оговоренные сроки и пр.

Компенсация дистанционным работникам

Условия выплаты компенсации прописаны в ст. 312.6 ТК РФ. В частности, указано, что дистанционный работник вправе использовать для работы собственное или арендованное оборудование и ПО. Но для этого нужно заручиться согласием работодателя.

В свою очередь работодатель выплачивает удаленщику компенсацию за использование такого оборудования и ПО, а также возмещает расходы, связанные с их использованием. Порядок выплат, сроки и размеры определяются одним из документов: трудовым договором или допсоглашением к нему, коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

Роструд напоминает, что размер компенсации может быть повышен коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором.

Согласно Письму Минфина РФ от 11.01.2022 № 03-04-06/263 для целей НДФЛ, страховых взносов и налога на прибыль важно, чтобы размер возмещения расходов на оборудование и ПО соответствовал экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного (арендованного) оборудования или средств.

Обосновать затраты можно копиями документов, которые подтверждают приобретение или аренду оборудования. Аналогичным образом подтверждаются иные расходы на исполнение трудовых функций — например, оплата услуг связи, интернета.

Действует правило, согласно которому суммы компенсаций дистанционщикам в целях налога на прибыль учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

Работодатель может выбрать один из способов:

• не более 35 руб. за каждый день выполнения трудовой функции дистанционно;

• в сумме документально подтвержденных расходов дистанционного работника (пп. 11.1 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Способ возмещения расходов по локальным нормативным актам либо по документально подтвержденным фактическим расходам закрепляется в ЛНА или трудовом договоре (дополнительном соглашении). При отсутствии указанных положений в ЛНА или трудовом договоре (дополнительном соглашении) возмещение расходов осуществляется только по документально подтвержденным фактическим расходам.

С 1 января 2024 года суммы компенсаций, не облагаемые НДФЛ, определяются коллективным договором, ЛНА, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору, но:

• или не более 35 руб. за каждый день выполнения трудовой функции дистанционно;

• или в сумме фактически произведенных и документально подтвержденным фактическим расходам (п. 1 ст. 217 НК РФ).

С начала 2024 года действует правило, аналогичное НДФЛ: не облагаются страховыми взносами компенсации в сумме до 35 руб. за каждый день выполнения трудовой функции на удаленке или в сумме фактически произведенных и документально подтвержденных расходов дистанционщика (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).

Особенности оформления документов

Порядок оформления документов при приеме на работу дистанционного сотрудника регламентирован ст. 312.1 и 312.2 ТК РФ. Бланк трудового договора работник получает по электронной почте и подписывает усиленной квалифицированной электронной подписью — такое требование выдвигает ТК РФ — и отправляет обратно нанимателю. Это не отменяет обязанности работодателя не позже чем через три дня с момента оформления электронного договора переслать по почте оформленный надлежащим образом бумажный экземпляр документа. Сейчас работодатели все чаще работают в корпоративных информационных системах либо на платформе «Работа России».

Документы, необходимые для приема удаленного сотрудника на работу (ст. 65 ТК РФ):

• паспорт;

• трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые или гражданин поступает на работу на условиях совместительства;

• документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в форме электронного документа;

• документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

• документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

Все эти документы можно получить по электронной почте в виде pdf-файлов. Вы вправе запросить нотариально заверенные бумажные копии почтой.

Впрочем, работодатель может обозначить требование личного присутствия работника в моменты заключения и расторжения договора. Тогда и все необходимые документы сотрудник привозит с собой.

Ст. 312.2 ТК РФ допускает вариант, когда по соглашению сторон сведения о дистанционной работе могут не вноситься в трудовую книжку, более того, дистанционному сотруднику трудовая может не оформляться вовсе, даже если это первое его место работы. Если работник настаивает на внесении записей, он пересылает нанимателю свою трудовую книжку заказным письмом с уведомлением. Свидетельство о государственном пенсионном страховании сотрудник, работающий удаленно, получает самостоятельно.

Так же, через интернет, сотрудник знакомится с локальными нормативными актами (ст. 68 ТК РФ):

• должностной инструкцией;

• положениями об оплате труда, премировании, командировках, информационной безопасности и пр.

Традиционная подпись об ознакомлении заменяется усиленной квалифицированной электронной подписью или неквалифицированной подписью.

В том же режиме с соблюдением установленных законом сроков организация передает сотруднику иные документы, связанные с его деятельностью:

• дополнительное соглашение к трудовому договору;

• извещение о начале ежегодного оплачиваемого отпуска;

• уведомление об изменении условий трудового договора;

• приказы;

• распоряжения;

• иные локальные нормативные акты.

Все это вы должны зафиксировать в трудовом договоре: можно вынести отдельным пунктом «Особенности организации труда работника» или включить в пункт «Общие положения». Не забудьте уточнить свой электронный адрес, который будет использоваться для взаимодействия с работником. Оставьте поле для электронного адреса сотрудника.

Как установить порядок взаимодействия с дистанционными работниками

В Письме Минтруда РФ от 03.06.2024 № 14-6/ООГ-3397 отмечается, что работодатель должен закрепить порядок взаимодействия с работниками при дистанционной работе. Такой порядок установлен ст. 312.3 ТК РФ. В ней, в частности, обозначена возможность обмена электронными документами между работодателем и дистанционщиками.

Порядок взаимодействия может быть закреплен одним из документов:

• трудовым договором;

• дополнительным соглашением к трудовому договору;

• коллективным договором;

• локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

В заключение еще раз хочется повторить: не стоит опасаться дистанционной формы занятости. Удаленный сотрудник — это серьезная экономия средств работодателя: не надо оборудовать дополнительное рабочее место, тратить средства на специальную оценку условий труда и многое другое. Плодотворное и комфортное взаимодействие во многом зависит от того, как подробно вы пропишете все условия в трудовом договоре с удаленным сотрудником.