Автоматизация HR‑процессов бизнеса в 2025 году

Автоматизация — один из главных HR-трендов в 2024 году. Она становится все более популярной, и в 2025-м ситуация не изменится. Работодатели стремятся освободить HR-специалистов от рутины, чтобы те могли уделять время стратегически более важным задачам, например привлечению и удержанию сотрудников.

В статье рассказываем, когда пора автоматизировать HR-процессы и какие инструменты для этого выбрать.

Что такое автоматизация HR и зачем она нужна

Автоматизация HR — это внедрение IT-решений, которые оптимизируют процессы управления персоналом и позволяют сотрудникам быстрее выполнять задачи. Вот четыре ситуации, когда бизнесу стоит автоматизировать HR:

• В организации работает больше 100 сотрудников.
• Рутинная работа занимает 50% времени HR-специалистов.
• Компания расширяется, и у HR-менеджеров растет объем задач.
• Непрозрачные HR-процессы, из-за которых возникают ошибки и лишняя работа.

Плюсы и минусы автоматизации HR

Автоматизация дает бизнесу преимущества: без нее наем персонала затягивается, сотрудники тратят много времени на рутинные задачи. Но есть нюансы, которые важно учесть при внедрении новых технологий, иначе могут возникнуть сложности. 

Автоматизация позволяет:

• Улучшить эффективность и качество работы. С помощью автоматизации можно снизить количество ошибок, которые возникают при ручном вводе данных. Например, при оформлении кадровых документов.
• Увеличить лояльность сотрудников к компании. Когда процессы автоматизированы, удобнее работать: люди не тратят время на рутину и быстрее видят результат.
• Сделать процессы более прозрачными. Например, рекрутеру будет виден процесс прохождения кандидата по воронке — от первичных интервью до выхода на работу в компанию.  
• Снизить расходы компании. Например, затраты на фонд оплаты труда. 

При внедрении IT-решений по автоматизации важно взвешенно подойти к выбору ПО, уделить время обучению персонала новым технологиям и перестроить рабочие процессы.  

Какие HR-процессы можно автоматизировать

Управление персоналом состоит из нескольких блоков: рекрутинг, обучение и оценка персонала, онбординг, кадровый учет. Можно автоматизировать все HR-процессы или выбрать часть из них.

Рекрутинг. Существуют разные решения, которые помогают автоматизировать те или иные задачи подбора персонала: CRM, нейросети, голосовые роботы, чат-боты. Например, в новом сервисе Контура «Воронка найма» есть инструменты для автоматизации этапов рекрутинга до собеседования. Нейросеть генерирует тексты вакансий с учетом портрета кандидата, аналитики рынка и EVP работодателя. Голосовой робот обзванивает «холодные» базы кандидатов, отвечает на входящие отклики и проводит первичный скрининг соискателей. Сервис избавляет рекрутера от рутины, ускоряет подбор и помогает получить больше кандидатов.  

Обучение персонала. LMS-системы позволяют создавать корпоративные курсы и тренинги для сотрудников, проводить тестирование, а также анализировать результаты обучения.   

Аналитика и отчеты. Программы аналитики собирают данные и отслеживают ключевые показатели: текучесть кадров, эффективность рекрутинга, затраты на обучение. Это поможет руководителям выявить проблемы в HR-процессах. 

Кадровый учет и документооборот. Автоматизация позволит быстро находить нужные документы, вносить в них изменения и избежать потери нужного договора или приказа. Например, сервис кадрового электронного документооборота Контур.КЭДО поможет бизнесу сэкономить на бумаге и курьерской доставке, ускорить согласование и подписание документов.  

Далее на примере рекрутинга рассмотрим, как автоматизировать HR-процессы в компании.

Пять этапов автоматизации рекрутинга

Определите задачи. Проанализируйте процессы рекрутинга: написание вакансии, отбор резюме, оценку кандидатов, проведение собеседований, брифование заказчика. Решите, какие из них нужно автоматизировать. 

Сравните решения, которые существуют на рынке. Подумайте, что больше подойдет — индивидуальная разработка программы или готовое решение. Нужно учитывать функции системы, стоимость, удобство использования, интеграции с другим ПО, наличие техподдержки. 

Рассчитайте затраты на автоматизацию. Проанализируйте соотношение бюджета на автоматизацию и возможности программы.

Установите систему. С этим помогают команды внедрения сервисов. Сколько времени займет процесс, зависит от выбранного решения и от того, будете ли вы индивидуально дорабатывать его под ваши задачи.   

Протестируйте сервис. Проанализируйте результаты работы системы и внесите изменения, если необходимо.

Программы и платформы автоматизации HR-процессов

На рынке много инструментов для автоматизации процессов управления персоналом. Некоторые из них комплексные, другие больше подходят для отдельных процессов — рекрутинга, обучения или ведения кадрового документооборота. Вот несколько популярных инструментов.

Решения для рекрутинга

Это голосовые роботы и чат-боты, CRM- и ATS-системы, программы для размещения вакансий.  

Какие есть решения: «Воронка найма», Talantix, FriendWork, «Хантфлоу». 

Например, сервис «Воронка найма» помогает компаниям ускорить подбор сотрудников, привлечь больше кандидатов и сократить расходы на закрытие вакансий. Решение работает на основе искусственного интеллекта: нейросеть анализирует предложения работодателей и делает отчет с аналитикой рынка. На основе этой информации формулирует конкурентное предложение, создает продающие тексты и сайты вакансий. 

Также в сервисе есть голосовой робот, который обзванивает кандидатов, делает первичный отбор, приглашает соискателей на собеседование. Благодаря роботу рекрутеры экономят время на типовых звонках и больше времени уделяют оценке кандидатов на собеседованиях.

Системы управления обучением и развитием персонала

Это LMS-системы — Learning Management System. Например, образовательные платформы, программы для создания курсов, тестирования и аттестации сотрудников. LMS подходят для средних и крупных компаний, а также для онлайн-школ.

Какие есть решения: iSpring Learn, Unicraft и Teachbase.

Например, iSpring Learn позволяет разрабатывать обучающие программы, загружать готовые учебные материалы, настраивать доступ для разных групп пользователей. Платформы можно использовать для отслеживания прогресса и оценки результатов обучения.

Реклама 16+

Попробуйте Контур.Толк — платформу для общения в команде

Видеосвязь, чаты, вебинары, онлайн-доски, ИИ-инструменты

Зарегистрироваться

Системы кадрового электронного документооборота

Это сервисы, которые помогают автоматизировать создание и подписание кадровых документов. 

Какие есть программы: КонтурКЭДО, HRlink, СБИС, Directum, «СберКорус». 

В Контур.КЭДО удобно обмениваться документами с сотрудниками онлайн, в том числе быстро трудоустраивать новых специалистов. Подписание документов в системе происходит очень быстро — рекрутеру не придется долго ждать оформления кандидата на работу. Подробнее о том, как выбрать систему кадрового ЭДО, рассказали в статье.

Критерии оценки автоматизации

Критерии зависят от целей внедрения и типа задач. Оценить автоматизацию можно по изменениям, которые произошли в HR-процессах. Вот три примера, когда внедрение прошло успешно:

• Автоматизировали мониторинг рынка — стали быстрее формулировать портреты кандидатов и вакансии.
• Установили голосового робота — рекрутеры в 10 раз сократили время на обзвон баз кандидатов.
• Внедрили систему кадрового электронного документооборота — ускорили трудоустройство новых сотрудников.

Риски автоматизации HR

Автоматизация решает много проблем с управлением персоналом. Но при внедрении новых решений можно столкнуться со следующим:  

Ошибка в выборе системы. Важно предварительно изучить функции программы и выяснить, можно ли адаптировать ее под специфику вашего бизнеса. Лучше сначала попробовать поработать в демоверсии, если разработчик предоставляет такую возможность.

Трудности с интеграцией решения. Перед внедрением стоит проанализировать работу HR-службы, чтобы правильно встроить новую систему. Тогда она поможет решить задачи, а не сломает налаженный механизм.

Недоверие сотрудников к технологии. Чтобы внедрение прошло успешно, нужно рассказать сотрудникам, как это повлияет на их работу и какие плюсы принесет. 

Внедрение умных систем не решит автоматически всех проблем в области управления персоналом. Чтобы автоматизация принесла пользу, нужно определить ее цели и задачи, оценить финансовые возможности компании, выбрать подходящее для конкретного бизнеса решение и подготовить сотрудников. Тогда автоматизация позволит быстрее выполнять задачи и повысит эффективность работы.

Зачем автоматизировать рекрутинг

Автоматизация позволит ускорить подбор сотрудников и избавит рекрутеров от рутинных задач.

Сколько инструментов нужно одной компании

Количество инструментов зависит от задач компании и бюджета на автоматизацию. Обычно достаточно нескольких решений, которые автоматизируют наиболее ресурсозатратные процессы. Например, рекрутинг и кадровый документооборот.

Что включают в себя HR-процессы

HR-процессы включают: подбор и адаптацию персонала, обучение, развитие, мотивацию и оценку сотрудников, а также кадровый учет.

Какие кадровые процессы можно автоматизировать

Автоматизировать можно большинство HR-процессов компании. Важно выбрать решение, которое подойдет для задач конкретного бизнеса.