Как настроить финучет в строительной компании

Финансовые показатели — важный показатель в строительном бизнесе, которые необходимо учитывать. Объясняем, как настроить финансовый учет в строительной компании.

Учет в строительстве: особенности и проблемы

Ведение финансового (управленческого) учета помогает бизнесу справиться со многими проблемами: кассовыми разрывами, срывами платежей, непониманием прибыльности проектов и размером безопасного для бизнеса вывода дивидендов и др. Строительная отрасль отличается от остальных несколькими критериями:

• Обычно все объекты строительства уникальные. Да, иногда строят по типовым проектам, но и их нужно адаптировать к конкретной площадке с наличием/отсутствием коммуникаций, транспортной доступности и т.п.
• Каждый объект строительства является отдельным проектом.
• Сдача объектов происходит либо целиком, либо по этапам или по выполненным объемам работ (процентовкам).
• Часто строительные проекты весьма длительны — иногда проекты длятся по несколько лет.
• Для стройки характерен метод кост-плюс, но далеко не всегда: часто строят по «твердой цене».
• Для стройки характерны скрытые работы, удорожания и рост себестоимости за счет роста стоимости оплаты труда и изменения цен материалов, особенно в длительных проектах.
• Нередко после строительства остаются материалы, которые могут быть использованы при строительстве других объектов, что вносит путаницу в учет.
• Прорабы на местах часто неохотно занимаются вопросами учета, в результате понять, что и куда ушло, каковы себестоимость и прибыль достаточно сложно.
• В стройке очень много наличных расчетов.
• Строительная отрасль первая замирает при любых кризисах, но и первая оживляется, когда экономический спад остается позади. При этом она претерпевает самые большие колебания: если потребление продуктов питания стабильно даже в кризис, то расходы на стройку (как и долгосрочные инвестиции) замораживаются в первую очередь.
• Сложность с финансированием: те же средства с эскроу-счетов приходят только после сдачи объекта, поэтому строить приходится за свои средства (или кредитные).

Есть ряд других аспектов. Хорошая система финансового учета должна учитывать и обрабатывать все эти аспекты и отвечать на все вышеперечисленные вопросы.

Как это достигается:

• правильной методологией учета и бюджетирования, которые оформлены в виде ряда стандартных отчетов;
• технологиями анализа этих отчетов;
• превращением анализа в конкретные управленческие решения.

При этом для того, чтобы управление было быстрым и эффективным, необходимо соблюсти еще три условия:

1. Адаптировать учет и бюджетирование под нужды и особенности вашей компании.
2. После того, как учет будет хорошо настроен, его нужно автоматизировать (именно в такой последовательности, потому как если автоматизировать хаос, то мы получим автоматизированный хаос).
3. Реализовать технологию «быстрого закрытия». Так называют технологии быстрого сбора отчетности. Это необходимо для того, чтобы получать всю информацию как только закончится месяц, а не ждать, когда бухгалтер где-то к 25-му числу сведет все отчеты (а обычно происходит именно так).

Что такое правильная методология учета и бюджетирования

Правильная методология учета и бюджетирования предполагает разделение видов деятельности на операционную, финансовую и инвестиционную, разделение в отчетах расходов на переменные и постоянные, ведение трех отчетов — о движении денежных средств для учета оборота денег, о прибылях и убытках и баланс, а также другие аспекты.

Отдельный учет кредитов и инвестиций

Представьте ситуацию: вы строите что-то и сосед тоже строит, у вас примерно одинаковый бизнес с одинаковой прибыльностью и масштабом. Но вы прибыль вкладываете в покупку основных средств (бульдозеры, грейдеры), а сосед выводит себе в дивиденды. Как влияет такая разница в управленческих решениях на результат?

Другой пример: вы работаете на своих средствах, а сосед — на кредитных. Как разница в такой бизнес-модели влияет на результат?

В чем разница между вами, а в чем сходство?

Ответ на эти вопросы дает разделение видов деятельности на операционную, финансовую и инвестиционную.

В нашем примере результаты по операционной деятельности у вас с соседом будут одинаковыми, а вот по финансовой (кредиты) и инвестиционной (покупка основных средств) – разными. Такая классификация сразу наводит порядок в понимании бизнеса.

Разделение расходов на переменные и постоянные

Рассмотрим другой аспект: вы масштабируете бизнес, у вас растут обороты, вы начинаете строить больше объектов, нанимаете персонал. Насколько изменится прибыль в этом случае? Пропорционально объему или нет? На самом деле нет: в данном случае включается такой эффект, как «экономия на масштабе»: чем больше объем деятельности, тем рентабельнее компания. Секрет прост: постоянные расходы (к примеру, зарплата директора, бухгалтерии, офиса) остается неизменной, поскольку и на один объект, и на пять нужен все равно один директор, пять директоров не нужно. А вот переменные расходы (на материалы, оплату рабочим) растут. При этом доля постоянных в себестоимости падает.

А как это увидеть, посчитать, прочувствовать? Для этого необходимо разделить в отчетах расходы на переменные (их еще называют прямыми) и постоянные (их еще называют косвенными). Именно на таком принципе построен отчет о прибылях и убытках.

Разница между движением денег и прибылью

Обратим внимание на еще один нюанс. Вам пришел аванс. Является ли он вашей прибылью? Нет, конечно, поскольку вы должны его отработать: построить объект и сдать заказчику. А как разделить деньги, которые не являются прибылью и которые ею являются?

Для этого необходимо построить два разных отчета: о движении денежных средств (в нем учитывается оборот денег) и о прибылях и убытках (он структурирован, чтобы посчитать прибыль). Когда деньги считаются в этих двух отчетах, вы никогда не запутаетесь, какие деньги ваши, а какие — чужие.

Золотое правило экономики

Из эффекта экономии на масштабе вытекает золотое правило экономики: прибыль всегда должна расти быстрее выручки, которая должна расти быстрее активов.

Это правило показывает, гармонично ли развивается компания. Работает ли это правило или нет именно у вас, можно увидеть из баланса и отчета о прибылях и убытках.

Все эти аспекты (и много других) зашиты в структуру грамотной управленческой отчетности.

Управленческая отчетность включает три стандартных отчета:

Отчет о движении денежных средств (ОДДС). Позволяет видеть реальную картину по движению денег (то же разделение на операционную — инвестиционную и финансовую деятельность вы увидите именно из него);

Отчет о прибылях и убытках (ОПиУ). Помогает посчитать честную прибыль и никогда ее не перепутать с чужими деньгами.

Баланс. Позволяет оценить ваше богатство, а при плохой оборачиваемости увидеть, где «застряли» деньги.

Также управленческая отчетность включает три отчета, позволяющих планировать финансы:

Платежный календарь. Дает возможность спланировать денежные потоки по текущим платежам, ничего не опоздать оплатить и не допустить кассовых разрывов.

Бюджет денежных средств (БДДС). Позволяет спланировать денежные потоки в долгосрочной перспективе и заранее принять меры, чтобы не допустить кассовых разрывов.

Бюджет доходов и расходов (БДР). Помогает спланировать прибыль.

Все эти отчеты структурированы по грамотной методологии и таким образом, чтобы их было удобно анализировать.

Что такое технологии анализа

Пример 1. Вы дешево купили брус, а прораб взял его и неэффективно использовал, с перерасходом. Финансовый результат не изменился: экономию на закупке «съел» перерасход прораба, но снабженца надо премировать, а прорабу «поставить на вид». Но как понять, кто молодец, а кто нет? Ответ даст факторный анализ (в нашем примере по факторам цены и нормы расходов), который покажет, кто как сработал.

Пример 2. У вас меняются расходы — в одни месяцы выше, в другие ниже, но при этом бизнес носит явно сезонный характер (зимой вы не строите). Как понять — расходы у вас сезонные или просто растут? Ответ даст горизонтальный анализ (сравнение периодов). В нашем примере — если расходы растут и вне сезона, то это негативный звонок.

Пример 3. Почему-то у вас выросли расходы. Как понять — за счет чего? Ответ даст вертикальный анализ: анализ структуры расходов; если в нашем примере резко выросли расходы на топливо, при том что остальные расходы не изменились, то это повод серьезно поговорить с начальником транспортного цеха.

И это далеко не полный перечень видов анализов, которые можно провести. Есть еще АВС- и XYZ- анализы, план-фактный анализ, анализ точки безубыточности, анализ по абсолютным и относительным показателям, коэффициентный анализ и т.п.

Как анализ превращается в управленческие решения

Если вы видите, что ваши расходы растут аномально, вы можете найти причину и виновного. Для этого применяются горизонтальный, вертикальный, факторный анализы и анализ по центрам финансовой ответственности, по направлениям и по проектам.

Если вы замечаете, что планируемые показатели не достигаются, то, видя финансовую структуру компании, вы сразу можете определить, почему и с кем надо дополнительно поработать (план-фактный анализ).

Если компания убыточна, вы можете определить, какой объем деятельности и выручки приведет ее в прибыль (с помощью анализа точки безубыточности).

Любая негативная тенденция, любая аномалия или неоптимальность сразу станут прозрачными, и вы сможете вовремя премировать, наказать, найти нового поставщика, начать новые переговоры, ускорить проект или изменить приоритеты.

Финансовый анализ дает ясную картину причин и следствий, которые остается только превратить в четкие выверенные решения. А еще финансовый анализ дает понимание рисков: к примеру, коэффициентный анализ позволит понять, насколько вы устойчивы в случае кризиса, в результате может оказаться, что не стоит входить в новый рискованный проект, а лучше сконцентрироваться на чем-то более стабильном.

Адаптация учета и бюджетирования

Учет и бюджеты должны давать ответы не на какие-то абстрактные вопросы, а на конкретные и злободневные. А для этого нужно, чтобы они отражали финансовую структуру именно вашей компании: статьи расходов, направления деятельности, проекты, которые вы сейчас осуществляете, оргструктуру и то, насколько те или иные подразделения эффективны (для этого нужно их разделить на центры прибыли, расходов и инвестиций).

Выстраивать структуру ваших отчетов и бюджетов должен грамотный финансист. Иначе вы не получите ответы на многие вопросы.

Автоматизация учета

Только после выстраивания грамотной финансовой структуры можно приступать к автоматизации.

На рынке много программных продуктов:

• доминирующая 1С в разных версиях;
• сложные продукты (так называемые ERP-системы): Галактика или ушедшие с нашего рынка Oracle, SAP, Navision, Axapta;
• легкие продукты, специально заточенные под формирование именно управленческой отчетности: Финансист, Финтабло, План-факт.

Выбор широк. Проекты внедрения могут быть сложными и долгими, а могут быть достаточно быстрыми — все зависит от ваших потребностей.

Для того, чтобы разобраться в том, какие продукты подойдут под ваши задачи и возможности, нужен грамотный финансист-внедренец.

Технология быстрого закрытия

Для быстрого формирования отчетности, анализа и формирования управленческих решений одной автоматизации мало. Необходимо еще правильно организовать администрирование учета.

Пример. Заказчики и поставщики предоставляют акты и документы с большой задержкой, и если бухгалтер отказывается проводить эти документы по копиям, то адекватная информация просто не появится в информационной системе вовремя даже после завершения проекта автоматизации. Налаживание такого администрирования и называется быстрым закрытием. Для того, чтобы его наладить, тоже нужен грамотный финансист.

Главное о финучете в строительстве

Для принятия грамотных, взвешенных и своевременных решений в строительстве не обойтись без грамотно поставленного финансового учета и опытных финансистов-внедренцев. В настоящее время они в дефиците, но без них прозрачности, своевременности и точной выверенности управленческих решений не добиться.

Финансовый учет позволит вам перейти от управления в тумане к управлению при ясном солнечном свете.