Как работать с электронными трудовыми и заполнять СЗВ‑ТД в 2021 году — СКБ Контур

Как работать с электронными трудовыми и заполнять СЗВ‑ТД в 2021 году

26 февраля 2021 142 22933

В России второй год действуют электронные трудовые книжки и бухгалтеры сдают в ПФР отчёт СЗВ-ТД. С 1 января 2021 года завершился переходный период — все сотрудники должны были определиться, какую форму трудовой оставить. Расскажем, как работать с электронными трудовыми книжками в 2021 году.

Елена Кулакова, Вячеслав Шинкарёв

Что делать с бумажными трудовыми

До конца 2020 года все работники должны были решить, сохранить бумажную трудовую книжку или перейти на электронную. Если в это время кто-то был на больничном или в длительном отпуске, то сможет «выбрать» трудовую и в 2021 году.

Сотрудники, которые подали заявление о выборе бумажной трудовой или не подали никаких заявлений, останутся с бумажными книжками. По ним надо будет вести бумажную трудовую, но вместе с этим вести и сведения о трудовой деятельности в электронном виде и передавать их в ПФР по форме СЗВ-ТД. 

Можно ли поменять формат трудовой в 2021 году?

  1. Сотрудник в 2020 году выбрал бумажную трудовую или не подал заявление — он может заменить бумажную книжку на электронную в любой момент.
  2. Сотрудник в 2020 году выбрал электронную трудовую — нельзя снова начать вести бумажную книжку.
  3. Сотрудник первый раз пошел работать в 2021 году — можно завести только электронную книжку, выбора у сотрудника нет.

Даже если работник выбрал электронную трудовую, бумажную выбрасывать нельзя. Он должен хранить её и предъявлять при новом трудоустройстве для подтверждения стажа до 2020 года.

Выбравшие электронную трудовую, с 7 марта 2021 года могут обратиться в ПФР и попросить перенести записи о трудовой деятельности до 2020 года из бумажной книжки в электронную. Если будут найдены несоответствия между данными фонда и данными в бумажной трудовой, фонд уточнит сведения у работодателя (Федеральный закон от 24.02.2021 № 30-ФЗ). После того как ПФР занесет на лицевой счет сведения из бумажной книжки за периоды до 2020 года, можно будет пользоваться только формой СТД-ПФР и не переживать за хранение бумажной.

Когда в 2021 году к вам придёт устраиваться работник из другой компании, проверьте его бумажную трудовую. Если в ней нет записи о закрытии, то он решил сохранить именно бумажную версию, и вы должны продолжать её вести. Если есть запись о выборе электронной трудовой — ведите только электронно.

Как оформить переход на электронную трудовую в 2021 году

Работник в любой момент сможет написать заявление и перейти с бумажной трудовой на электронную. Тем, кто сделал такой выбор, бумажная книжка должна быть выдана на руки с внесением соответствующей записи. Срок выдачи трудовой в нормативных актах не прописан, но по аналогии с выдачей кадровых документов по заявлениям — допустимо 3 дня. Запись надо заверить подписью сотрудника и лица, ответственного за ведение трудовых книжек, или работодателя.

Образец записи в трудовой книжке о выборе электронной формы

В книге учёта движения трудовых книжек в графе 13 сделайте запись: «Выдана на руки на основании письменного заявления (Ф. И. О.) о предоставлении работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ».

С момента выдачи бумажной трудовой работодатель не отвечает за её заполнение и хранение. 

Как работнику получить сведения о своем стаже

Работник, выбравший электронную трудовую книжку, сможет получить сведения о своем стаже следующими способами.

В ПФР, МФЦ или на «Госуслугах» по форме СТД-ПФР

СТД-ПФР утверждена приказом Минтруда РФ от 20.01.2020 № 23Н. В форме отражается информация о всей трудовой деятельности, в том числе, за периоды до 31.12.2019 (наименование работодателя, период работы).

ПФР может выдать сведения о трудовой деятельности как на бумаге, так и в электронном виде — с усиленной квалифицированной электронной подписью. МФЦ будет выдавать СТД-ПФР только на бумаге, «Госуслуги» — только в электронном виде.

У работодателя по последнему месту работы в форме СТД-Р

Форма СТД-Р утверждена приказом Минтруда РФ от 20.01.2020 № 23Н. Если у сотрудника нет бумажной трудовой, работодатель должен будет выдать ему заверенные сведения о трудовой деятельности в бумажном или электронном виде. 

Сделать это нужно в течение трех рабочих дней после получения заявления от сотрудника или в день прекращения трудового договора. Если в день увольнения сотрудник за сведениями не пришёл, их нужно направить ему в бумажном виде заказным письмом с уведомлением.

Работодатель может сообщить данные только за тот период, когда сотрудник работал у него. 

Подробнее об этом читайте в статье «Сотрудник просит выдать справку СТД-Р. Как это сделать?».

Форма СЗВ-ТД: как заполнять

Чтобы ПФР регулярно получал новые сведения о трудовой деятельности работников, сдается отчётность по форме СЗВ-ТД. Форма и порядок заполнения утверждены Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730П (ред. от 27.10.2020).

Заполнять форму нужно на всех официально трудоустроенных или уволенных работников (в том числе совместителей), а также фиксировать там другие кадровые изменения и отражать информацию о поданном заявлении и выбранном формате трудовой.

Требования к заполнению формы

Бланки заполняются чернилами, шариковой ручкой печатными буквами или при помощи средств вычислительной техники без помарок и исправлений. При этом можно использовать любые цвета, кроме красного и зелёного.

Документ по форме СЗВ-ТД заверяется подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации (при наличии). Работодатель, который не является юрлицом, заверяет документы личной подписью.

Сведения о работнике, о страхователе, а также сведения о трудовой деятельности работника заполнять обязательно. Если в течение месяца по работнику не было никаких кадровых событий, «Нулевая» форма не представляется.

В графе 1 таблицы формы СЗВ-ТД нумерация сквозная. Номера мероприятий должны указываться в порядке возрастания и не повторяться.

Значения в графах «Дата (число, месяц, год) приёма, перевода, приостановления, увольнения» и «Дата» в подразделе «Основание» указываются в формате ДД.ММ.ГГГГ. При ежемесячном представлении формы СЗВ-ТД они должны находиться в пределах отчётного периода.

Реквизиты работодателя

«Регистрационный номер в ПФР». Укажите номер, присвоенный страхователю при регистрации. Он должен состоять из 12 цифр по следующему формату: XXX-XXX-XXXXXX.

«Наименование организации / индивидуального предпринимателя». Укажите то же название компании, что и в учредительных документах, название ОП или филиала иностранной компании, которая работает в России. Если такие сведения представляют ИП, адвокат или нотариус, то они должны полностью указать фамилию, имя и отчество (при наличии) — как в паспорте. 

«ИНН». Указывается ИНН работодателя — организации (10 символов) или физлица (12 символов).

«КПП».  Должно состоять из 9 цифр или отсутствовать для ИП.

Аналогичные сведения указываются в разделе «Сведения о работодателе, правопреемником которого является страхователь». Только тут должны быть данные бывшего работодателя, которого сняли с учета.

Сведения о работнике

Фамилию, имя и отчество (при наличии) работника нужно заполнить русскими буквами в именительном падеже, без сокращений и инициалов. Кроме того, обязательно введите дату рождения и номер СНИЛС. Сведения о сотрудниках должны совпадать с теми, что указаны в страховом свидетельстве или в форме АДИ-РЕГ.

Сведения о поданном заявлении

Здесь нужно указать, какой способ ведения трудовой книжки выбрал работник — бумажный или электронный, а также дату подачи заявления.

Обратите внимание: заявление, в котором сотрудник выбирает предпочтительную форму трудовой книжки, — это уже основание для подачи СЗВ-ТД.

Если нужно скорректировать дату заявления, поданного зарегистрированным, представляется форма СЗВ-ТД, в которой в соответствующей строке указана новая дата подачи заявления. 

Если нужно отменить ранее поданные сведения о заявлениях, впишите ранее указанную дату подачи заявления и в поле «Признак отмены» проставьте знак «X».

Сведения о трудовой деятельности работника

В графе «Дата (число, месяц, год) приёма, перевода, приостановления, увольнения» нужно указать дату кадрового мероприятия в формате ДД.ММ.ГГГГ. В следующей графе следует указать вид кадрового мероприятия:

Код Как кадровое мероприятие обозначается в форме Что стоит за этим обозначением
1 ПРИЕМ Приём на работу (службу)
2 ПЕРЕВОД Перевод на другую работу
3 ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ Изменение наименования страхователя
4 УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ) Установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации заполняется с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации (класс, категория, классный чин и т.п.)
5 УВОЛЬНЕНИЕ Увольнение с работы
6 ЗАПРЕТ ЗАНИМАТЬ ДОЛЖНОСТЬ (ВИД ДОЛЖНОСТИ) Лишение права по приговору суда занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью

Если сотрудник работает в районах Крайнего Севера, поставьте в графе 4 код «РКС». Если же он трудится в приравненных к районам Крайнего Севера местностях, то укажите код «МКС».

Подраздел «Наименование»

Графа «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение». Заполняйте по штатному расписанию. Для некоторых должностей предусмотрены льготы или ограничения, поэтому их надо называть так, как требуют квалификационные справочники. Структурное подразделение указывается в случае, если информация о нем отражена в трудовом договоре.

В этой же графе указывается информация о совместительстве, если работник является совместителем. Также в этой графе можно разместить другие сведения (комментарий) о мероприятии.
 
Графа «Код выполняемой функции». С 1 июля 2021 года указывается код из пяти цифр в формате «ХХХХ.Х, где:

Эта графа обязательна для заполнения. Подробнее о том, что в ней писать, читайте в статье «Какой код выполняемой функции указать в СЗВ-ТД».
 
Графа «Причина увольнения». Укажите причину прекращения трудового договора по ТК РФ или иному федеральному закону. А также наименование документа, в соответствии с которым проведено расторжение трудового договора и пункт, часть статьи, статью нормативного документа. Пишите без сокращений, как в трудовой книжке.

Подраздел «Основание»

Графа «Наименование документа». Укажите вид документа (приказ, распоряжение, иное решение работодателя), а в графах «Дата» и «Номер документа» — дату и номер приказа или распоряжения, по которому сотрудник принят на работу (переведён, уволен и т.д.).< /p>

Графа «Дата». Дата указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ.

Графа «Номер документа». Укажите номер документа — без знака «№».

Если нужно отменить запись о трудовой деятельности по зарегистрированному лицу, страхователь представляет форму СЗВ-ТД, заполненную в полном соответствии с первоначальными сведениями, которые требуется отменить, при этом в графе «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении» проставляется знак «X».

Как сдавать СЗВ-ТД в 2021 году

На бумаге отчёт СЗВ-ТД могут сдавать только те компании, у которых 25 и менее застрахованных сотрудников. Все остальные должны представлять эти сведения в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью.

Важная новость

Правительство внесло в Госдуму проект с поправками к закону о персонифицированном учёте (Проект Федерального закона № 1115653-7).

Сведения по форме СЗВ-ТД надо будет представлять только в электронном виде, уже если у страхователя работает больше 10 человек. Планируют также закрепить, что форму имеет право подать не только лично страхователь, но и его представитель по электронной доверенности, подписанной УКЭП. Форму доверенности позже утвердит ПФР.

Подавать сведения нужно не на всех сотрудников, а только на тех, кто уволился, трудоустроился, перевёлся на другую постоянную работу или подал заявление о выборе бумажной или электронной трудовой (полный список кадровых событий см. в таблице выше). Нулевые отчёты сдавать не нужно.

Сроки сдачи зависят от причины представления отчёта:

  • Приём на работу и увольнение — форма представляется не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих оформление (прекращение) трудовых отношений;
  • Перевод на другую постоянную работу, подача заявления о выборе способа ведения трудовой книжки (если в 2020 году не подал по уважительной причине) либо о представлении сведений о трудовой деятельности — не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место кадровые мероприятия.

Ответственность за непредставление СЗВ-ТД

Если страхователь не представит сведения по форме СЗВ-ТД, представит их не вовремя или с ошибками, то ПФР сообщит об этом в трудовые инспекции. За неоднократные нарушения при сдаче отчётности должностным лицам грозит административная ответственность: предупреждение или наложение административного штрафа в размере от трехсот до пятисот рублей (ст. 15.33.2 КоАП). А ещё это может привести к внеплановой проверке инспекцией.

Читайте также:

Елена Кулакова, Вячеслав Шинкарёв
Актуальные материалы раз в неделю
Подписаться
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.
Раз в неделю — дайджест материалов, достойных вниманияАктуальные материалы раз в неделю
Подписаться
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.

Статьи по теме

Все статьи
33 комментария
АГ
ЕК
ОО
Ольга Ольга 29 января 2020
Пожалуйста и еще один вопрос, т.к. информация неоднозначная. В отчет СЗВ-ТД нужно вносить только одно последнее кадровое событие работника на 01.01.2020 (например, перевод)? Или нужно внести: 1.Прием, 2.Перевод. Т.е. все события с момента приема работника по последнему месту работы?
МБ
Марина Бухова 4 февраля 2020
В тексте указано "Подготовиться к тому, чтобы передавать сведения в ПФР через интернет, если не делали этого раньше. Подойдёт любая система электронной отчётности". Уточните пожалуйста. Нас обслуживает Централизованная бухгалтерия. Каким образом сдается отчетность через интернет?Через регистрацию на госуслугах?Скачивать какую-то специальную программу?В пенсионном фонде сказали, что отчет СЗВ-ТД в бумажном виде не сдается.
ВС
Валентина Сигунова 10 марта 2020
Добрый день. В учреждении на 01.01.2020 работают совместители. Трудовые книжки на них не ведутся. Заявления о выборе формы ведения трудовых книжек они не подают. Кадровых событий, переименования учреждения в 2020 году не планируется. Какие сведения нужно подать на совместителей в отчете СЗВ-ТД?
Добрый вечер, при увольнении работника в какой срок вносится запись в электронную трудовую книжку ?Допустим увольнение по собственному желанию было 20.09.2020.
Здравствуйте, подскажите пожалуйста, если деятельность в организации не ведётся, на руководителя тоже необходимо подать СЗВ-ТД? Трудового договора нет, з/Пл соответсвенно нет, нужно все равно указывать на основании приказа /решения он назначен и от какого числа? Спасибо
ОК
Ольга Колесова 15 марта 2021
Подскажите, пожалуйста, в 2021г. приняли сотрудницу, у которой последняя запись в тр.книжке от 2018г. Она выбрала ведение трудовой в эл.виде, нужно сделать ей какую-то запись в трудовой книжке?
Подскажите, сотрудники в 2020г. не подавали заявления о выборе ведения трудовой книжки, а сейчас решили подать. Если в марте мы подадим на них отчет в ПФР -это на нарушение? Ведь надо было подать сведения до 30.22.2020г.?
ЯЗ
Яна Зайцева 19 мая 2021
Добрый день! У нас полностью дистанционный формат работы. Насколько я знаю, законодательно мы не обязаны вести бумажную трудовую, только если сотрудник напишет заявление и вышлет оригинал в организацию.
В нашем случае, обязательно ли было делать уведомления о переходе на ЭТК, получать заявления и т.д.?
Какие шаги мы должны были предпринять?
Заранее благодарна за ответ!
Е
Подскажите пожалуйста в течении какого срока происходит оформление в электронную трудовую?3,5 дней? Максимальный срок интересен.
ГМ
Галина Макарова 20 июля 2021
Добрый день! Надо ли сдавать отчет СЭВ- ТД профсоюзной организации, где председатель в единственном числе и работает на общественных началах, заработная плата не начисляется?
ГМ
Галина Макарова 20 июля 2021
Добрый день! Подскажите, надо ли отправлять профсоюзной организации отчет СЭВ-ТД, где председатель работает на общественных началах и заработная плата не начисляется?
И
Добрый день.
Сотрудник выбрал ЭТК или уже пришел на трудоустройство с оформленной ЭТК, на увольнение такие сотрудники не являются, как правильно оформить ?
А
подскажите в какой срок вносятся данные об увольнении в эл.трудовую книжку?
Здравствуйте! Можно ли предыдущему работодателю (назовем его - Х) ставить завершающие записи (например, о восстановлении и об увольнении) ПОСЛЕ записи настоящим работодателем (о приеме), если Х не сделал этого своевременно и сейчас должен это сделать по решению суда ?
Как уволиться из компании, у которой нет денег на оплату программы, а трудовые книжки электронные?
С
Вот бы увидеть бланк заявления на перенос сведений из бумажной книжки в электронную...
К кому обратится, если я и дня не работала в компании Мясницкий ряд, а в электронной трудовой запись , что я там работаю
НМ
Николай М 20 февраля 2022
Здравствуйте!
Почему в моей электронной выписке "Сведений о трудовой деятельности, предоставляемых из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации", последний период работы указан как 31.12.2019? Хотя перерыва в трудовом стаже нет (и 2020ый, и 2021ый года работал в прежней организации), не увольнялся и работаю по сей день?
Подскажите если я работаю с 2021г при увольнении мне нужно переносить данные с электронной трудовой в бумажную, на работу попасть не могу, можно ли это сделать в пфр или это вообще не обязательно?
К
Константин 24 февраля 2022
Подскажите , пожалуйста, в каких случаях и для чего организация должна требовать сведения о трудовой деятельности с работника , если он уже работает и не первый год?! Да еще в приказном порядке?!
А
Александра 10 марта 2022
Добрый день подскажите.. Куда нужно обратиться, если в электронном носителе о трудовой деятельности.. допущены ошибки.. об не всех местах работы, а так-же неправильно указаны даты с предыдущего места работы.
Е
Екатерина 19 июля 2022
Здравствуйте, подскажите пожалуйста. Обязан ли отдел кадров внести работнику все записи в ЭТК из ТК? Или кадровик вносят данные непосредственно своей организации?
Л
Людмила 24 июля 2022
Здравствуйте! В нашей организации сотрудник самостоятельно оформил электронную трудовую книжку через портал Госуслуги. Кадровый сотрудник узнал об этом спустя две недели. Как быть с отчетностью СЗВ-ТД в данной ситуации?
В
что делать если работодатель после увольнения утверждает, что сдал все отчеты в ПФР,а записи в Эл.трудовой об увольнении нет?
Н
Наталья 4 дня назад
Добрый день! Подскажите, пожалуйста, что делать, если работодатель утверждает, что отправил все документы в фсс при увольнении, а отметка в электронной трудовой книжке не появилась.