Сотрудник просит выдать справку СТД-Р. Как это сделать?

Для подтверждения трудового стажа сотрудника с электронной трудовой книжкой кадровики выдают справку СТД-Р. Разбираемся, какую форму использовать для этого и как ее заполнять.

Когда нужно выдавать справку СТД-Р

Справку СТД-Р нужно выдать в двух случаях: по заявлению сотрудника или при увольнении.

Работодатель обязан выдавать СТД-Р только тем сотрудникам, которые выбрали электронную трудовую книжку и забрали с работы бумажную (ст. 66.1 ТК РФ). Если сотрудник написал заявление о продолжении ведения трудовой книжки в бумажной форме, работодатель вправе не выдавать СТД-Р. Такой сотрудник сможет получить аналогичную справку СТД-СФР дистанционно на сайте Социального фонда России (СФР) или через Госуслуги, а также в  МФЦ. На сайте СФР достаточно зайти в личный кабинет и в разделе «Электронная трудовая книжка» нажать кнопку «Заказать справку (выписку о трудовой деятельности)».

Выдача СТД-Р по заявлению сотрудника

Чтобы получить справку СТД-Р, работник должен написать заявление. Подготовить справку нужно в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления.

В заявлении работник указывает, как хочет получить СТД-Р — на бумаге или в виде электронного документа. Заявление можно составить в свободной форме. Вот образцы:

Выдача СТД-Р при увольнении

При увольнении сотрудника работодатель обязан выдать СТД-Р. Отдельное заявление на выдачу справки не требуется. Если у сотрудника есть пожелания к форме справки, он может указать их в заявлении на увольнение.

Выдать справку нужно в последний рабочий день. Так, если сотрудник уходит в отпуск с последующим увольнением, то СТД-Р выдайте в последний рабочий день перед отпуском (ч. 5 ст. 80 ТК РФ).

Работнику, который не забрал СТД-Р, направьте справку заказным письмом с уведомлением. Работодатель освобождается от ответственности за несвоевременность выдачи справки со дня отправки письма.

Реклама 16+

Кадровый электронный документооборот в действии

Покажем в прямом эфире, как работает КЭДО от Контур.Диадока: трудоустройство, отпуска и другие кадровые процессы.

Записаться на демо

Как выдать СТД-Р

Справку выдайте тем способом, который выбрал сотрудник. Если он не указал своих пожеланий, работодатель имеет право выбрать бумажный или электронный формат выдачи самостоятельно. В обоих случаях СТД-Р должна быть заверена надлежащим образом:

• бумажная СТД-Р — подписью руководителя или его доверенного лица и печатью организации (при наличии);
• электронная СТД-Р — усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) уполномоченного лица.

Справку можно выдать лично в руки сотруднику, направить заказным письмом или отправить по электронной почте.

Как должна выглядеть справка

СТД-Р выдается на бланке, утвержденном Приказом Минтруда России от 10.11.2022 № 713н. В этом же документе прописан порядок заполнения формы.

Справка заполняется индивидуально по работнику. В ней отражаются все сведения о трудовой деятельности сотрудника за период, в котором он работал у вас. Эти сведения берутся из бумажной трудовой книжки и форм СЗВ-ТД. 

Условно форму СТД-Р можно поделить на 2 части: верхняя (шапка) и нижняя (табличная). 

В шапке указываются следующие данные:

• сведения о работнике — ФИО, СНИЛС, дата рождения;
• сведения о работодателе — наименование, ИНН, КПП, регистрационный номер в СФР;
• информация о том, когда работник подал заявление о продолжении ведения трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности — день, месяц, год (это поле заполняет только работодатель, который получил соответствующее заявление от этого сотрудника).

Если ИНН, присвоенный работодателю, состоит из 10 цифр, то необходимо записать их в первых десяти знакоместах строки, а в последних двух поставить прочерки.

В нижней части (табличной) указываются все данные о трудовой деятельности работника:

В графе 5 («Код выполняемой функции (при наличии)») нужно указывать 5 цифр в формате XXXX.X, где первые 4 знака — это код группы занятий по общероссийскому классификатору занятий, а пятый знак – контрольное число.

В графе 3 нужно указывать только семь типов кадровых событий:

Как исправить ошибку в СТД-Р

Если сотрудник заметил неверную запись в СТД-Р, то информацию нужно исправить или аннулировать.

СТД-Р формируется на основании информации в СЗВ-ТД. Поэтому, если обнаружена ошибка, надо исправить СЗВ-ТД и отправить в ПФР, а потом заново формировать СТД-Р. Если будет исправлена только СТД-Р, возникнет расхождение с базой Пенсионного фонда (с формой СТД-СФР).

Чтобы полностью аннулировать запись, нужно заполнить в отношении кадрового мероприятия все графы с 1 по 9, а в графе 10 поставить «Х». Например, если кадровик ошибочно отразил запись об увольнении, которого не было, надо просто поставить «Х» в графе 10 соответствующей строки.

Чтобы исправить запись, нужно сначала отменить неправильную запись, проставив «Х» в графе 10, а затем заполнить следующую строку верными данными. 

Реклама 16+

Заполнить и сдать ЕФС-1 через интернет

Пример исправления ошибки в справке СТД-Р. Секретарь Татьяна была принята на работу 12.07.2018. Она уволилась 20.08.2021 и в день увольнения получила справку СТД-Р. Через неделю Татьяна заметила, что кадровик ошибся в дате увольнения. Она обратилась к бывшему работодателю за исправленной формой. Работодатель сдал в ПФР исправленную СЗВ-ТД, а затем выдал Татьяне справку СТД-Р с верными данными.

Что будет за непредоставление справки СТД-Р

За непредоставление СТД-Р в установленные сроки работодателю грозят санкции по ст. 5.27 КоАП РФ. Штрафы предусмотрены как за первичное нарушение, так и за повторные ошибки.

Первичное нарушение. На должностное лицо накладывается штраф в размере 1 000 — 5 000 руб. или ему делают предупреждение; штраф для ИП предусмотрен в размере 1 000 — 5 000 руб., а для юридического лица — от 30 000 до 50 000 руб.

Повторное нарушение. Для должностного лица КоАП РФ прописывает штраф в размере от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификацию на срок от 1 до 3 лет; для ИП штраф от 10 000 до 20 000 руб.; для юридического лица — в пределах 50 000 — 70 000 руб.