Корпоративные карты: 5 вопросов, которые волнуют малый бизнес

Корпоративные карты — удобный банковский инструмент для ведения бизнеса. Но не все знают, как правильно с ними работать. Можно ли выдать корпоративную карту лицу, работающему по договору ГПХ? Можно ли с такой карты снять валюту на территории России?

В этой статье ответим на самые обсуждаемые вопросы о корпоративных картах.

Вопрос 1. Можно ли снять денежные средства с корпоративной карты и оприходовать их в кассу без передачи подотчетному лицу?

Деньги в кассу сами не попадут. Работник снимет их с расчетного счета и внесет наличными в кассу. Значит, бухгалтер в учете сделает две отдельные операции:

Дт 71 Кт 51
Дт 50 Кт 71

Счет 71 называется «Подотчетные лица». То есть без участия подотчетного лица не обойтись.

Вопрос 2. Работник по ошибке оплатил с корпоративной карты коммунальные платежи третьего лица. Что делать бухгалтеру? 

Если третье лицо известно и готово вернуть деньги компании, то их можно либо перевести на расчетный счет, либо внести наличными в кассу. Если третьего лица след простыл или оно отказывается вернуть деньги, то ущерб, нанесенный работодателю, возмещает работник (ст. 238 ТК РФ).

В любом случае с работника, который является владельцем корпоративной карты, нужно потребовать объяснительную.

Корпоративная карта: плюсы и минусы

Вопрос 3. Нужно ли работнику составлять авансовый отчет, если он платил с именной корпоративной карты?

Да, авансовый отчет составлять нужно. Что касается безналичных расчетов, то для них не установлены сроки, когда работник должен представить авансовый отчет бухгалтеру. Поэтому составлять этот документ можно раз в месяц, например 25-го числа. Такой порядок необходимо утвердить приказом или закрепить в учетной политике компании.

Легко ведите учет и заводите первичку, отправляйте отчетность через интернет

Вопрос 4. Можно ли выдать корпоративную карту лицу, работающему по гражданско-правовому договору?

В п. 1.5 Положения ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266-П говорится об «уполномоченных физических лицах», а не о работниках. Поэтому можно сделать вывод, что держателями карт могут быть не только работники, но и иные физические лица, если у них есть доверенность от компании или ИП. Исключение — компании, лицевые счета которым открыты в территориальных органах Федерального казначейства, финансовых органах субъектов РФ. Эти компании могут получить карты только для своих штатных работников. 

Вопрос 5. Можно ли с корпоративной карты снять валюту на территории России?

Ситуация: работник перед заграничной командировкой решил снять с корпоративной карты наличные в евро. Можно так делать или нельзя — законодательство не разъясняет. Попытаемся разобраться.

Федеральный закон от 10.12.2003 № 173-ФЗ разрешает компаниям проводить валютные операции через банковские счета. Но работник — не компания, хоть и действует от ее имени. В Положении № 266-П в числе разрешенных операций по корпоративной карте вообще не упоминается получение иностранной валюты на территории России. Зато в п. 2.5 упомянуты «иные операции в иностранной валюте с соблюдением требований валютного законодательства». Поэтому можно сделать вывод, что снять с карты валюту можно в случае, если расплачиваться ею за пределами России. Валютному законодательству это не противоречит. Суммы считаются выданными под отчет работнику — держателю карты.