Электронный документооборот
Учет и отчетность
Проверка контрагентов
Торговля и ритейл
Автоматизация бизнеса
Управление HR‑процессами
Участие в закупках
Коммуникации
Сделки с недвижимостью
Банковские услуги
Поиск клиентов
Маркировка товаров
Информационная безопасность
Бухгалтерская справка — особый первичный документ. В умелых руках сфера применения справок огромна. Читайте в нашем материале, когда можно и нужно использовать этот инструмент бухгалтерского учета.
Из статьи вы узнаете:
- Зачем нужна бухгалтерская справка
- Как оформить бухгалтерскую справку
- Образцы бухгалтерских справок
- Как хранить и использовать бухгалтерские справки
Зачем нужна бухгалтерская справка
Справка бухгалтера незаменима при исправлении ошибок или недочетов в учете. Кроме того, с ее помощью поясняют специфические хозяйственные операции или оформляют проводки, для которых отсутствуют регистры установленной формы. Одна из разновидностей бухгалтерской справки — справка-расчет. Она подтверждает хозяйственные операции, при которых вручную распределяют начисленные суммы.
Корректно оформленная бухгалтерская справка одновременно вносит изменения в бухгалтерский и налоговый учет. Это сохраняет правильность соотношения между ними.
Учетная политика организации на 2023 год: инструкция и образцы
В таблице перечислены конкретные ситуации, когда используют бухгалтерские справки.
| Ситуация | Как используют бухгалтерскую справку |
|---|---|
| Списание просроченной дебиторской и кредиторской задолженности | Необходима для перевода задолженности во внереализационные расходы или доходы. Оформляют по результатам инвентаризации расчетов с контрагентами. Включает информацию о номере и дате договора, реквизитах первичных расчетных документов. Дополнительно в справке необходимо произвести расчет срока исковой давности по задолженности |
| Списание себестоимости реализованных товаров | Подтверждает обоснованность списания товаров. Фиксирует дату списания и финансовый расчет |
| Перевод товаров в материалы | Основание для формирования проводок «переведены товары в материалы» и «материалы переданы в производство». Подтверждают и детализируют количество и стоимость переданных товаров |
| Исправление ошибок в учете, корректировки учета | Подтверждает факт обнаружения ошибки или неточности в учете. Фиксирует дату, с которой внесены исправления. Содержит сведения об ошибке и причинах ее возникновения. Отражает корреспонденцию по счетам учета с указанием правильной суммы. Поясняет внесенные исправления или корректировки |
| Детализация и оформление проводок | Используют в случаях, когда хозяйственную операцию нельзя подтвердить первичными документами установленной формы. Поясняет и обосновывает сделанные проводки |
| Доказательства в суде | При необходимости служит доказательством в суде и аккумулирует в себе справочную бухгалтерскую информацию из нескольких документов или регистров учета. Подтверждает данные учета компании |
| Применение раздельного учета по НДС | Необходима для расчета части «входного» НДС, которая относится к облагаемым операциям и может быть включена в вычеты по НДС. Справка не заменяет первичные документы, но обосновывает сумму «уплаченного» налога |
| Передача информации в госорганы | Обобщает запрошенную информацию. Поясняет и детализирует данные учета. Может содержать сведения из нескольких документов или регистров, а также сведения за конкретный период |
| Распределение прибыли или начисление дивидендов | Подтверждает и поясняет расчеты. Служит основанием для проводок в учете |
| Расчет процентов по кредитам и депозитам | Фиксирует сумму уплаченных процентов по кредитам и депозитам |
| Расчет заработной платы и иных начислений работникам | Подтверждает расчеты и начисления работникам при нестандартных выплатах. Фиксирует даты, на которые произведены расчеты с сотрудниками. Отражает порядок начисления и размер компенсации за задержку выплаты зарплаты, компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении, расчет декретных |
| Начисление финансовых обеспечений и резервов | Подтверждает и поясняет расчеты. Служит основанием для проводок в учете |
Как оформить бухгалтерскую справку
Форма бухгалтерских справок не регламентирована действующими правилами. Однако так как справка — первичный документ, она должна соответствовать требованиям ч. 2 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ и содержать в себе следующие сведения:
- наименование документа;
- дата его составления и номер (если ведется нумерация);
- наименование организации;
- описание хозяйственной операции, для регистрации которой составлена справка, причины составления, проводки, которые необходимо отразить в учете;
- единицы, в которых выражается хозяйственная операция (натуральные, трудовые или денежные);
- наименования должностей, подписи, фамилии, имена и отчества сотрудников, которые ответственны за совершение хозяйственной операции и подтверждают правильность ее оформления.
Каждая компания или предприниматель вправе самостоятельно разработать форму бухгалтерской справки и утвердить ее в учетной политике. Справка может содержать таблицы, текст, расчеты и иную информацию, которая будет удобна в использовании. Как правило, лица, ответственные за составление бухгалтерских справок — руководитель или главный бухгалтер. В случаях, когда справку или расчет готовит рядовой бухгалтер, участие в составлении и подписании таких справок должно быть указано в его должностной инструкции.
Правила оформления первичных документов, в том числе бухгалтерских справок, разъяснены в письме Минфина России от 04.02.2015 № 03-03-10/4547. Кроме правил, там указано, что незначительные ошибки в составлении первичных документов не влияют на налогооблагаемую базу по прибыли. Незначительными можно считать ошибки, которые не влияют на возможность идентификации налогоплательщика, сторон сделки, содержания хозяйственной операции или расчет налогов.
Образцы бухгалтерских справок
Пример 1. На момент расчета больничного листа работник отработал в компании три месяца. При трудоустройстве он не представил справку о среднем заработке за последние два года с прежнего места работы. Бухгалтер начислил пособие по нетрудоспособности исходя из МРОТ, установленного в текущем году. Позднее работник принес работодателю справку с прежнего места работы, и бухгалтер пересчитал размер пособия, о чем составил справку.
Пример 2. Бухгалтер провел инвентаризацию расчетов и обнаружил дебиторскую задолженность в размере 23 000 рублей, нереальную к взысканию. Бухгалтер составил справку и на ее основании списал дебиторскую задолженность.
Комментарий к справке: В ООО «Арканы» проведена инвентаризация расчетов с покупателями, поставщиками, прочими кредиторами и дебиторами по состоянию на 30.08.2021. В ходе инвентаризации выявлен долг за ООО «Должник» по договору поставки № 25 от 10.01.2019 года на сумму 23 000 рублей (в том числе НДС по ставке 20 % - 3 833,33 рублей) со сроком оплаты 30.01.2019 года. Товарная накладная и счет-фактура от 12.01.2019 № 123.
Во время инвентаризации выяснилось, что ООО «Должник» ликвидировано по решению налогового органа 25.07.2021 года (выписка из ЕГРЮЛ от 20.09.2021 по ООО «Должник»). На основании изложенного и в соответствие с приказом руководителя организации от 20.09.2021 дебиторская задолженность ООО «Должник» в размере 23 000 рублей подлежит списанию. 20 000 рублей списано за счет резерва по сомнительным долгам, 3 000 рублей списаны как долг, не покрытый резервом.
Как хранить и использовать бухгалтерские справки
Хранить бухгалтерские справки необходимо вместе с документами и регистрами, в которых непосредственно оформлены хозяйственные операции. Например, если с помощью бухгалтерской справки исправлены ошибки или внесены корректировки в документы, то она подшивается вместе с исправленными регистрами. С трудовыми табелями следует хранить справки, которыми начислены компенсации сотрудникам. Если в справке рассчитаны проценты по депозиту, то она служит дополнительным документом к платежному поручению на уплату.
Сроки хранения бухгалтерских справок такие же, как у всех бухгалтерских документов, — в течение следующих пяти лет, начиная с 1 января следующего календарного года (ст. 29 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Сведения в бухгалтерской справке предназначены только для внутреннего использования в компании. Ее можно предоставлять контрагентам исключительно как дополнительное или поясняющее приложение к основному документу.
Бухгалтерская справка не заменяет собой отсутствующий первичный документ. Категорически нельзя подтверждать бухгалтерской справкой расходы по налогу на прибыль, если акты выполненных работ «утеряны» или отсутствуют по иным причинам. При проверке это может привести к доначислению налогов и штрафам (постановление АС Уральского округа от 05.07.2021 по делу № Ф09-3128/21).
