Выходные за вакцинацию: как оплачивать и можно ли не предоставлять

В прошлом году Минтруд рекомендовал работодателям давать отгулы сотрудникам, которые поставили прививку от COVID-19. Как правильно оформить выходные и можно ли не придерживаться рекомендаций, рассказал эксперт Контур.Персонала Дмитрий Шафран.

Дмитрий Шафран Руководитель проекта Контур.Персонал

В октябре 2021 года заместитель председателя Правительства РФ Татьяна Голикова предложила давать за прививку от COVID-19 выходные с сохранением зарплаты. Эту инициативу поддержал президент и члены трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений. В результате Минтруд разработал рекомендации и разослал их в регионы.

Из статьи вы узнаете:

• Что предписывает делать Минтруд
• Как оформить выходные за вакцинацию
• Можно ли не давать дополнительные выходные

Что предписывает делать Минтруд

Министерство труда рекомендовало работодателям предусмотреть в коллективных договорах или локальных нормативных актах два оплачиваемых выходных за прививку от COVID-19. Принять решение о их предоставлении работодатели могут с учетом своего финансово-экономического положения. 

В сухом остатке: оплата, порядок предоставления, количество выходных и само право давать отгулы оставили за работодателем. Но есть несколько нюансов, на которые стоит обратить внимание.

Нужно ли давать выходные за каждый компонент вакцины

В рекомендациях нет пояснений на этот счет. Однако в письме Роструда от 20.10.2021 № ПГ/30835-6-1 сказано, что эти оплачиваемые дни сотрудникам дают для прохождения вакцинации и дополнительного отдыха после. А это значит, что, скорее всего, предоставлять два выходных нужно за каждый компонент вакцины. Однако в любом случае все будет зависеть от условий, которые пропишет работодатель в трудовом договоре и локальных нормативных актах.

Чем можно заменить выходные

В письме от 20.10.2021 Роструд отмечал, что работодатель должен учитывать свое финансовое положение при установлении дополнительных гарантий и компенсаций работникам, проходящим вакцинацию. В качестве примеров назвали:

• дополнительные оплачиваемые дни отдыха с сохранением зарплаты;
• присоединение дней отдыха к очередному отпуску;
• дополнительные выплаты;
• оплата проезда, питания и т.п.

В финальной версии рекомендаций Минтруда речь только о дополнительных днях отдыха с сохранением зарплаты.

Кто должен оплачивать отгулы

В рекомендации про это не сказано, никаких компенсаций для работодателей не предусмотрено. А значит, оплачивать отгулы придется работодателю из собственного бюджета. Рассчитать оплату можно исходя из среднего заработка или зарплаты, если региональные власти не указали в своих нормативно-правовых актах другие требования. Порядок расчета работодателю нужно прописать в коллективном договоре или локальных нормативных актах.  

Нужно ли удерживать НДФЛ и начислять взносы

Работодатели обязаны удержать НДФЛ и уплатить взносы с суммы оплаты дополнительных выходных при вакцинации (п. 1 ст. 210, пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ).

Дополнительные оплачиваемые выходные за вакцинацию — это не требование закона, а рекомендация. Поэтому их нельзя учитывать в расходах для расчета налога на прибыль и налога по УСН «доходы минус расходы» (п. 24 ст. 270, п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Однако в расходах можно учесть страховые взносы с выплат за эти дни.

Как оформить выходные за вакцинацию 

Для начала нужно прописать право отдыха в коллективном договоре или локальных нормативных актах, например, в положении о внутреннем трудовом распорядке. Там стоит указать порядок предоставления и оплаты таких выходных. Затем нужно обязательно ознакомить работника со всеми изменениями, которые внесены в документ.

Отгул предоставляется только по заявлению работника. Оно может быть составлено в свободной форме, но с обязательным указанием количества дней отдыха и дат.

После согласования заявления можно издавать приказ. В нем указываются основание для предоставления дополнительных выходных и количество дней отгула. Например, основанием для дополнительных выходных может быть «Предоставление дней отдыха (отгулы)»:

В табеле учета отгул стоит отметить буквенным кодом «ОВ» или цифровым — «27». 

Работодатель вправе попросить сотрудника предоставить справку о вакцинации или прививочный сертификат. Если сотрудник не выходит на работу и не доказывает факт вакцинации, работодатель может уволить его за прогул. Подробнее об этом читайте в статье «Как уволить работника-нарушителя».  

Доверьте учет рабочего времени специальным программам

Можно ли не давать дополнительные выходные

Дополнительные дни отдыха с сохранением заработной платы по закону положены сотрудникам, которые:

• проходят диспансеризацию или медосмотр (ст.185 ТК РФ, ст. 185.1 ТК РФ),
• являются родителями (опекунами, попечителями) ребенка-инвалида (ст. 262 ТК РФ),
• донорам крови (ст. 186 ТК РФ).

Оплачиваемые выходные за прививку в ТК РФ не закреплены — это лишь рекомендация Министерства труда. Но несмотря на то, что право предоставлять выходные за прививку так и не закрепили в ТК РФ, рекомендации лучше не игнорировать. И вот почему.

Некоторые региональные власти закрепили обязательные отгулы за вакцинацию в местных нормативно-правовых актах. Однако, подчиниться им обязаны только работники государственных учреждений. Для коммерческих они так и останутся рекомендациями, так как по факту они сами обеспечивают условия труда и отдыха для сотрудников.

Но и здесь не все просто. Если работодатель отказывается давать отгул, а сотрудник с этим не согласен, то, скорее всего, суд встанет на его сторону, так как рекомендация на высшем уровне все-таки существует.