Как составить и выдать справку № 182н о зарплате

С 1 января 2023 года справка № 182н о сумме заработка за два года перестала быть обязательным документом, который выдается работнику при увольнении. Однако по письменному заявлению работника этот документ придется выдать в течение трех рабочих дней (ч. 1 ст. 62 ТК РФ).

В статье расскажем, когда все-таки нужна справка № 182н, в каком порядке она выдается и как составляется.

Что такое справка № 182н о заработке

Справка о заработке получила свое сокращенное название по номеру документа, которым утверждена ее форма и порядок выдачи — это Приказ Минтруда РФ от 30.04.2013 № 182н, утративший силу.

Форма содержит сведения:

• об облагаемых страховыми взносами выплатах сотруднику за текущий год и два календарных года, предшествующих году увольнения или обращения за справкой;
• о количестве календарных дней в периодах, за которые работнику не начислялись страховые взносы.

Справка была нужна для расчета среднего дневного заработка. С его помощью определялись суммы пособий по болезни, беременности и родам, уходу за ребенком до 1,5 лет.

Упразднение справки № 182н связано с объединением ПФР и ФСС в единый Социальный фонд. Теперь взаимодействие работодателей и страховщика в электронном виде осуществляется с использованием системы электронного документооборота страховщика (СЭДО). И если ранее для получения сведений о зарплате нового сотрудника работодателю приходилось запрашивать справку № 182н на предыдущем месте работы, то сейчас достаточно отправить через СЭДО «Запрос сведений о заработной плате сотрудника» в СФР.

СФР располагает сведениями о суммах заработка застрахованных лиц, поскольку работодатели ежемесячно направляют эти сведения в ФНС в составе новой формы персонифицированных сведений ЕФС-1. 

Первые три дня пособия по болезни или травме обязан выплачивать работодатель. Если два предыдущих года работник трудился у вас, рассчитать средний дневной заработок для больничного будет несложно. Но если он в этот период сменил место работы, то тогда нужно подтвердить его заработок у предыдущего работодателя, отправив запрос о зарплате за два года в СФР. Без этого правильно рассчитать сумму больничного не получится. Если вы пользуетесь Экстерном, воспользуйтесь инструкцией, чтобы правильно запросить сведения о зарплате.

Работайте с электронными больничными по новым правилам в Экстерне

Подробнее

Когда нужно выдать справку

Работодатель по-прежнему обязан выдать справку о зарплате, только если сотрудник запрашивает этот документ посредством письменного заявления. Оно составляется в произвольной форме.

В этом случае срок выдачи справки составляет три рабочих дня со дня получения заявления. По заявлению действующих сотрудников справка выдается в тот же срок (ст. 62 ТК РФ). 

Обратиться за справкой к бывшему работодателю человек может в любое время, в том числе через несколько лет после увольнения. Отказать в выдаче документа нельзя.

Почему справка № 182н иногда нужна

Как уже было сказано выше, сегодня, благодаря электронному взаимодействию работодателя со страховщиком, получение сведений о заработной плате по справке 182н при исчислении пособия не требуется. Все сведения о заработке у СФР уже есть.

Однако есть случаи, когда данные из справки 182н становятся необходимы. В частности, при расчете пособия по временной нетрудоспособности расчетных периодов до 2023 года.

Как составить и утвердить справку

Справку 182н можно заполнить от руки или сформировать на компьютере. В ней не должно быть помарок, исправлений, ошибок. Данные для составления берутся из бухгалтерского учета и отчетности по взносам.

Унифицированная форма содержится в Приказе № 182н.

Документ включает четыре пункта или раздела. Перед первым пунктом указывается дата выдачи справки и ее номер.

Раздел 1. Страхователь отражает свои данные:

• полное наименование организации (подразделения) или Ф. И. О. предпринимателя;
• наименование территориального органа ФСС;
• регистрационный номер и код подчиненности — они присваиваются фондом при регистрации работодателя;
• ИНН и КПП (ИП указывают только ИНН);
• адрес фирмы, подразделения или ИП и контактный телефон.

Раздел 2. Предназначен для сведений о работнике. Укажите его Ф. И. О., паспортные данные, адрес, СНИЛС, а также периоды работы у этого страхователя, в течение которых за сотрудника уплачивались страховые отчисления на ВНиМ.

Реклама 16+

Составляйте кадровые документы по готовым шаблонам

Раздел 3. Суммы выплат работнику, на которые начислялись взносы, указываются цифрами и прописью. Они отражаются отдельно за каждый из двух предшествующих лет и текущий год, то есть обычно заполняется три строки. Например, если человек работал в компании с 2017 года и уволился в 2022, то в разделе 3 будет отражена его зарплата за 2020, 2021 и 2022 годы.

Раздел 4. Он предназначен для отражения периодов, в которых взносы на выплаты работнику не начислялись, а также количества календарных дней в этих периодах. Это касается больничных, отпусков по беременности и родам или по уходу за ребенком, некоторых периодов освобождения от работы с полным или частичным сохранением зарплаты.

Заполнять раздел нужно на все годы, вошедшие в справку. Каждый исключенный период года отражается по отдельной строке. Указывается дата его начала и окончания, количество календарных дней, а также наименование.

Например, в 2021 году сотрудник брал больничный 2 раза: с 12 по 20 апреля и с 11 по 15 октября. В блоке 2021 года будут заполнены такие строки:

Отдельными строками отражаются периоды отпуска по беременности и родам или по уходу за ребенком.

Почему суммы в справке № 182н и в справке о доходах могут не совпадать

Порой работники обращаются в бухгалтерию с вопросом: почему сумма выплат в форме 182н не соответствует той, что указана в справке о доходах (бывшей форме 2-НДФЛ). Казалось бы, оба документа содержат сведения о зарплате, так почему же они различаются? 

Объяснение довольно простое — эти справки составляются для разных целей и каждая из них формируется по своим правилам. И выплаты, которые в них включаются, могут быть разными.

Справка о доходах показывает сумму налогооблагаемых выплат и уплаченного с нее налога. То есть в нее включаются суммы, облагаемые НДФЛ, а необлагаемые выплаты в расчет не берутся. С формой № 182н все иначе. Она применяется для расчета пособий и включает суммы, которые облагаются взносами на ВНиМ.

Большая часть дохода облагается и взносами, и НДФЛ. Но наряду с этим есть выплаты, облагаемые налогом на доход и при этом не облагаемые страховыми взносами, равно как и наоборот. 

Например, пособие по временной нетрудоспособности. С него удерживается НДФЛ, а вот страховые взносы на его сумму не начисляются. Поэтому выплаты по больничным листам включаются в справку о доходах (бывшая форма 2-НДФЛ), а в справку № 182н — не включаются. Отсюда и возникает несоответствие сумм.