Автоматизированный учет путевых листов и ГСМ: от сложного к простому

29 апреля 2014
Автоматизированный учет путевых листов и ГСМ: от сложного к простому

С расширением автопарка компании увеличивается объем информации, необходимой для обработки, и усложняются задачи. Вести учет путевых листов и ГСМ вручную сложно — многое бухгалтеру и диспетчеру приходится держать в голове. Порой возникает путаница, которая затрудняет работу компании и приводит к закономерным финансовым потерям.

При ручном ведении путевых листов и учете расхода ГСМ высока вероятность не заметить ошибки, допущенные при заполнении определенных частей документа, или, например, забыть о сроке прохождения очередного техосмотра. Бумажные документы следует заполнять с особой внимательностью: указывать назначение поездки, маршрут, километраж, расход топлива и другие данные. Такая работа отнимает время и требует терпения, чего диспетчерам и водителям хватает не всегда.

Между тем правильное и разборчивое заполнение путевых листов крайне важно: если налоговая инспекция в ходе проверки обнаружит, что документ составлен неверно (например, неразборчиво написан пункт назначения или имеются другие ошибки),  то у нее будет основание не признавать путевой лист  в качестве документа, подтверждающего  осуществление расходов на ГСМ. А еще бумажные документы имеют свойство теряться.

Чем могут грозить компании проблемы с заполнением документов?  Налоговая база для расчета налога на прибыль компании вырастает ровно на суммы документов, не принятых к учету в рамках налоговой проверки. В итоге налог на прибыль,  уплаченный компанией, оказывается меньше, и, как следствие, компании начисляются штрафы, пени.

Чтобы избежать неприятностей, достаточно следовать нескольким рекомендациям.

Совет № 1. Составляйте путевые листы правильно и разборчиво. В таком случае вы сможете корректно отнести расходы на ГСМ и таким образом  уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль организации.

Путевой лист легкового автомобиля

Корректно заполнить путевой лист помогает ПО. В программе «Путевые листы и ГСМ» форма путевого листа всегда соответствует требованиям  текущего законодательства. Кроме того, в программе есть несколько вариантов печатных форм путевых листов, среди которых можно выбрать тот, что подходит вам.

Сэкономить время и исключить непредвиденные ситуации с неразборчивым написанием каких-либо пунктов поможет использование готовых справочников. «Путевые листы и ГСМ» предоставляют возможность завести справочник маршрутов с указанием населенных пунктов, справочник водителей, топливных баков и т д. Процесс подготовки путевого листа занимает считанные минуты.

Автоматизированный учет путевых листов и расхода ГСМ актуален по двум причинам. Во-первых, это гарантия снижения налоговой базы и уплаты пониженного налога на прибыль. Во-вторых, особый контроль  расходов на ГСМ в ситуации систематического роста цен на топливо.

Совет № 2. Используйте нормативы расхода ГСМ. Это позволит установить контроль над затратами на ГСМ в организации.

Учет путевых листов и расхода ГСМ

Существуют нормативы, указанные в распоряжении Министерства транспорта РФ от 14 марта 2008 г. N АМ-23-р. Каждая организация самостоятельно решает, применять или нет стандартные нормативы. Понятно, что в каждом конкретном случае ситуация особенная, однако ориентир на какие-либо нормы позволяет своевременно реагировать на появившиеся отклонения.

Программа «Путевые листы и ГСМ» позволяет вести автоматизированный контроль расходов на горючее, готовить регулярные отчеты. По сути, нужно фиксировать факты поступления и расходования ГСМ, а на их основе можно проводить анализ  с помощью промежуточной отчетности, где в конкретных колонках видны отклонения факта от нормы. Также в программе «Путевые листы и ГСМ» есть нормативы расходования, связанные с сезоном, маршрутом, классом автомобиля и т д.

Благодаря анализу отчетов, вы сможете выявлять подозрительные выбросы, осуществлять постоянный контроль, оперативно реагировать на ситуацию и применять управляющее воздействие. В результате снижается риск появления неконтролируемых списаний и утечек ГСМ.

Совет № 3. Если произошло резкое отклонение от нормы расходования ГСМ,  разберитесь в причинах. Возможно, не учтен один из факторов, влияющих на расход топливных материалов.

Расход ГСМ, нормы расходования ГСМ

Любые отчеты имеют смысл лишь в сравнении с предыдущими или последующими показателями. Если вы увидели, что факт расходования ГСМ значительно отклонился от нормы, нужно проанализировать, почему это произошло и что с этим делать. Помните, что факт повышенного расхода не всегда свидетельствует о нелегальной утечке топлива. Возможно, нужно пересмотреть нормирование. Допустим, не учтены зимние нормативы, и ГСМ по-прежнему списываются по летним нормативам. Также на расходы топлива могут влиять и другие факторы: по городу или трассе ехал автомобиль, с грузом или без и т д.

Как правило, все эти отклонения выявляются в результате инвентаризации, однако, используя ПО, вы сможете осуществлять контроль за расходом ГСМ за любой период.

Если же в результате инвентаризации была выявлена недостача (количество ГСМ в бухгалтерском учете и данных первичных документов не совпадает с количеством на складе), и недостающее количество ГСМ превышает естественную убыль, установленную законодательством, то в ходе работы инвентаризационной комиссии принимается решение об установлении виновного лица. Если выявить его невозможно, недостача относится на убытки.

Юлия Вольхина, менеджер продукта «Путевые листы и ГСМ»

Не пропусти новые публикации

Подписывайтесь, и мы будем один раз в неделю присылать полезные бизнес-советы, аналитические статьи, истории успеха и провала, интервью, а также мнения экспертов на острые темы

Подписаться
3309 просмотров
В избранное
Вести учет путевых листов, автоперевозок, расходования ГСМ
Вести учет путевых листов, автоперевозок, расходования ГСМ

Вести учет путевых листов, автоперевозок, расходования ГСМ

Узнать больше

Комментарии

Комментарии Написать свой
Спасибо за ваше мнение!
← К списку публикаций

Читайте также

Загрузить еще
loader
Спасибо за подписку.

Заполните, пожалуйста, все поля.

Предложение, замечание, просьба или вопрос.