Журнал регистрации гостей в гостинице — Контур.Отель — СКБ Контур

Журнал регистрации гостей

Гостиница может скачать в интернете образец журнала регистрации гостей, распечатать его и заполнять на бумаге. Но зачем? Журнал вообще не нужно «вести». В сервисе Контур.Отель он формируется автоматически на основании отправленных уведомлений для МВД. Чтобы подготовить журнал, достаточно указать даты въезда и выезда.

Каждая гостиница или любая другая организация, которая принимает постояльцев, обязана вести журнал регистрации гостей и картотеку по форме № 5.

В чем разница? Журнал регистрации гостей по форме 2-Г утвержден Приказом Минфина РФ от 13.12.1993 № 121 «Об утверждении форм документов строгой отчетности» и преимущественно ведется по иностранным гражданам. Учет российских граждан, которые останавливаются в гостинице, происходит отдельно в картотеке по форме № 5.

Что указывать. Обо всех гостях, которые проживали в гостинице, в журнал нужно вносить следующие данные: регистрационный номер прописки; дату и время регистрации; ФИО; гражданство; номер паспорта; с какого КПП прибыл гость; маршрут следования (для туристов); наименование организации, в которую прибыл гость; номер комнаты и корпуса; срок действия визы и до какого числа прописан; дату выбытия.

Перед вами образец журнала регистрации гостей по форме 2-Г:

Для чего нужны. Журнал и картотеку необходимо предоставить сотруднику Управления по вопросам миграции Министерства внутренних дел Российской Федерации, если он пришел к вам с проверкой, или участковому, который имеет право запросить информацию, какие гости проживают в гостинице, и ознакомиться со списком постояльцев.

Как вести журнал регистрации гостей

  1. На бумаге.

Гостиница может скачать в интернете образец журнала регистрации гостей, распечатать его и заполнять на бумаге.

Плюсы: этот вариант доступен всем.

Минусы:

  • бумажный журнал можно легко испортить или потерять;
  • информация обо всех гостях будет храниться в бумажных стопках. Вы вряд ли соберетесь перенести ее в электронный вид, чтобы проанализировать и сделать выводы о портрете вашего гостя, чтобы понять, какие услуги могут быть востребованы и как при этом повысить заполняемость гостиницы.
  1. В электронном виде.

Гостиница может подключиться к сервису Контур.Отель, в этом случае журнал регистрации гостей формируется автоматически. К примеру, в вашу гостиницу приехал гость, вы внесли данные о нем в сервис. Сервис автоматически подготовит уведомление о госте для МВД и сохранит данные на сервере. В дальнейшем, когда вы узнаете о предстоящей проверке УВМ МВД, вы заходите в сервис, за несколько кликов формируете журнал регистрации и распечатываете его.

Плюсы:

Журнал не нужно вести на бумаге. Вы в любой момент можете распечатать его из сервиса. А также его можно выгрузить в Excel.

Журнал вообще не нужно «вести». В сервисе он формируется автоматически на основании отправленных уведомлений для МВД, которые хранятся на сервере Контур.Отеля. Чтобы подготовить журнал, достаточно указать даты въезда и выезда.


Формируйте журнал по типу гостей. В Контур.Отеле можно сформировать журнал как на иностранцев, так и на россиян, а можно создать журнал сразу на всех проживающих гостей.

Создайте свой журнал. Вы не привязаны к единой форме стандартного журнала регистрации и можете включить в него больше информации о ваших гостях. Укажите нужные поля, и сервис подготовит журнал с теми данными, которые вы выбрали. К примеру, вы можете дополнительно внести в ваш журнал информацию о визе и стране гражданства проживающих лиц. 

Используйте журнал для управленческой статистики. Включайте в журнал интересующие вас данные о гостях, анализируйте информацию и принимайте решения о маркетинговой стратегии и продвижении отеля. Например, если вы видите, что у вас в основном останавливаются гости из Калининграда, вы можете скорректировать время заезда или сдвинуть расчетный час. Или вы выясните, что одну треть ваших постояльцев составляют китайские туристы. Чтобы предложить гостям лучший сервис, вы можете ввести в меню завтраков блюда китайской кухни.

hotel

Регистрируйте гостей с помощью Контур.Отеля. Сервис автоматически подготовит журнал регистрации и уведомления для МВД.


Как получить отчет по всем доходам отеля

Цифры никогда не врут. Чтобы развиваться в отельном бизнесе и продумывать дальнейшие шаги, собственники отелей постоянно анализируют доходы и расходы. А в горячий сезон это приходится делать «на ходу» и иногда даже еженедельно пересматривать стратегию продаж. Рассказываем, как в пару кликов посчитать доход своего отеля и использовать эти данные в работе.

Как отчитаться по форме 1‑КСР

Более половины рабочего времени руководитель отеля тратит на документы. Дело даже не в объеме бюрократии! Чтобы заполнить один отчет, иногда приходится долго собирать и сводить воедино цифры к нему. Отчет по форме 1-КСР как раз из таких. Рассказываем, что это такое и как сервис Контур.Отель помогает заполнить его за один день вместо трех.

Как грамотно управлять отелем

Чтобы постояльцы были всем довольны, отель должен работать как часы. Хорошо выстроенные процессы — это половина успеха в отельном деле. Но что лучше для собственника — руководить отелем самостоятельно или доверить это управляющей компании? Разберем недостатки и преимущества обоих вариантов.

Чем занимается менеджер отеля

Директору или собственнику может казаться, что он главный в своем отеле. Но на самом деле повседневная жизнь гостиницы находится в руках менеджера каждого из ее основных подразделений. Именно от него во многом зависит, насколько довольны будут гости. А это, согласитесь, то, ради чего и ведется весь гостиничный бизнес.

Как отелю сократить отказы от брони

Гости отменяют бронь — вы теряете деньги. И чем более неопределенная ситуация в мире, тем чаще люди меняют планы. Мы собрали восемь идей, которые помогут сохранить как можно больше бронирований и удержать клиентов.