Загрузка номерного фонда отеля: что это и как посчитать

Сколько номеров вы хотите продать в этом месяце? Конечно же, все! Ответ лежит на поверхности, но так ли прост этот вопрос? Чтобы не поддаться головокружению от успехов, отельные эксперты предлагают использовать не абсолютные цифры, а специальные показатели. Например, смотреть не на количество проданных номеров, а на загрузку отеля. Рассказываем, как вычисляется этот показатель, что он дает отельеру и как Контур.Отель помогает в аналитике.

Ксения Богоявленская Эксперт по гостиничному делу

Тина Гарник Автор статей в Контуре

Что такое загрузка номерного фонда?
Формула загрузки отеля
Что влияет на загрузку номерного фонда?
Зачем вычислять загрузку номерного фонда?

Эффективно управляйте отелем

Благодаря Контур.Отелю, управляйте продажами на 36 площадках бронирования в одном окне

Попробовать бесплатно

Что такое загрузка номерного фонда?

Загрузка фонда, или Occupancy, демонстрирует среднюю заполняемость отеля за определенный период. Как и другие показатели в отельной аналитике, загрузка не сообщает напрямую о количестве продаж. Она показывает некую условную цифру, которая «работает» в динамике или сравнении.

Допустим, в отеле «Незабудка» загрузка за неделю составила 62%. Это вовсе не значит, что каждый день этой недели было продано 62 номера из 100. Но можно точно сказать, что в этом показателе учтены и успешные дни (когда было продано 90 номеров из 100), и дни простоя (когда с трудом продали 45).

Сама по себе эта цифра не скажет ни об успехе, ни о поражении. Трудно судить, хорошо или плохо для «Незабудки» получить 62% загрузки за неделю. Нужен контекст: например, понедельная загрузка на протяжении нескольких месяцев. Или сравнение загрузки в новогодние каникулы за несколько лет.

Есть несколько случаев, когда отельеру необходимо знать загрузку номерного фонда:

Для высчитывания одного из самых важных показателей в отельном бизнесе — RevPAR, или выручки номерного фонда в пересчете на один номер. По нему оценивают эффективность всего отельного менеджмента, в том числе для принятия решения об инвестициях.
Для планирования работы отдела продаж — чтобы выстроить стратегию продвижения в определенных сегментах, которые приносят загрузку. То есть оценить, откуда приходит меньше гостей, откуда — больше, и развивать нужное направление.

Может показаться, что отельеру придется много копаться в бухгалтерии, чтобы поднять старые записи? Вовсе нет: сервис Контур.Отель мгновенно покажет архивные сведения. Найти, сколько номеров было продано в прошлые майские праздники? Два клика — и нужные цифры у вас есть.

Формула загрузки отеля

Ставьте гостей на учет через интернет без ошибок и с первого раза с помощью сервиса Контур.Отель

Оставить заявку

Загрузка отеля = Количество проданных номеров / Количество доступных номеров * 100%.

Соотношение занятых номеров к общему количеству номеров в отеле принято отражать в процентах.

Загрузка всегда подсчитывается за определенный период — день, неделю, месяц или сезон. Важно, чтобы обе цифры в формуле брались именно за этот период. Например, часто забывают о закрытых на ремонт номерах, а ведь они в этот период недоступны!

Например, нам нужна загрузка за прошлый месяц в отеле «Незабудка». Из данных Контур.Отеля нам известно, что за месяц было занято 1950 номеро-ночей.

Всего в отеле 100 номеров: 100 * 31 = 3100. Но из них 5 были на ремонте в течение недели: 5 * 7 = 35 номеро-ночей. Значит, за месяц доступно было 3100 — 35 = 3065 номеро-ночей.

Подставим в формулу:

Загрузка «Незабудки» за месяц = 1950 / 3065 * 100 = 63,6%.

И так для каждого интересующего вас периода. А чтобы избежать расчетов вручную (и возможных ошибок, ведь все мы люди), удобнее всего перепоручить это Контур.Отелю. Зная, как часто отельерам приходится вычислять загрузку, мы сделали специальную страницу для отчета по загрузке.

Достаточно указать диапазон дат на этой странице — и Контур.Отель мгновенно сгенерирует отчет по загрузке отеля в этот период. Вы увидите цифру в процентах сразу же, а также сможете скачать файл в формате xlsx или напечатать его. Внутри отчета можно посмотреть загрузку по двум параметрам:

по всему отелю или по отдельным категориям номеров;
по дням, неделям или месяцам внутри выбранного периода.

Информация представлена в виде лаконичной диаграммы: настраивая условия по вашему желанию, вы можете посмотреть колебания загрузки в наглядном виде. И всё это буквально за пару кликов, без сложных вычислений и поисков данных.

Что влияет на загрузку номерного фонда?

Сезон

В высокий сезон резко растут продажи, а количество проданных номеров напрямую влияет на загрузку. И если недельные показатели в высокий сезон вплотную приблизились к 100%, тогда как низкий сезон не может похвастаться подобным, то, возможно, пришло время разделить тарифы по сезонности.

Проведение крупных мероприятий поблизости

Спонсором пика на диаграмме в отчете по загрузке может быть крупное событие, которое проводится в том же городе. Отраслевая выставка, интересный фестиваль, большой концерт или всероссийская конференция «привозят» людей в отели и повышают загрузку.

Количество доступных номеров

Этот фактор часто сбрасывают со счетов. А ведь часто отель может быть на ремонте или не сдаваться по другой причине. В этом случае даже при том же объеме продаж, что и всегда, загрузка будет неумолимо расти, ведь уменьшится общее количество доступных номеро-ночей в отеле.

Зачем вычислять загрузку номерного фонда?

Основная цель ревенью-менеджера в отеле — это продать правильный номер правильному гостю в правильный момент по правильной цене. Это задача со множеством переменных, и загрузка отеля — одна из них. Чем именно этот показатель полезен для отельера?

Чтобы балансировать между оптимальным количеством проданных номеров и тарифами. Один из вечных вопросов в продажах — продавать дорого и мало или дешево и много. По загрузке отеля можно попытаться уравновесить эти стратегии.
Чтобы отслеживать выполнение плана. Загрузка отеля может быть одним из KPI, который руководитель отеля ставит перед отделом продаж.
Чтобы анализировать развитие отеля. Оценивая показатель загрузки в динамике, управляющий или собственник может видеть, как меняется спрос на услуги его отеля. Это не поможет найти причины взлета или падения продаж, но станет важным звоночком о том, что пора обратить внимание на эту сферу.
Чтобы оценить востребованность номерного фонда. Цифры могут показать отношение гостей отеля предложению по номерному фонду. Стабильно высокая загрузка отражает как успехи в работе отдела продаж, так и интерес гостей к номерам.
Чтобы разработать тарифную политику. Опираясь на показатель загрузки отеля, причем в динамике или за несколько лет, собственник может адаптировать тарифы к спросу. Например, поднять тариф к 31 декабря, ожидая повышение загрузки, и опустить в межсезонье.

Можно пойти дальше и ввести специальные условия на такие периоды: например, минимальное количество ночей в новогодние каникулы. И тогда загрузка распределится не только на горячие даты, но и вокруг них.

И все-таки: продавать много и дешево или мало и дорого? И нужно ли стремиться к 100-процентной загрузке? В этом и магия относительного показателя. Загрузка отеля в 100% выглядит как абсолютный успех. Но при детальном рассмотрении может оказаться, что отель демпингует или идет на лишние расходы (ведь надо делать уборку в номерах!). Избежать таких ловушек поможет детальная аналитика. Именно поэтому в Контур.Отеле мы сделали несколько отчетов по разным показателям. С ними получить все необходимые цифры можно буквально за пару кликов. Нам важно, чтобы вы фокусировались на развитии бизнеса, а не формулах и подсчетах.