Особенности бухгалтерского учета в гостиницах: нюансы и решения

Сложности бухучета, как известно, лучше предупредить, чем потом мучительно разрешать. В управлении финансами отеля есть свои особенности: начиная с совмещения разных видов деятельности и заканчивая сезонностью. Разберемся, какие нюансы важно знать бухгалтеру в отеле и как Контур.Отель может помочь в управлении финансами. Как и всегда, к каждому совету дадим пример.

Ксения Богоявленская Эксперт по гостиничному делу Тина Гарник Автор статей в Контуре

Зачем нужен бухучет в гостинице?

Таков закон: как и любой другой бизнес, отель должен вести свой бухучет. Но это не простая формальность. Учет помогает собственнику отслеживать, какие финансовые операции были проведены в отеле, и оценивать результативность бизнеса за месяц, квартал или год.

Если бухучет ведется верно, то это помогает не только вовремя сдавать всю необходимую отчетность в налоговую и другие контролирующие органы, но и принимать управленческие решения.

Основные задачи бухгалтерского учета в отеле:

• Фиксировать и контролировать финансовые операции;
• Готовить отчеты как для проверяющих органов, так и для развития бизнеса;
• Анализировать состояние финансов в гостинице;
• Соблюдать законодательство в сфере налоговой и бухгалтерской отчетности.

Часть этих задач может взять на себя сервис Контур.Отель. В нем фиксируются все бронирования и продажи дополнительных услуг, а также ведется база данных гостей. Поэтому управляющие или собственники могут в любой момент посмотреть аналитику по интересующему периоду, а также увидеть все оплаты и задолженности.

Эффективно управляйте отелем

Благодаря Контур.Отелю, управляйте продажами на 36 площадках бронирования в одном окне

Попробовать бесплатно

Чем бухучет в отеле отличается от других сфер?

• Учитываются различные виды доходов и расходов.

Основная деятельность отелей — временное проживание, и все поступления от гостей «за номер» будут доходом от основной деятельности. Но представим себе гостиницу «Незабудка» в большом российском городе. Помимо, собственно, проживания, гости «Незабудки» обедают в ресторане, сдают вещи в химчистку, могут арендовать переговорную комнату, а также воспользоваться минибаром в номере. Всё это — разные услуги, которые обеспечивают разные виды доходов и, что не менее важно, влекут расходы.

• Необходимо отслеживать использование инвентаря и расходных материалов.

В «Незабудку» постоянно нужны продукты питания в ресторан, бытовая химия для уборки, а также запас прекрасных полотенец, которые гости так любят увозить с собой. Всё это держится на балансе предприятия. Административно-хозяйственная служба гостиницы отвечает за своевременное наполнение склада, однако именно бухучет фиксирует документы по приобретениям и отслеживает, какие суммы тратятся на это направление.

• Необходимо учитывать комиссии и программы лояльности.

У «Незабудки» много партнеров, и с каждым настроены собственные скидки для лояльных клиентов. Бухгалтер гостиницы должен хорошо представлять, как проводить эти скидки в документах.

С какими нюансами сталкиваются отели при ведении бухучета?

В какой момент нужно признавать выручку?

Нет сомнений в том, что основной доход отелей — это предоставление номеров гостям. Это услуга ограничена во времени, даже если гость приехал на длительный срок. Все время, пока постоялец живет в отеле, ему оказывается услуга. При этом оплатить свое пребывание гость может в первый день или даже заранее, если у вас бронирование работает по полной предоплате. Так когда же отражать поступление выручки?

Момент признания выручки гостиница закрепляет в учетной политике. Обычно выбирают из трех вариантов:

• Признавать выручку ежедневно. В этом случае учитывается выручка от тех гостей, которые выезжают в этот конкретный день. Например, 15 октября из «Незабудки» уехал один гость, который прожил в отеле с 10 до 15 октября (выручка составила 7500₽), и второй гость, который прожил три недели — еще с 24 сентября (выручка составила 29000₽). Весь доход от сдачи номеров относится к IV кварталу. Такой подход к признанию выручки больше подходит отелям, где предполагается кратковременное пребывания.
• Признавать выручку на каждую отчетную дату. В этом случае выручка учитывается на последний день отчетного периода. Тогда доход от сдачи номера гостю, который приехал в «Незабудку» в сентябре, нужно будет разделить: с 24 по 30 сентября и с 1 по 15 октября. Такой способ подойдет, например, хостелам, куда приезжают студенты сразу на несколько месяцев, или гостиницам, куда компании командируют своих сотрудников на длительный срок.
• Признавать выручку по факту выезда гостя. Если гость заехал 30 сентября, а выехал 5 октября, акт будет выдаваться за период сентябрь-октябрь и 5 октября выручка будет фиксироваться за все дни.

Как провести оплату бронирования?

Бронирование — это отдельная услуга отеля, которую корректнее назвать «предварительный заказ мест и/или номеров в гостинице». Особенность бронирования как услуги в том, что узнать достоверно, воспользовался ли им гость, можно только в день заезда. Если гость явился — услуга бронирования оказана. Но ведь возможна и отмена бронирования, тем более что у большинства отелей это бесплатно. Таким образом, учитывать доход от этой услуги необходимо в день заезда.

Также необходимо помнить, что доход от услуги фиксируется только, если эта услуга платная. Если отмена бронирования бесплатна, клиент получит деньги в полном объеме, а отель не получит доход от бронирования. При платной отмене бронирования стоимость услуги бронирования не возвращается и учитывается как доход в день запланированного заезда клиента, если тот отменит свое бронирование и не приедет. Однако, если бронирование бесплатно в случае заезда клиента, то по факту его приезда нет необходимости учитывать доход. Сумма, которую он заплатил будет стоимостью исключительно проживания, которая позже будет учтена как выручка.

Как учитывать расходы в гостинице?

От посуды и постельного белья до формы сотрудников — диапазон трат отеля очень большой. Они бывают:

• Материальные: покупка инвентаря, услуги специалистов для обслуживания техники, коммунальные платежи и т.д.
• Кадровые: оплата труда сотрудников.
• Прочие: Интернет, охрана, обслуживание кассы и т. д.

Их относят к расходам по основной деятельности и учитывают на счете 20.

Одна из задач бухучета в отеле — создать базу для принятия взвешенных решений по развитию бизнеса. Сервис Контур.Отель, созданный для автоматизации отельных процессов и умного управления гостиницей, развивает это направление. Подобно информационному центру, он накапливает множество информации из повседневной жизни отеля. Вся история бронирований и оплат, база данных гостей, выполненные и невыполненные задачи для персонала, доходы от дополнительных услуг и многое другое — вы можете в любой момент получить актуальную информацию по любому вопросу. Это не заменит классический бухучет, но дополнит его и сделает ваше управление отелем еще более сильным, современным и эффективным.

Ставьте гостей на учет через интернет без ошибок и с первого раза с помощью сервиса Контур.Отель

Оставить заявку