Автоматизация гостиничного бизнеса

Гости останутся довольны сервисом, если в гостинице или хостеле хорошо отлажены все бизнес-процессы. Добиться этого можно с помощью автоматизации отеля. Специальные программы позволят избежать накладок при бронировании номеров, тщательно подготовиться к приезду постояльцев и вовремя поставить их на учет в УВМ МВД. Вся информация о деятельности гостиницы будет собрана в одном месте — так вы обеспечите четкую и организованную работу всего персонала.

Что такое система автоматизации гостиниц

Это специальные программные продукты для управления недвижимостью: гостиницами, ресторанами, тренажерными залами, складскими комплексами и т.д. Они называются Property Management System (PMS). С их помощью собственник может вести финансовую отчетность, управлять хозяйственными процессами и ускорить обслуживание гостя: от бронирования номера до окончательного расчета.

Автоматизированные системы управления отелем экономят время сотрудников и позволяют повысить доход и заполняемость гостиницы или хостела. Например, путем увеличения количества площадок, с которых поступают бронирования номеров. Персоналу не придется отслеживать заявки в личных кабинетах на сайтах — все брони будут автоматически поступать в шахматку отеля.

Кроме того, гостиница будет защищена от огромных штрафов за несвоевременную постановку гостя на миграционный учет — с помощью автоматизации отеля можно мгновенно отправлять уведомления в УФМС МВД.

Преимущества автоматизации

Автоматизация деятельности гостиницы позволяет:

  • обеспечить четкую и слаженную работу всего персонала;
  • собирать всю информацию о деятельности отеля в одном месте;
  • бронировать и оплачивать номера любым удобным для гостей способом;
  • вносить изменения в стоимость номера как на сайте отеля, так и на всех интегрированных с PMS площадках бронирования;
  • ускорять процесс заселения гостей;
  • оптимизировать управление номерным фондом;
  • формировать уведомления о постановке гостей на миграционный учет.

Функции систем автоматизации

Все решения для автоматизации гостиниц и хостелов имеют похожую структуру и состоят из следующих модулей:

  • «Портье». С его помощью происходят регистрация и размещение постояльцев. Информация отображается на интерактивном плане номерного фонда (шахматке).
  • «Бронирование». Здесь можно проверить наличие свободных номеров на требуемый период и предварительно забронировать их.
  • «Горничная». В этом модуле планируется  график дежурств/уборки номеров и формируется список работ (сменить полотенца и постельное белье, положить в ванную новые наборы туалетной косметики, пополнить мини-бар и т.д.)
  • «Администрирование». Здесь можно настроить программный продукт, внести изменения в прайс, курс валют.
  • «Бухгалтерия». Данный модуль собирает и передает информацию в бухгалтерскую программу.

Взаимодействие с внешними системами

Наибольшую пользу автоматизация гостиницы приносит, если PMS взаимодействуют с внешними системами. Они управляют оборудованием в отеле и помогают оказывать гостям обширный перечень услуг. 

К внешним системам относятся:

  • онлайн-бронирование — гости  могут самостоятельно выбрать и заказать номер;
  • энергосбережение — оборудование предназначено для хранения ключа-карты, включения электроэнергии и климат-контроля в номерах;
  • контроль доступа на территорию — электронные замки офлайнового и онлайнового типов;
  • фискальные регистраторы — необходимы для проведения любых финансовых операций кредитными и дебетовыми картами или наличными деньгами;
  • платное телевидение — услуга позволяет гостям смотреть ТВ-программы без рекламы;
  • автоматизация работы баров и отелей — отвечает за прием и передачу заказов, учет запасов и контроль за товарами, обеспечивая защиту от недобропорядочных работников.

Автоматизация гостиницы с помощью Контур.Отеля

Облачный сервис Контур.Отель объединяет четыре основные функциональности, необходимые для современной гостиницы, в одном окне:

1. Управление номерным фондом. Добавляйте фотографии и описание номеров, распределяйте их по категориям, настраивайте список услуг в вашей гостинице и тарифы в зависимости от сезона. В шахматке можно отразить информацию о ранних и поздних заездах, назначить текущую или полную уборку и указать в комментариях пожелания гостя. Информация не потеряется при пересменке, и персонал вовремя подготовит нужный номер. 

2. Менеджер каналов бронирования. Контур.Отель интегрирован с 35 площадками для поиска отелей, среди которых booking.com, ostrovok.ru, OneTwoTrip.com, agoda.com, Забронируй.ру, 101Hotels.com. Брони с них автоматически добавляются в шахматку гостиницы. Если поступают новые бронирования или вы вносите изменения в стоимость номеров, то информация автоматически обновляется сразу на всех подключенных площадках.  

3. Модуль онлайн-бронирования. Разместите информацию об отеле в социальных сетях, создайте мини-сайт гостиницы или установите виджет для бронирования. Так, вам не придется платить комиссию агентствам и онлайн-площадкам или переносить заявки из электронной почты в шахматку. 

4. Электронный документооборот с УВМ МВД. При регистрации гостя Контур.Отель автоматически формирует черновик уведомления о постановке на миграционный учет. Администратору остается добавить недостающие сведения и либо отправить их через Контур.Отель, либо самостоятельно отвезти в МВД.  

Сервис Контур.Отель активно развивается и постоянно предлагает своим пользователям новые возможности для управления гостиницей. Так, последние нововведения позволяют:

  • бронировать почасовые объекты — конференц-залы, беседки, велосипеды и т.д.;
  • подключить систему быстрых платежей;
  • рассчитывать курортный сбор;
  • собирать информацию для отчета 1-КСР в Росстат;
  • управлять электронными замками OZlocks и отслеживать статистику по загрузке номерного фонда;
  • вести расчеты с гостями и передавать информацию о платежах на кассу.

Работать с Контур.Отелем можно с любого компьютера, на котором подключен интернет. Сервис экономит время ваших сотрудников и помогает повысить заполняемость номерного фонда. Он подходит всем организациям, которые предоставляют временное жилье туристам, бизнес-путешественникам и другим гостям.


Встройте виджет для поиска и бронирования номеров на сайт вашей гостиницы. Гости смогут бронировать номера без комиссии, а все заявки автоматически отразятся в вашей системе управления отелем.

Модуль онлайн-бронирования позволяет создать для отеля или хостела мини-сайт и получать с его помощью бронирования без агентской комиссии.

Перед тем как открыть гостиницу, хостел или отель, нужно выбрать режим налогообложения. Об особенностях применения разных налоговых систем на практике расскажем далее.

Решили создать гостиничный бизнес, но не знаете, с чего начать? В статье расскажем, как открыть мини-гостиницу с нуля и составить бизнес-план, который поможет оценить ее рентабельность.

В уходящем году в области миграционного учета произошел ряд изменений. Читайте о самых важных нововведениях, которые надо учесть в 2020 году, если отель принимает гостей из-за рубежа или берет к себе на работу иностранца.