Гости останутся довольны сервисом, если в гостинице или хостеле хорошо отлажены все бизнес-процессы. Добиться этого можно с помощью автоматизации отеля. Специальные программы позволят избежать накладок при бронировании номеров, тщательно подготовиться к приезду постояльцев и вовремя поставить их на учет в УВМ МВД. Вся информация о деятельности гостиницы будет собрана в одном месте — так вы обеспечите четкую и организованную работу всего персонала.
Что такое система автоматизации гостиниц
Это специальные программные продукты для управления недвижимостью: гостиницами, ресторанами, тренажерными залами, складскими комплексами и т.д. Они называются Property Management System (PMS). С их помощью собственник может вести финансовую отчетность, управлять хозяйственными процессами и ускорить обслуживание гостя: от бронирования номера до окончательного расчета.
Автоматизированные системы управления отелем экономят время сотрудников и позволяют повысить доход и заполняемость гостиницы или хостела. Например, путем увеличения количества площадок, с которых поступают бронирования номеров. Персоналу не придется отслеживать заявки в личных кабинетах на сайтах — все брони будут автоматически поступать в шахматку отеля.
Кроме того, гостиница будет защищена от огромных штрафов за несвоевременную постановку гостя на миграционный учет — с помощью автоматизации отеля можно мгновенно отправлять уведомления в УФМС МВД.
Управляйте продажами на 35 площадках бронирования в одном окне
Преимущества автоматизации
Автоматизация деятельности гостиницы позволяет:
- обеспечить четкую и слаженную работу всего персонала;
- собирать всю информацию о деятельности отеля в одном месте;
- бронировать и оплачивать номера любым удобным для гостей способом;
- вносить изменения в стоимость номера как на сайте отеля, так и на всех интегрированных с PMS площадках бронирования;
- ускорять процесс заселения гостей;
- оптимизировать управление номерным фондом;
- формировать уведомления о постановке гостей на миграционный учет.
Функции систем автоматизации
Все решения для автоматизации гостиниц и хостелов имеют похожую структуру и состоят из следующих модулей:
- «Портье». С его помощью происходят регистрация и размещение постояльцев. Информация отображается на интерактивном плане номерного фонда (шахматке).
- «Бронирование». Здесь можно проверить наличие свободных номеров на требуемый период и предварительно забронировать их.
- «Горничная». В этом модуле планируется график дежурств/уборки номеров и формируется список работ (сменить полотенца и постельное белье, положить в ванную новые наборы туалетной косметики, пополнить мини-бар и т.д.)
- «Администрирование». Здесь можно настроить программный продукт, внести изменения в прайс, курс валют.
- «Бухгалтерия». Данный модуль собирает и передает информацию в бухгалтерскую программу.
Взаимодействие с внешними системами
Наибольшую пользу автоматизация гостиницы приносит, если PMS взаимодействуют с внешними системами. Они управляют оборудованием в отеле и помогают оказывать гостям обширный перечень услуг.
К внешним системам относятся:
- онлайн-бронирование — гости могут самостоятельно выбрать и заказать номер;
- энергосбережение — оборудование предназначено для хранения ключа-карты, включения электроэнергии и климат-контроля в номерах;
- контроль доступа на территорию — электронные замки офлайнового и онлайнового типов;
- фискальные регистраторы — необходимы для проведения любых финансовых операций кредитными и дебетовыми картами или наличными деньгами;
- платное телевидение — услуга позволяет гостям смотреть ТВ-программы без рекламы;
- автоматизация работы баров и отелей — отвечает за прием и передачу заказов, учет запасов и контроль за товарами, обеспечивая защиту от недобропорядочных работников.
Автоматизация гостиницы с помощью Контур.Отеля
Облачный сервис Контур.Отель объединяет четыре основные функциональности, необходимые для современной гостиницы, в одном окне:
1. Управление номерным фондом. Добавляйте фотографии и описание номеров, распределяйте их по категориям, настраивайте список услуг в вашей гостинице и тарифы в зависимости от сезона. В шахматке можно отразить информацию о ранних и поздних заездах, назначить текущую или полную уборку и указать в комментариях пожелания гостя. Информация не потеряется при пересменке, и персонал вовремя подготовит нужный номер.
2. Менеджер каналов бронирования. Контур.Отель интегрирован с 35 площадками для поиска отелей, среди которых booking.com, ostrovok.ru, OneTwoTrip.com, agoda.com, Забронируй.ру, 101Hotels.com. Брони с них автоматически добавляются в шахматку гостиницы. Если поступают новые бронирования или вы вносите изменения в стоимость номеров, то информация автоматически обновляется сразу на всех подключенных площадках.
3. Модуль онлайн-бронирования. Разместите информацию об отеле в социальных сетях, создайте мини-сайт гостиницы или установите виджет для бронирования. Так, вам не придется платить комиссию агентствам и онлайн-площадкам или переносить заявки из электронной почты в шахматку.
4. Электронный документооборот с УВМ МВД. При регистрации гостя Контур.Отель автоматически формирует черновик уведомления о постановке на миграционный учет. Администратору остается добавить недостающие сведения и либо отправить их через Контур.Отель, либо самостоятельно отвезти в МВД.
Сервис Контур.Отель активно развивается и постоянно предлагает своим пользователям новые возможности для управления гостиницей. Так, последние нововведения позволяют:
- бронировать почасовые объекты — конференц-залы, беседки, велосипеды и т.д.;
- подключить систему быстрых платежей;
- рассчитывать курортный сбор;
- собирать информацию для отчета 1-КСР в Росстат;
- управлять электронными замками OZlocks и отслеживать статистику по загрузке номерного фонда;
- вести расчеты с гостями и передавать информацию о платежах на кассу.
Работать с Контур.Отелем можно с любого компьютера, на котором подключен интернет. Сервис экономит время ваших сотрудников и помогает повысить заполняемость номерного фонда. Он подходит всем организациям, которые предоставляют временное жилье туристам, бизнес-путешественникам и другим гостям.
Повысить заполняемость отеля за счет интеграции с 35 площадками и легким управлением тарифами