Автоматизация гостиничного бизнеса — Контур.Отель — СКБ Контур

Автоматизация гостиничного бизнеса

Гости останутся довольны сервисом, если в гостинице или хостеле хорошо отлажены все бизнес-процессы. Добиться этого можно с помощью автоматизации отеля. Специальные программы позволят избежать накладок при бронировании номеров, тщательно подготовиться к приезду постояльцев и вовремя поставить их на учет в УВМ МВД. Вся информация о деятельности гостиницы будет собрана в одном месте — так вы обеспечите четкую и организованную работу всего персонала.

Что такое система автоматизации гостиниц

Это специальные программные продукты для управления недвижимостью: гостиницами, ресторанами, тренажерными залами, складскими комплексами и т.д. Они называются Property Management System (PMS). С их помощью собственник может вести финансовую отчетность, управлять хозяйственными процессами и ускорить обслуживание гостя: от бронирования номера до окончательного расчета.

Автоматизированные системы управления отелем экономят время сотрудников и позволяют повысить доход и заполняемость гостиницы или хостела. Например, путем увеличения количества площадок, с которых поступают бронирования номеров. Персоналу не придется отслеживать заявки в личных кабинетах на сайтах — все брони будут автоматически поступать в шахматку отеля.

Кроме того, гостиница будет защищена от огромных штрафов за несвоевременную постановку гостя на миграционный учет — с помощью автоматизации отеля можно мгновенно отправлять уведомления в УФМС МВД.

hotel

Управляйте продажами на 35 площадках бронирования в одном окне

Преимущества автоматизации

Автоматизация деятельности гостиницы позволяет:

  • обеспечить четкую и слаженную работу всего персонала;
  • собирать всю информацию о деятельности отеля в одном месте;
  • бронировать и оплачивать номера любым удобным для гостей способом;
  • вносить изменения в стоимость номера как на сайте отеля, так и на всех интегрированных с PMS площадках бронирования;
  • ускорять процесс заселения гостей;
  • оптимизировать управление номерным фондом;
  • формировать уведомления о постановке гостей на миграционный учет.

Функции систем автоматизации

Все решения для автоматизации гостиниц и хостелов имеют похожую структуру и состоят из следующих модулей:

  • «Портье». С его помощью происходят регистрация и размещение постояльцев. Информация отображается на интерактивном плане номерного фонда (шахматке).
  • «Бронирование». Здесь можно проверить наличие свободных номеров на требуемый период и предварительно забронировать их.
  • «Горничная». В этом модуле планируется  график дежурств/уборки номеров и формируется список работ (сменить полотенца и постельное белье, положить в ванную новые наборы туалетной косметики, пополнить мини-бар и т.д.)
  • «Администрирование». Здесь можно настроить программный продукт, внести изменения в прайс, курс валют.
  • «Бухгалтерия». Данный модуль собирает и передает информацию в бухгалтерскую программу.

Взаимодействие с внешними системами

Наибольшую пользу автоматизация гостиницы приносит, если PMS взаимодействуют с внешними системами. Они управляют оборудованием в отеле и помогают оказывать гостям обширный перечень услуг. 

К внешним системам относятся:

  • онлайн-бронирование — гости  могут самостоятельно выбрать и заказать номер;
  • энергосбережение — оборудование предназначено для хранения ключа-карты, включения электроэнергии и климат-контроля в номерах;
  • контроль доступа на территорию — электронные замки офлайнового и онлайнового типов;
  • фискальные регистраторы — необходимы для проведения любых финансовых операций кредитными и дебетовыми картами или наличными деньгами;
  • платное телевидение — услуга позволяет гостям смотреть ТВ-программы без рекламы;
  • автоматизация работы баров и отелей — отвечает за прием и передачу заказов, учет запасов и контроль за товарами, обеспечивая защиту от недобропорядочных работников.

Автоматизация гостиницы с помощью Контур.Отеля

Облачный сервис Контур.Отель объединяет четыре основные функциональности, необходимые для современной гостиницы, в одном окне:

1. Управление номерным фондом. Добавляйте фотографии и описание номеров, распределяйте их по категориям, настраивайте список услуг в вашей гостинице и тарифы в зависимости от сезона. В шахматке можно отразить информацию о ранних и поздних заездах, назначить текущую или полную уборку и указать в комментариях пожелания гостя. Информация не потеряется при пересменке, и персонал вовремя подготовит нужный номер. 

2. Менеджер каналов бронирования. Контур.Отель интегрирован с 35 площадками для поиска отелей, среди которых booking.com, ostrovok.ru, OneTwoTrip.com, agoda.com, Забронируй.ру, 101Hotels.com. Брони с них автоматически добавляются в шахматку гостиницы. Если поступают новые бронирования или вы вносите изменения в стоимость номеров, то информация автоматически обновляется сразу на всех подключенных площадках.  

3. Модуль онлайн-бронирования. Разместите информацию об отеле в социальных сетях, создайте мини-сайт гостиницы или установите виджет для бронирования. Так, вам не придется платить комиссию агентствам и онлайн-площадкам или переносить заявки из электронной почты в шахматку. 

4. Электронный документооборот с УВМ МВД. При регистрации гостя Контур.Отель автоматически формирует черновик уведомления о постановке на миграционный учет. Администратору остается добавить недостающие сведения и либо отправить их через Контур.Отель, либо самостоятельно отвезти в МВД.  

Сервис Контур.Отель активно развивается и постоянно предлагает своим пользователям новые возможности для управления гостиницей. Так, последние нововведения позволяют:

  • бронировать почасовые объекты — конференц-залы, беседки, велосипеды и т.д.;
  • подключить систему быстрых платежей;
  • рассчитывать курортный сбор;
  • собирать информацию для отчета 1-КСР в Росстат;
  • управлять электронными замками OZlocks и отслеживать статистику по загрузке номерного фонда;
  • вести расчеты с гостями и передавать информацию о платежах на кассу.

Работать с Контур.Отелем можно с любого компьютера, на котором подключен интернет. Сервис экономит время ваших сотрудников и помогает повысить заполняемость номерного фонда. Он подходит всем организациям, которые предоставляют временное жилье туристам, бизнес-путешественникам и другим гостям.

hotel

Повысить заполняемость отеля за счет интеграции с 35 площадками и легким управлением тарифами


Как получить отчет по всем доходам отеля

Цифры никогда не врут. Чтобы развиваться в отельном бизнесе и продумывать дальнейшие шаги, собственники отелей постоянно анализируют доходы и расходы. А в горячий сезон это приходится делать «на ходу» и иногда даже еженедельно пересматривать стратегию продаж. Рассказываем, как в пару кликов посчитать доход своего отеля и использовать эти данные в работе.

Как отчитаться по форме 1‑КСР

Более половины рабочего времени руководитель отеля тратит на документы. Дело даже не в объеме бюрократии! Чтобы заполнить один отчет, иногда приходится долго собирать и сводить воедино цифры к нему. Отчет по форме 1-КСР как раз из таких. Рассказываем, что это такое и как сервис Контур.Отель помогает заполнить его за один день вместо трех.

Как грамотно управлять отелем

Чтобы постояльцы были всем довольны, отель должен работать как часы. Хорошо выстроенные процессы — это половина успеха в отельном деле. Но что лучше для собственника — руководить отелем самостоятельно или доверить это управляющей компании? Разберем недостатки и преимущества обоих вариантов.

Чем занимается менеджер отеля

Директору или собственнику может казаться, что он главный в своем отеле. Но на самом деле повседневная жизнь гостиницы находится в руках менеджера каждого из ее основных подразделений. Именно от него во многом зависит, насколько довольны будут гости. А это, согласитесь, то, ради чего и ведется весь гостиничный бизнес.

Как отелю сократить отказы от брони

Гости отменяют бронь — вы теряете деньги. И чем более неопределенная ситуация в мире, тем чаще люди меняют планы. Мы собрали восемь идей, которые помогут сохранить как можно больше бронирований и удержать клиентов.