Товароучет: как оформить заказ у поставщика и принять поставку

Что такое товароучет и как его автоматизировать

Одна из главных задач товароучета — поддержка торгового ассортимента, то есть всех товаров, которые продают в магазине. 

Выбор товаров для продажи зависит от покупательского спроса. При этом в процессе можно столкнуться с рядом сложностей:

• необходимость учитывать законодательные требования, например, о маркировке;
• слишком большой выбор и появление новых модификаций товаров; 
• невозможность предугадать потребности покупателей.

Поэтому обычно предприниматели планируют закупки на короткий срок. Ежедневно анализируют продажи и предложения от поставщиков  и в результате принимают решение, например, сократить или расширить ассортимент.

Без автоматизации работа с ассортиментом будет отнимать много времени, применение специальных сервисов сэкономит ресурсы сотрудников, исключит ошибки ручного ввода и сделает работу эффективнее. К тому же автоматические отчеты помогут руководителю оценить положение дел, лучше чем таблицы в Excel и записи в тетради.

Контур.Маркет — сервис для учета товаров в рознице поможет организовать учет поставки и продажи без рутины и ошибок. Подходит любым магазинам, в том числе с алкоголем и табаком.

Попробовать бесплатно

Крупные ритейлеры давно автоматизировали торговлю. Это помогает им оптимизировать сразу нескольких направлений, например, складской учет, документооборот, расчеты на кассе, анализ продаж и отчетность. И все в одном окне.

Подробнее о том, зачем вести товароучет и как это поможет зарабатывать больше, рассказали в ролике:

Что учесть при заказе товара

Заказ у поставщиков — первое звено товарного учета. От планирования заказов зависит, сможет ли предприниматель удовлетворить спрос покупателей. Чтобы оформлять заказы вовремя и в нужном количестве, нужно учитывать три показателя:

• Товарный остаток на полках и складе.
• Средний расход товара за период, например, за неделю. Если расход большой, следует увеличить заказ, а если низкий — удалить товар из ассортимента или закупить меньше.  
• Сроки хранения товара, чтобы не заказывать скоропортящиеся товары впрок.

А еще важно учитывать сроки, цены и условия предоставления товаров, которые прописаны в договоре с контрагентами. Например: у предпринимателя нет места под склад, поэтому заказывать товары приходится по чуть-чуть, но часто. Следует выбирать поставщиков, которые могут доставить заказ быстро.

Избежать проблем с заказами поможет грамотное планирование. Его можно разделить на четыре этапа.

Этап № 1. Анализ и подготовка

Сначала прогнозируется спрос. Для этого нужно оценить:

• объемы продаж,
• складские остатки,
• популярные позиции за периоде,
• уровень выполнения предыдущего плана и прочее.

Этап № 2. Планирование продаж

На втором этапе нужно установить цели для каждой группы товаров, ориентируясь на прогнозы по спросу. Следует заранее учесть вероятные отклонения от прогнозов и закупить товары с оптимальным запасом. Запас не должен быть слишком большим, это приведет к переполненным складам, а деньги компании, которые могли бы работать, будут «заморожены».  

Объем закупок разный для каждого магазина. Для его расчета применяют разные способы. Вот пара из них:

• Статистическое прогнозирование, а именно расчет доверительного интервала, в который вероятнее всего попадет продажа. Например: по прогнозу магазин продаст за неделю 50 упаковок пельменей. Это значение попадает в интервал от 30 до 70 позиций. Так можно определить нужное количество страховых запасов.
• Расчет по формуле. 

Объем закупок = План продаж - (Складские остатки + Заказы поставщикам) - (Ожидаемые продажи — Заказы покупателей)

Этап № 3. Контроль остатков

Отслеживать остатки можно вручную, применяя отрывные ценники с датой, названием и кодом товара. Но эффективнее будет следить за остатками в учетном сервисе.

Рекомендуется регулярно избавляться от товаров, которые плохо продаются. Самый простой способ — скидки и акции. Рекомендуем ежемесячно закладывать их в бюджет, это поможет освободить пространство и собрать деньги для новых закупок. 

Этап № 4. Анализ дополнительных факторов

Кроме прогнозируемого спроса, нужно учитывать еще и сезонный. А именно закупку товаров, которые востребованы в определенное время года, например, шоколад ко Дню влюбленных и 8 Марта. 

При сезонном спросе особенно важно грамотно рассчитать заказ и страховой остаток. Иначе предприниматель может недополучить выручку или, наоборот, остаться с избытком невостребованных товаров.

Помимо сезонности на объемы продаж влияют модные тенденции, появление новых конкурентов, погодные условия, новостная повестка и экономическая ситуация в стране.

После того как заказ спланирован, его нужно оформить. Это можно сделать вручную, но автозаказы исключают оценку «на глазок», потому что опираются на аналитику по продажам и минимальный остаток товара, который нужно поддерживать. 

Вот нескольких рекомендаций, которые помогут обеспечить регулярные стабильные продажи:

• Заказывать количество товаров в промежутке между максимальным объемом продаж и минимальными списаниями.
• Договариваться о частых поставках скоропортящейся продукции.
• Корректировать работу автоматизированной системы, оставляя невостребованные позиции в матрице с отрицательным остатком.
• Временно сокращать заказы после окончания акций для выравнивания продаж.
• Контролировать факторы колебаний товарооборота. В этом поможет календарь с важными событиями, которые влияют на продажи.

Как правильно принять товар

Руководителю магазина необходимо планировать приемку товара заранее. Желательно договориться с экспедиторами, чтобы они предупреждали о приезде за полчаса. Этого времени хватит, чтобы освободить складскую зону. Если поставщиков много, эффективнее составить график доставки и закрепить каждого контрагента за определенным сотрудником склада. А еще не стоит планировать поставки на время инвентаризации, чтобы не было путаницы с пересчетом товаров.

Перечислим общие правила приемки:

• Считать штучный, весовой и объемный товар разными способами: весовой обязательно взвешивать, а объемный проверять по количеству выгруженных мест.
• Принимать тару по данным, которые указаны на упаковке. На товаросопроводительных документах (ТСД) может быть пометка, что упаковка не вскрывалась.
• Допускается выборочно проверить качество упакованной продукции.
• Подписывать договор материальной ответственности с приемщиком товара.
• Если в документах выявили несоответствия, обязательно составить акт.
• Если брак в закрытой таре выявили уже после приемки, сохранить упаковку и сообщить о браке поставщику.

Приемка товара сопровождается оформлением документов. Их можно разделить на две группы:

• Товаросопроводительная документация (ТСД) от поставщика. К ним относится счет, УПД, товарно-транспортная накладная и другие.
• Акты о несоответствии, оформленные магазином. Среди них акт о расхождении качества или количества продукции, акт о завесе тары и другие.

Зачем нужны накладные и какими они бывают, узнаете в ролике:

В обложке использовано изображение от Racool_studio на Freepik