Инвентаризация алкоголя в ЕГАИС

Представим, что на балансе магазина в Единой государственной автоматизированной системе (ЕГАИС) числится 5 бутылок коньяка и 50 банок пива. А по факту на складе 4 коньячные бутылки. За то, что остатки не в порядке, собственника торговой точки могут оштрафовать. Чтобы баланс в системе сходился с фактом, нужно инвентаризировать алкоголь. Расскажем, как это делать и на что обращать внимание.

Попробуйте работу с ЕГАИС бесплатно 14 дней

Что такое инвентаризация алкоголя по данным ЕГАИС 

Во время инвентаризации происходит сверка остатков алкоголя на складе и в магазине с количеством, которое указано в ЕГАИС. Это нужно для актуализации сведений в ЕГАИС: если они не соответствуют действительности, значит магазин отразил в госсистеме не все операции с алкоголем и нарушил требования ст. 26 Федерального закона от 22.11.1995 № 171-ФЗ.

Закон не обязывает инвентаризировать, он обязывает содержать остатки в ЕГАИС в актуальном состоянии. Для этого участники рынка обязаны на основе первичных учетных документов формировать и отправлять в ЕГАИС накладные, акты списания и акты постановки. Акты создают как раз по результатам инвентаризации: если коньяка больше, то на остальные бутылки создают акты постановки; если коньяка меньше, то недостачу оформляют актами списания.

Алкоголь инвентаризируют субъекты, которые владеют подконтрольным товаром:

• отечественные производители, которые только изготовили продукцию и еще не реализовали ее;
• импортеры иностранного алкоголя, закупившие его для продажи у зарубежных производителей;
• оптовые поставщики, которые приобрели продукцию для продажи у отечественных производителей и импортеров иностранного алкоголя;
• розничные продавцы.

В законодательстве нет четко обозначенных сроков и дат проведения инвентаризации алкоголя в ЕГАИС. Указанные субъекты должны были привести в соответствие сведения, отраженные в ЕГАИС, с фактическими данными еще в 2017 году. С того момента организации обязаны поддерживать остатки в актуальном состоянии.

Почему при торговле алкоголем нужно работать в ЕГАИС

Важно своевременно отправлять в ЕГАИС документы, которые изменяют баланс: например при продаже, списании, поставке, возврате. Еще нужно, чтобы эти документы соответствовали фактическому движению продукции на торговой точке. Инвентаризация может помочь, когда по каким-то причинам баланс ЕГАИС расходится с реальными остатками: например, когда забыли отразить факт оборота какого-то количества товара.

Благодаря инвентаризации можно вовремя обнаружить расхождения данных в ЕГАИС с фактическими остатками. Если расхождения есть, контролирующие органы могут счесть это нарушением и наказать за оборот алкогольной продукции без отправки данных в ЕГАИС. 

Штрафы по ст. 14.19 КоАП РФ:

• от 10 000 до 15 000 руб. с конфискацией товаров — для должностных лиц;
• от 150 000 до 200 000 руб. с конфискацией товаров — для юридических лиц.

Еще госорганы могут аннулировать лицензию предприятия, если подтвердится оборот алкоголя, информация о котором не зарегистрирована в ЕГАИС (пп. 13 п. 3.1 ст. 20 Федерального закона от 22.11.1995 № 171-ФЗ).

Перед проведением инвентаризации алкоголя необходимо совершить несколько действий, чтобы получить достоверные показатели:

1. Приостановить любое движение алкоголя — не только в программе, но и фактическое.
2. Проверить, что:
   • все документы утверждены и проведены в ЕГАИС;
   • в проведенных поступлениях правильно указаны получатель и адрес торговой точки.
3. Запросить остатки алкоголя в ЕГАИС.
4. Подключить сканер и убедиться, что он работает.
5. Создать черновик инвентаризации.

На последнем этапе можно начинать непосредственно инвентаризацию алкоголя.

Порядок проведения инвентаризации алкоголя

Нужно помнить два основных правила: для инвентаризации крепкого алкоголя обязательно сканировать каждую акцизную марку, а для инвентаризации пива достаточно указывать только количество. 

Инвентаризацию можно проводить в учетной системе Контур.Маркет, даже если изначально с ЕГАИС работали в другой программе. Для этого нужно актуализировать баланс продукции. Эти сведения автоматически поступают из ЕГАИС.

Работа с ЕГАИС в Маркете 14 дней бесплатно

Попробовать

Инвентаризация крепкого алкоголя

В Контур.Маркете заходим в раздел «Документы», выбираем «Крепкий алкоголь» и нажимаем кнопку «Начать инвентаризацию», как указано в инструкции. После этого Маркет начнет запрашивать актуальный баланс в ЕГАИС, например, если с момента последнего обновления прошло более часа.  

После запроса баланса Маркет перенесет пиво на 2 регистр, а крепкий алкоголь останется на 1 регистре.

Что такое регистры в ЕГАИС

Затем появятся три вкладки:

1. Требуется обработать — по этим товарам инвентаризация еще не проводилась;
2. Просканировано — указываются промежуточные итоги сканирования товаров;
3. Проинвентаризировано — по этим товарам инвентаризация завершена.

В первой вкладке «Требуется обработать» размещен список товарных карточек, в которых нужно указать фактическое количество товара на складах и в магазинах. Для этого каждую марку нужно отсканировать.

Карточки можно обрабатывать в произвольном порядке. Когда товары есть, марка на каждой бутылке сканируется. Когда товаров нет, нужно нажать кнопку «Этого товара нет ни одной бутылки».

Марку считывают 2D-сканером или с помощью мобильного приложения Контур.Сканер для iOS и Android. При успешном сканировании бутылка учитывается.

После каждого сканирования промежуточные результаты сразу сохраняются. Если нужно вернуться к сканированию, переходим во вкладку «Просканировано».

Во время считывания марок система может предупреждать об ошибках. В таблице привели некоторые из них. 

Когда отсканировали все бутылки в одной карточке, нажимаем кнопку «Перейти к следующей карточке».

Переходим во вкладку «Просканировано», чтобы отправить в ЕГАИС акты постановки или списания с баланса.

Можно нажать на конкретную позицию и на кнопку «Вернуться к сканированию». Тогда можно продолжить сканировать товары, не завершив этого ранее. При нажатии кнопки «Перейти к следующей карточке» можно включить просмотр сведений по следующей карточке.

Если вы ранее работали не в Маркете, то у вас может быть алкоголь, по которому требуется запросить марки из ЕГАИС (состояние 3 регистра). Это нужно для корректного учета остатков помарочной продукции и своевременного выявления пересортицы.

Помарочный учет алкоголя в рознице и общепите

Во время инвентаризации марки начнут запрашиваться автоматически. Во время такого запроса нельзя выключать компьютер, прерывать работу УТМ или закрывать сервис.

Как только продукцию отсканировали, нажимаем кнопку «Отправить данные в ЕГАИС».

Когда акты отправлены в ЕГАИС, Маркет показывает сведения об инвентаризированных позициях и перечень созданных документов.

Во вкладку «Проинвентаризировано» перемещаются все обработанные карточки.

Для выявленных неучтенных товаров учетная система создает акты постановки на баланс. По излишкам — формирует акты списания с указанием причины «Излишки».

Когда инвентаризацию завершили, нужно проверить, что все акты постановки и списания поступили в ЕГАИС и приняты.

Инвентаризация пива

Алгоритм действий зависит от того, сколько торговых точек в компании.

Есть разные сценарии для ИП, торгующих пивом:

• у ИП только одна точка, в ней и происходит инвентаризация;
• есть несколько точек, но в ЕГАИС они зафиксированы с единым FSRAR ID (инвентаризируем в каждой точке, но в Маркете инвентаризацию создаем только в одной точке, указывая общие сведения для FSRAR ID).  
• есть несколько точек, и у каждой точки свой FSRAR_ID (создаем в Маркете инвентаризацию для каждой точки отдельно).

Когда в компании одна торговая точка, для проведения инвентаризации заходим в раздел «Документы», выбираем «Пиво» и нажимаем кнопку «Продолжить».

Система запросит баланс в ЕГАИС, обновит баланс и перенесет позиции с 1 регистра на 2 регистр. После этого увидим список необработанных товарных карточек и графы, которые отражают текущее состояние баланса в ЕГАИС.

В перечне товаров может быть несколько позиций с одинаковыми названиями. Система считает их разными позициями, поскольку они поступают от разных поставщиков или различаются по фасовке, а потому имеют разные коды в ЕГАИС. Можем их объединить, для этого отмечаем их галочками и нажимаем «Объединить карточки».

Когда товарные карточки объединены, общие фактические остатки одноименных товаров распределяются по позициям в карточке. Нужно зайти в объединенную карточку и указать количество: общее для всего наименования или отдельное по производителям. Нажимаем кнопку «Сохранить и вернуться в список».

Такое действие может проводиться автоматически. Для этого включаем автоматическое распределение остатков и указываем общее фактическое количество товара. Затем нажимаем кнопку «Сохранить и вернуться в список».

Указав остатки, переходим в общий список товаров и нажимаем кнопку «Отправить данные в ЕГАИС».

Если есть позиции, которые нужно поставить на баланс в ЕГАИС, они отмечаются в списке.

Поскольку запрещено ставить продукцию на 2 регистр, делаем ручной акт постановки на 1 регистр. Нажимаем кнопку «Сделать постановку на 1 регистр» для перехода к созданию акта постановки на 1 регистр.

Если количество товара в карточках не соответствует балансу ЕГАИС, Маркет предлагает создать и заполнить акты постановки на 1 регистр. Акты списания со 2 регистра отправляются автоматически. Для продолжения нажимаем кнопку «Отправить данные в ЕГАИС», а затем «Списать».

Когда в компании несколько торговых точек, ЕГАИС принимает FSRAR ID за отдельную торговую точку:

• у юрлиц этот ID привязывается к КПП магазина — инвентаризацию пива проводим в каждом магазине;
• у ИП этот ID привязывается к ИНН — результаты инвентаризации относятся ко всем торговым точкам одного ИП.

Выбираем торговую точку, в которой будут фиксироваться остатки в целом по ИП. Заходим в раздел «Документы», выбираем «Пиво» и нажимаем кнопку «Продолжить». Маркет показывает инструкцию, как проводится инвентаризация в других торговых точках одного ИП.

Порядок действий при инвентаризации такой:

• Считаем количество товаров в каждой торговой точке.
• Сведения передаются в торговую точку, адрес которой указан на странице инвентаризации пива.
• В торговой точке, которую выбрали для проведения инвентаризации, заполняем общие остатки для ИП.
• Данные отправляются в ЕГАИС по алгоритму, который указан выше для одной торговой точки.

Товароучетная инвентаризация

После инвентаризации в ЕГАИС баланс алкоголя актуален только в госсистеме. Поэтому после ЕГАИС-инвентаризации рекомендуем провести товароучетную инвентаризацию. Это поможет соотнести фактические остатки алкоголя с тем, что числится в ЕГАИС. 

Для актуализации товароучетного баланса заходим в раздел «Инвентаризация» и нажимаем «Загрузить остатки ЕГАИС».

В столбце «Инвентаризация» система отразит количество продукции, которое зафиксировано в ЕГАИС. 

Проверяем эти цифры и при необходимости редактируем. Например, если по факту оказалось не 10 бутылок, а 9, нужно поставить это количество, и система покажет расхождение в 1 бутылку. 

Далее нажимаем кнопку «Завершить инвентаризацию».

Работа с ЕГАИС в Маркете 14 дней бесплатно

Попробовать