Как заведению на iiko работать с госсистемами в Маркете

Расскажем, зачем рестораны, бары и кафе подключают к своим учетным программам дополнительные «мощности» для отчетности в госсистемы, например Контур.Маркет. Особенно полезно будет почитать пользователям на iiko, которые имеют дело с подконтрольными товарами и хотят продолжать вести учет в привычной программе.

Екатерина Березовик Эксперт по автоматизации учета в общепите

Решение по крепкому алкоголю для клиентов iiko

Смотреть комплекты

Зачем пользователям iiko работать с госсистемами в другом сервисе

Некоторые товароучетные программы не заточены под работу с госсистемами. Если такие функции и есть, они всегда идут как дополнение к основным, поэтому работать в них бывает неудобно.

С тех пор как ввели закон о порционном списании алкоголя, вести работу в одной программе стало еще сложнее. Теперь нужно не просто списывать бутылки после открытия, а учитывать, сколько миллилитров алкоголя и на что потрачено, и отчитываться об этом в ЕГАИС. Не все товароучетные системы готовы к этому нововведению.

Мы создали интеграцию Контур.Маркета и iiko, чтобы облегчить порционный учет алкоголя и сделать возможным автоматический перенос документов между программами и автоматическую отчетность. Опишем три сценария, которые наглядно показывают, как интеграция помогает ускорить и упростить работу с госсистемами и избежать ошибок.

Ситуация 1. Бар и ресторан закупают крепкий алкоголь

Задача. Учитывать остатки крепкого алкоголя в iiko, а с ЕГАИС работать через Контур.Маркет.

Обязанность при приемке. Бар заказал оптовику коньяк и текилу. Груз прибыл от поставщика, и бару нужно поставить спиртное на баланс в ЕГАИС. Для этого сотрудник получает электронную накладную из ЕГАИС. Чтобы ее подтвердить, рекомендуем отсканировать акцизные марки на бутылках. Так вы убедитесь, что в накладной и в поставке одна и та же продукция. Если марки сходятся, сотрудник заведения подтверждает накладную нажатием кнопки «Принять товар». Готово, коньяк и текила появились на балансе бара в системе ЕГАИС. Теперь можно продавать алкоголь по порциям или в составе коктейлей, как это правильно делать, читайте в статье «Какие изменения ждут общепит в 2025 году».

Как обработать входящую ЕГАИС-накладную

В чем сложность. В ЕГАИС ресторан отчитывается только ради выполнения требований законодательства. Госсистема не помогает следить за фактическими остатками или продажами спиртного по порциям. Для этого существуют товароучетные программы. Чтобы вести в iiko товароучет крепкого алкоголя, нужно создать приходные накладные на основе тех, что получены из ЕГАИС. Это пришлось бы делать вручную, если бы не интеграция с Контур.Маркетом.

Как бару, ресторану и пивному пабу учитывать алкоголь без ошибок

Решение. Ресторан подтверждает ЕГАИС-накладную в Контур.Маркете. Пользователь iiko получает эту накладную в своем сервисе, чтобы вести товароучет.

Как это работает по шагам

Шаг 1. В Маркете заходим в раздел «Документы», выбираем «Поступления» и кликаем «ЕГАИС». Выбираем из списка поступившую ЕГАИС-накладную и сверяем данные в документе с товаром, поступившим в бар.

Шаг 2. Принимаем входящую ЕГАИС-накладную по инструкции.

Шаг 3. Отправляем документ в iiko, это можно сделать двумя способами: в списке «Поступления из ЕГАИС» или в открытой накладной.

Шаг 4. Откроется страница «Отправка ЕГАИС-накладной в iiko», в ней увидим сведения о поставке: номер и дату накладной, название компании-поставщика, название склада в iiko, на баланс которого встанет продукция. Маркет автоматически сопоставит позиции в накладной с названиями товаров из номенклатуры iiko. Если часть товаров не удалось сопоставить автоматически, сделайте это вручную с помощью поля «Выберите товар из iiko». Маркет запомнит выбор и будет применять это сопоставление в будущем. Как отправить входящую ЕГАИС-накладную из Маркета в iiko.

Иногда единица измерения в накладной не совпадает с тем, что обозначено в iiko. Например, в накладной указан объем бутылки шампанского 0,75 л, а в iiko она заведена как 750 мл. Чтобы не было путаницы, перед тем, как отправить приходную накладную из Маркета, вы можете сразу перевести количество товара в единицы измерения iiko, указав коэффициент пересчета. Маркет запомнит ваши данные, и в следующий раз вводить коэффициенты уже не нужно.

Ситуация 2. Бар и ресторан списывают крепкий алкоголь

Задача. Вести учет алкоголя в iiko, но своевременно отчитываться в ЕГАИС по правилам порционного списания.

Обязанность при работе с алкоголем. Алкоголь числится и на балансе iiko, и на балансе ЕГАИС. Раньше списывать алкоголь можно было сразу после вскрытия тары. В 2023 году вышел Федеральный закон от 03.04.2023 № 108-ФЗ. Он обязал заведения общепита отчитываться о фактическом списании каждой порции алкоголя, в том числе и для приготовления коктейлей и блюд. Изменения вступили в силу 1 июля 2024 года. Теперь бутылки и чистые порции нужно продавать через кассу, указывая наименование и проданный объем, а алкоголь для блюд и коктейлей списывать через госсистему вручную с помощью актов.

В чем сложность. Следить за порционными списаниями во время рабочего дня сложно, когда у заведения большой поток посетителей. В конце дня ответственному сотруднику придется долго сверять списания в iiko, чтобы перенести их в ЕГАИС. При этом можно допустить ошибку, и тогда заведение оштрафуют. Рассказали больше об ошибках и штрафах при работе с алкоголем в этой статье.

Решение. Ресторан или бар настраивает интеграцию iiko с Контур.Маркетом и сопоставляет товары в двух системах. Теперь при списании порции алкоголя в iiko, Маркет регистрирует это списание и отчитывается в ЕГАИС. Кроме того, в Маркете можно настроить очередь марок, тогда он будет автоматически списывать порции из нужных бутылок.

Ситуация 3. Ресторан, паб и бар работают с маркированным пивом

Задача. Учитывать пиво и пивные напитки в привычной программе iiko, а с ЕГАИС работать через Контур.Маркет.

Обязанность при приемке. Бар заказал пивоварне 10 кег крафтового пива. Груз прибыл от поставщика, и бару нужно поставить пиво на баланс в ЕГАИС. Для этого сотрудник принимает электронную накладную из ЕГАИС. Пиво на балансе бара в системе ЕГАИС. Теперь кег можно ставить на кран и отпускать покупателям и гостям.

Новые правила работы с маркированным разливным пивом

В чем сложность. Перед рестораном и баром возникают те же препятствия, что описаны в предыдущем разделе: большие трудозатраты на ручной перенос данных из ЕГАИС-накладных в товароучетные накладные.

Решение. Ресторан подтверждает ЕГАИС-накладную в Контур.Маркете. Пользователь iiko получает эту накладную в своем сервисе, чтобы вести товароучет.

Как это работает по шагам

Шаг 1. В Маркете заходим в раздел «Документы», выбираем «Поступления» и кликаем «ЕГАИС». Выбираем из списка поступившую ЕГАИС-накладную и сверяем данные в документе с товаром, поступившим в бар.

Шаг 2. Принимаем входящую ЕГАИС-накладную по инструкции.

Шаг 3. Отправляем документ в iiko одним из двух способов: в списке «Поступления из ЕГАИС» или в открытой накладной.

Шаг 4. Откроется страница «Отправка ЕГАИС-накладной в iiko», в ней увидим сведения о поставке: номер и дату накладной, название компании-поставщика, название склада в iiko, на баланс которого встанет продукция. Маркет автоматически сопоставит позиции в накладной с названиями товаров из номенклатуры iiko. Если часть товаров не удалось сопоставить автоматически, сделайте это вручную с помощью поля «Выберите товар из iiko». Маркет запомнит выбор и будет применять это сопоставление в будущем. Как отправить входящую ЕГАИС-накладную из Маркета в iiko

Ситуация 4. Кофейня работает с маркированной водой и молочкой

Задача. Учитывать продукты в привычной программе iiko, а в Честный знак отчитываться через Контур.Маркет.

Обязанность при приемке. Ресторан получает поставку молока и электронный документ на него в формате УПД. Молоко нельзя использовать, пока поставка не подтверждена в системе Честный знак. Чтобы это сделать, сотрудник ресторана заходит в систему Контур.Маркет и нажимает кнопку «Принять товары». Готово, теперь молоко числится на балансе ресторана и его можно пускать в производство блюд или выставлять на витрину в упакованном виде. Инструкция по приемке.

Обработка в Маркете входящего УПД из Диадока

В чем сложность. Когда ресторан ведет учет товаров в программе iiko, в нее следует каким-то образом переместить УПД, принятые в Маркете. Это нужно, чтобы оприходовать молочку и воду в учетной системе и видеть актуальные остатки: на момент поставки, после приготовления или продажи блюд.

Маркировка впервые в общепите — чего ждать?

Решение. Ресторан подтверждает УПД в Контур.Маркете, этот документ приходит через электронный документооборот из сервиса Диадок. Принятый УПД получает в своем сервисе пользователь iiko, чтобы вести товароучет. Нет необходимости переписывать данные вручную, всё происходит по нажатию кнопки, быстро и без риска ошибиться. Цепочка выглядит так: в Маркете получили УПД, выбрали в нем маркированные товары, которые нужно вывести из оборота, затем Маркет создает акт о выводе из оборота для Честного знака, и после этого УПД нужно отправить в товароучет iiko.

Как это работает по шагам

Шаг 1. Открываем в Маркете раздел «Документы», переходим в «Накладные», кликаем на «Поступления» и выбираем «Диадок».

Шаг 2. Кликаем по ссылке «Отправить в iiko».

Шаг 3. Маркет сопоставляет позиции в накладной с названиями продуктов и товаров из номенклатуры iiko. Если какие-то товары не удалось соотнести автоматически, можно сделать это вручную. Маркет запомнит выбор, и в будущем вам не придется сопоставлять конкретный товар вручную.

Шаг 4. Указываем, на какой склад направить принятую поставку.

Шаг 5. Нажимаем кнопку «Отправить». Готово, пользователь iiko увидит накладную в своем сервисе. Как отправить из Маркета в iiko входящую накладную Диадока, в том числе на маркированный товар

Возможности для чеков коррекции

С 1 марта 2025 года изменились правила расчета гостей в общепите: теперь фискальный чек нужно формировать до оплаты. Подробности читайте в нашей статье.

Если в уже распечатанном фискальном чеке обнаружена ошибка, исправить ее нужно через чек коррекции. В интеграции с iiko система обрабатывает чеки коррекции с признаками «Возврат» и «Приход». Эти чеки должны быть сделаны при коррекции открытого заказа. В журнал учета продаж при этом вы увидите отрицательные строчки, что делает возвраты нагляднее: например, «–10 мл». 

Автоматически регистрируются чеки возврата в УТМ по «чистым» порциям, например бокал виски, — на основе фискального чека коррекции «Возврат прихода».  

Вы получаете честный учет в ЕГАИС — можно исправить ошибки после фискализации чека. Если гость передумал или кассир ошибся, поправить заказ легко.  

Рекомендуем выдавать гостю пречек перед фискализацией — так можно уточнить заказ заранее и избежать лишних коррекций.

Что дает интеграция между iiko и Маркетом

Выше скорость. Человек тратит в среднем 10–20 минут на то, чтобы вручную перенести данные из одного принятого УПД и ЕГАИС-накладной в свою учетную программу. Если сотрудник неопытный или в документе много позиций, то времени уходит еще больше. Благодаря интеграции перенос происходит за 10–15 секунд.

Меньше риск ошибиться. Главное — даже не экономия времени, а то, что риск допустить ошибку сводится к нулю. При ручном переносе человек может нажать не ту цифру, учет станет некорректным и система будет показывать неверные остатки. А от актуальности данных об остатках зависят и вовремя сделанный заказ поставщику, и общая аналитика по доходам заведения.

Удобство. Новые правила списания алкоголя сильно усложнили работу официантам и барменам. Обычно во время смены нет времени учитывать каждую порцию алкоголя и вносить данные в ЕГАИС. Интеграция решает эту проблему: благодаря сопоставлению товаров и очереди марок, алкоголь списывается автоматически в двух системах сразу.
О трудностях порционного списания и возможных решениях рассказали в этой статье.

Ответы на популярные вопросы об интеграции iiko с Маркетом

Подключите работу с госсистемами в Маркете

Смотреть тарифы