Как списывать порционный алкоголь в r_keeper

Заведения общепита должны отчитываться в ЕГАИС о продаже алкоголя порционно. Интеграция Контур.Маркета и r_keeper поможет упростить отчетность в ЕГАИС: принимать накладные на алкоголь, создавать акты списания алкоголя в составе коктейлей и блюд, вести очередь списания.

Анна Лексина Эксперт по работе с госсистемами

В этой статье:

Что значит порционное списание
Как списывать алкоголь по новым правилам
Как в Контур.Маркете работает очередь марок
Вопросы по работе с интеграцией

Вступайте в сообщество рестораторов, управляющих и шеф-поваров

Что значит порционное списание

Раньше заведения общепита списывали алкоголь бутылками: открыли — сразу отчитались в ЕГАИС о списании, а затем ее можно было продать целиком, разлить на порции или использовать в коктейлях. В 2023 году вышел Федеральный закон от 03.04.2023 № 108-ФЗ, который обязал общепит перейти на новые правила.

Списывать по порциям — значит указывать, сколько миллилитров из какой бутылки продали или использовали.

До 1 июля 2024 года длился переходный период. За это время заведения должны были подготовиться к работе по новым правилам. Теперь же порционное списание стало строго обязательным, а нарушителей будут штрафовать по ст. 14.19 КоАП РФ. Заведениям, которые не списывают алкоголь порционно, придется выплатить штраф в размере от 150 до 200 тыс. рублей, если выявится нарушение. Сам алкоголь при этом могут конфисковать.

Как списывать алкоголь по новым правилам

Для разных порций и целей действуют разные правила:

Чистая порция алкоголя. Чистой порцией считается, например, стопка водки или бокал вина. При продаже такого напитка порцию нужно списать через кассу, создать чек на продажу и отправить его в ЕГАИС через УТМ. В чеке должно быть указано количество миллилитров в порции.

Целая бутылка. Целую бутылку нужно реализовывать, как в рознице, — создать чек на кассе. Встроенный модуль УТМ отчитается о продаже в ЕГАИС.

Алкоголь в блюдах и коктейлях. Такой алкоголь тоже списывают порциями, но через ручные акты списания. В акте нужно указать, сколько алкоголя, из какой бутылки и для какого блюда или коктейля использовали. В законе для такого алкоголя появилась новая причина списания — «Приготовление».

Для слабого алкоголя — пива, сидра, медовухи и пуаре — правила не изменились. Их нужно списывать при вскрытии тары, причиной списания нужно указывать реализацию. Подробнее об учете алкоголя в общепите рассказали в этой статье.

Отчитываться в ЕГАИС о списании алкоголя нужно не позднее следующего рабочего дня. При большом обороте бывает сложно уследить за бутылками и не запутаться, что и когда списали, бармены не успевают отслеживать порции, в результате в отчетах возникают ошибки, а работа с госсистемой отнимает много времени и сил.

Мы рекомендуем автоматизировать списание в ЕГАИС, чтобы снизить количество ошибок, сэкономить время и не получить штраф. Для этого в Контур.Маркете есть возможность интеграции с r_keeper.

Получайте экспертные статьи на почту каждые две недели

Как в Контур.Маркете работает очередь марок

r_keeper ведет учет товаров на складе, а Контур.Маркет отчитывается в ЕГАИС. Вместе они позволяют списывать алкоголь сразу после использования или продажи и автоматически уведомлять об этом госсистему. Когда порционный учет стал обязательным, мы добавили в Маркет возможность выстроить очередь акцизных марок, чтобы не сканировать каждую бутылку при продаже.

Очередь марок — это перечень бутылок, из которых Маркет списывает порции при продаже на кассе и отчитывается об этом в ЕГАИС.

Благодаря очереди бармен или официант может оформлять продажу на кассе, как обычно, а управляющему не нужно будет подсчитывать порции алкоголя, потраченные на изготовление коктейлей и блюд. Как работать с очередью:

Сопоставьте товары в Маркете и r_keeper. Инструкция
Сформируйте очередь списания. Есть несколько способов: вручную с кассы r_keeper, вручную через журнал продаж в Маркете или автоматически в интерфейсе Маркета. Также можно пополнить очередь, зайдя в Маркет через браузер с телефона. Инструкция
Когда официант или бармен продаст напиток на кассе, касса сформирует чек и отправит информацию о продаже в Маркет. Благодаря сопоставлению товаров, Маркет поймет, какой алкоголь продали — бутылку, целую порцию или коктейль.
Маркет автоматически спишет нужный объем из бутылки в очереди и отправит отчет в ЕГАИС. Если продали коктейль, добавит алкоголь в журнал учета продаж и поможет подготовить акт списания.
Если бутылка закончится, система спишет недостающие миллилитры из следующей в очереди.

В коротком ролике мы показали, как работает интеграция. Смотреть

Рекомендуем формировать очередь при приемке товаров или до начала смены. Вскрывать бутылки при этом не нужно, а сама очередь сохраняется до тех пор, пока не закончатся бутылки, она не привязана к дате или смене. В готовую очередь можно добавлять новые марки или убирать неактуальные.

Важно следить, чтобы марки использовались в том порядке, в котором они отсканированы. Неиспользованные остатки можно списать с помощью ручных актов. Таким же образом можно исправить ошибки, если бармен взял не ту бутылку. Но списание остатков с помощью актов — это способ исправить ошибки, а не метод товароучета, не стоит пользоваться им постоянно.

Вопросы по работе с интеграцией

Отвечаем на популярные вопросы, а также на те, что задавали слушатели вебинара по интеграции с r_keeper.

Что понадобится для интеграции?

На стороне r_keeper:

Версия r_keeper 7.7.0.378 или выше.
WhiteServer версии 1.63.1 или выше.
WhiteServer Agent версии 2.8.6.1 или выше.
StoreHouse 5 версии 5.145 и выше. StoreHouse 4 не поддерживается. Именно в StoreHouse перечислены товары и ингредиенты. Решение поддерживает работу с облачной системой r_keeper Cloud.
Модуль Интеграции StoreHouse 5 для внешних систем ЕГАИС.
Модуль XML-интерфейс для WSA ПО. Лицензия должна быть активирована, то есть в колонке «Используется» должна стоять цифра «1».
Интерфейс White Server.
Лицензия подключения интегратора (WsProduct) «r_keeper модуль Интерфейс подключения к Контур.Маркет».

На стороне Контур.Маркета:

Модификатор «Интеграция госсистем для r_keeper».
Тариф «Все госсистемы», «ЕГАИС» или любой тариф общепита + модификатор «ЕГАИС».

Оборудование:

Универсальный транспортный модуль, подключенный к Маркету.
2D-сканер для считывания акцизных марок на кассе.
Кассовая программа r_keeper.
Контур.Маркет — поможет принимать накладные на алкоголь, создавать акты списания алкоголя в составе коктейлей и блюд.

Для настройки и интеграции системы обратитесь к дилеру r_keeper. Если дилер по каким-то причинам не сможет провести настройку, помогут специалисты Контура.

Останутся ли другие причины списания?

Да, алкоголь по-прежнему можно списывать вручную по причинам, не связанным с продажей.

Нужно ли подавать алкодекларацию?

Форму 7 по крепкому алкоголю сдают раз в квартал все заведения общепита, составлять ее нужно по старым правилам — с указанием количества поштучно. Форму 8 по пиву не подают. Читайте подробную статью, как подавать алкодекларацию.

Можно ли использовать одну бутылку на разные порции, например, на чистые порции и для коктейлей?

Да, Маркет спишет из очереди марок необходимый объем в соответствии с сопоставлением в StoreHouse.

Какие возможности дает Контур.Маркет в интеграции? Возможна ли интеграция без StoreHouse 5?

Маркет берёт на себя ключевую возможность — работу с ЕГАИС, включая формирование и отправку алкогольной отчетности. На данный момент интеграция возможна только при наличии StoreHouse версии 5.145 и выше.

Как Маркет будет списывать крепкий алкоголь, если сначала была открыта бутылка и продано 100 мл, а потом клиент захотел купить целую бутылку того же наименования? Спишется ли остаток из первой бутылки + недостающий объем из второй, или система спишет сразу новую бутылку?

Если в очереди списания несколько бутылок по одной позиции и в первой не хватает объёма для списания, остаток берётся из второй марки. То есть, объём распределится между двумя марками.

При работе с очередью марок:

Система сначала попытается списать остаток из первой бутылки — 900 мл.
Недостающие 100 мл возьмет из следующей бутылки в очереди.
Если в очереди только одна бутылка, продать целую бутылку будет нельзя до того, как добавите дополнительную в очередь.

Как действовать, если в интеграции будут сбои?

Если возникают ошибки регистрации заказов, не связанные с работой r_keeper, можно повторить регистрацию позже, после восстановления связи.

Как ускорить загрузку марок из ЕГАИС?

Для решения проблемы:

Проверьте соединение с ЕГАИС.
Если есть возможность, выгрузите список марок со статусами и остатками в миллилитрах вручную. Выгрузить марки нужно из того ПО, где вы ранее работали с ЕГАИС, — для этого обратитесь в техподдержку этого ПО.
Импортируйте данные в хранилище Маркета.

Обратитесь в техподдержку для импорта или диагностики, если выгрузка из ЕГАИС идет слишком долго.

В интеграции алкоголь из коктейлей будет списываться автоматически?

При продаже коктейлей система учтет весь использованный алкоголь, но окончательное списание требует ручного подтверждения.

Алкоголь из блюд и коктейлей автоматически попадает в журнал продаж Маркета. Не позднее следующего рабочего дня нужно отправить в ЕГАИС акт списания, который поможет сформировать система.

Как проверить через Контур.Маркет, есть ли конкретные марки на остатках в ЕГАИС?

Откройте раздел Ингредиенты и блюда → Ингредиенты и товары. Отсканируйте марку или введите номер марки в строку поиска. Если марка есть в хранилище Маркета, система покажет ее с текущим статусом. Эта проверка работает только для марок, уже загруженных в систему.

Поможем подобрать КЭП и кассу для продаж алкоголя

Отправить заявку

Как списывать порционный алкоголь в r_keeper с помощью Контур.Маркета