Как работать в ЕГАИС без ошибок: нюансы и советы

С ЕГАИС работают продуктовые магазины, алкомаркеты, бары, рестораны и другие заведения, которые продают спиртное, даже в составе блюд и коктейлей. В статье расскажем, какие процессы касаются этих участников оборота. Отметим важные нюансы работы, которые стоит учитывать, чтобы не получить штраф. А еще эксперт ответит на часто встречающиеся вопросы.

Анна Лексина Эксперт по работе с госсистемами Дарья Пациора Редактор Контур.Маркета

Работа с ЕГАИС в Маркете 14 дней бесплатно

Попробовать

Почему важно работать с ЕГАИС без ошибок

ЕГАИС — единая государственная автоматизированная информационная система, которая контролирует оборот спиртосодержащей продукции в России. Все, кто работает с крепким алкоголем, пивом, сидром, медовухой или пуаре, обязаны отчитываться в систему.

Оборот алкоголя регулирует Федеральный закон от 22.11.95 № 171-ФЗ

Розница и общепит передают в ЕГАИС через документооборот сведения о приемке, перемещении, продаже или списании алкоголя. Для каждого процесса есть свои правила и требования, и на каждом этапе можно получить штраф, если сделать что-то не так.

Нарушителей правил ждет административная и даже уголовная ответственность. Например, за нарушение особых требований и правил розничной продажи алкогольной и спиртосодержащей продукции должностные лица могут получить штраф от 20 000 до 40 000 рублей, а юридические лица — от 100 000 до 300 000 рублей (п. 3 ст. 14.16 КоАП РФ), возможна и конфискация продукции. 

А за незаконные производство и оборот этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции, совершенные в крупном размере — грозит штраф, принудительные работы либо лишение свободы на срок до 3 лет. Штраф составит 2–3 млн рублей или будет равен размеру дохода осужденного за период от 1 до 3 лет (ст. 171.3 УК РФ). При нарушениях в особо крупных размерах штраф увеличится до 3–4 млн рублей, а срок принудительных работ или лишение свободы — до 5 лет.

Санкции за нарушения участников алкогольного рынка

Какие нюансы нужно учитывать, если продаете алкоголь

С ЕГАИС работают продуктовые магазины, алкомаркеты, бары, рестораны и другие заведения, которые продают спиртное, даже в составе блюд и коктейлей. Расскажем, какие процессы касаются этих участников оборота, и отметим важные нюансы работы.    

Лицензия

Не нужна, если торгуете слабым алкоголем — пивом, медовухами, сидрами, пуаре. Обязательна, если продаете крепкий алкоголь. Лицензию нужно получить, даже если в заведении планируете добавлять алкоголь в коктейли и блюда, а не продавать бутылки целиком.

Список алкогольных напитков, для продажи которых нужна лицензия, перечислен в ст. 18 Закона № 171-ФЗ.

Алкогольную лицензию не выдают ИП и самозанятым.

Получить алкогольную лицензию может только юрлицо, но не каждая организация. Не выдадут, если:

Как оформить лицензию на продажу крепкого алкоголя

• Размер уставного капитала ниже установленной суммы. У каждого региона свои требования: для Москвы это 500 000 ₽, для Свердловской области — 250 000 ₽.
• Помещение слишком маленькое. К примеру, городской бар должен быть не меньше 50 квадратных метров. 
• Магазин или заведение находится слишком близко к школам, больницам, стадионам. Минимальное расстояние определяют местные власти. 

Приемка поставок

Сначала нужно получить товарно-транспортную накладную (ТТН) из ЕГАИС. Если на партию не пришла накладная из госсистемы, вы не можете принять поставку. 

Затем понадобится сканер, считывающий акцизные марки. При работе со спиртным ведут поштучный учет, поэтому важно проверить каждую бутылку и отсканировать акцизные марки. Информация на акцизной марке может отличаться от сведений в накладной. Проверка марок перед приемкой — не законодательное требование, это делают для предотвращения пересортицы.

Сканируйте штрихкод с коробок, чтобы быстрее принимать поставки крепкого алкоголя

Если возникает пересортица, вы рискуете получить штраф — потому что фактически принятая продукция не соответствует продукции, которая числится на балансе в ЕГАИС. То есть вы будете отправлять в ЕГАИС данные по алкоголю, который не числится на остатках. Чтобы этого избежать, сканируйте марки во время приемки. В учетных системах появляется уведомление, если марка соответствует указанному в накладной товару.

После проверки обязательно обработайте накладные от поставщиков через ЕГАИС. Если все хорошо, накладную нужно принять. Если есть проблемы — отклонить или оформить акт расхождений. Пока накладная не подтверждена, фактически продукция принадлежит не вам, а поставщику. Если начать продавать алкоголь без постановки на баланс своего магазина или заведения, это будет считаться продажей контрафакта. 

Возврат

Возвраты алкоголя поставщику обязательно нужно фиксировать. Можно подтвердить поставку без проверки и в случае чего оформить возврат позже. Вот в каких случаях алкоголь отправляют обратно: 

• бутылки бракованные или поврежденные;
• акцизная марка испорчена и не читается;
• поставщик прислал больше алкоголя, чем заказывали;
• магазин или заведение закрывается, и поставщик согласен принять непроданный товар обратно.

Работа с алкоголем ведется на первом регистре. Там фиксируются остатки крепкого алкоголя, когда подтверждают приходные накладные, постановку на баланс, возврат от покупателя. Остатки с первого регистра уменьшаются, когда вы продаете алкоголь потребителям или оформляете возврат поставщику.

Формируйте возвратную (расходную) товарно-транспортную накладную в учетных системах. Укажите, какое количество продукции отправляете обратно. Документ нужно зарегистрировать в ЕГАИС, а затем он отправляется поставщику. После подтверждения от поставщика алкоголь списывается с остатков вашей организации в ЕГАИС и на складе. 

Как оформить возврат алкоголя поставщику через ЕГАИС

Продажа в рознице и общепите 

Понадобится онлайн-касса с ОФД и подключением к ЕГАИС — через кассу нужно передавать данные о продаже алкоголя. Еще нужен 2D-сканер: продавец добавляет в чек бутылку и сканирует акцизную марку, данные уходят в ЕГАИС и продукция списывается с остатков.

Для общепита есть особенность. Спиртное не всегда продают целыми бутылками, его разливают по бокалам, подают порциями или используют в качестве ингредиента для коктейлей и блюд. При продаже крепкого алкоголя нужно отчитываться о каждой порции, а при продаже слабоалкогольных напитков отчитываются только о вскрытии тары. Расскажем о каждом случае подробнее.

Продажа крепкого алкоголя.  С 1 июля 2024 года общепит при продаже крепкого алкоголя должен отчитываться о каждой порции:

• При продаже «чистой» порции, например бокала вина, нужно будет отправить в ЕГАИС чек о продаже такой порции с указанием миллилитров. Сделать это нужно через УТМ, универсальный транспортный модуль, подключенный к кассе.
• При порционном использовании крепкого алкоголя в коктейле или блюде, потребуется списать в ЕГАИС каждую порцию в миллилитрах. Для этого в акте списания нужно будет указать причину «Использовано для приготовления коктейлей (блюд)». 
• При продаже целой бутылки, заведения общепита будут обязаны отразить такую продажу чеком, который нужно отправить в ЕГАИС через УТМ на кассе. 

Продажа слабого алкоголя, а именно пива, сидра, медовухи и пуаре. Официант или бармен должен отчитаться о вскрытии тары и оформить списание с причиной «Реализация». Даже если бармен готовился к рабочей смене и открывал алкоголь «на потом», нужно эти бутылки учесть. 

При этом нужно еще и соблюдать требования по маркировке пива. О них мы подробно рассказали в статье.

Списание при бое, порче или краже

Если бутылку украли, разбили, или акцизную марку повредили — бутылки нужно списать, чтобы не было отклонений в учете. Составьте акт списания и укажите причину, например «порча» или «бой».

Отчетность за продажу

Кроме ежедневной работы с ЕГАИС, общепит и розница, которая работает в удаленных от сетей связи местностях, обязаны раз в квартал подавать алкогольную декларацию в Росалкогольтабакконтроль — Федеральную службу по контролю за алкогольным и табачным рынками (ФСКАТР). Смотрите шпаргалку, как подавать алкогольную декларацию.

Алкогольную декларацию подают раз в три месяца до 20 числа, которое следует за отчетным периодом. Если 20 число — это нерабочий день, то последний день срока подачи алкодеклараций — это следующий за ним рабочий (ст. 193 Гражданского кодекса РФ). Например, алкодекларацию за первый квартал нужно подать до 20 апреля. 

Розничные магазины составляют декларации по крепкому и слабому алкоголю по формам 7 и 8. Если вы общепит или ИП без лицензии на продажу алкоголя и торгуете только пивом — сдавайте только форму 8.

При этом с 15 января 2025 года декларировать розничные обороты пива и других слабоалкогольных напитков, в том числе в общепите, не нужно. То есть последний период, за который нужно отчитаться — это 1–15 января 2025, а отправить последнюю декларацию нужно до 20 апреля 2025 года. Корректировки будут принимать до 20 июля 2025 года, после этого ФСКАТР прекратит принимать декларации. Подробности в статье «Что важно знать об отмене алкодеклараций для продавцов пива, сидра, медовухи и пуаре».

Федеральный закон от 25.12.2023 № 624-ФЗ внес поправки в Федеральный закон от 22.11.1995 № 171-ФЗ о регулировании оборота алкоголя.

За что могут оштрафовать

Подали декларацию не в срок: штраф для ИП — 5 000 — 10 000 ₽, для юрлиц — 50 000 — 100 000 ₽ (ст. 15.13 КоАП).

Указали данные не в полном объеме: предупреждение или штраф 300 — 500 ₽ для ИП и 3 000 — 5 000 ₽ для юрлиц (ст. 19.7 КоАП).

Неоднократно предоставляете недостоверные сведения: лишение лицензии (п. 3 ст. 20 Закона № 171-ФЗ).

Советы эксперта

Как предотвратить расхождения

Фактическое количество в торговой точке или заведении должно совпадать с данными в ЕГАИС. Расхождения могут выявить сотрудники Росалкогольтабакконтроля при выездной проверке. Они сверяют фактические остатки алкоголя с той информацией, которую вы отражаете в ЕГАИС. Часто поводом для проверки могут стать постоянные ошибки организации в отчетности и ведении учета, отрицательные остатки. Если проверяющий обнаружит расхождения, это будет поводом оформить нарушение и оштрафовать за него. 

Еще нарушение могут выявить, когда вы подаете алкодекларацию. ФСКАТР может автоматически определять, совпадают ли данные в алкогольной декларации с данными в ЕГАИС. Если выявляют расхождения, отправляют письмо и в дальнейшем назначают административное наказание. Отмечу, что данные об остатках на начало квартала и на его конец в ЕГАИС могут не совпадать с данными в алкодекларации — допустимо расхождение не больше 100 дал. 

Предотвратить расхождения поможет грамотный учет и своевременная инвентаризация алкоголя. Если работаете в Маркете, сервис покажет уведомления: если бутылку уже посчитали или отсканированный товар не совпадает с товаром из карточки. Для обнаруженной неучтенки сервис создаст акты постановки на баланс, а для излишков сформирует акты списания с причиной «Излишки».

После отправки актов в ЕГАИС сервис покажет информацию по проинвентаризированным товарам и список сформированных документов. «Успешные» документы автоматически уйдут в архив, а если есть акты с ошибками — сервис покажет, что исправить. Подробности — на Контур.Помощи.

Как работать с пивом и пивными напитками

По слабоалкогольной продукции нужно фиксировать факт закупки партии (сколько пива поступило от поставщика) и каждый квартал сдавать декларацию об оборотах (сколько пива продано).

Продажи тоже нужно фиксировать. По пиву отправляйте акт списания с причиной «Реализация» не позднее следующего рабочего дня. Для разливного пива такой же акт нужно отправлять после вскрытия тары — бутылки или кега. Сделайте это не позднее, чем на следующий день.

Как отразить перемещение

Любое перемещение алкоголя (и крепкого, и пива) необходимо отражать в ЕГАИС и в алкогольных декларациях. Даже если перемещение осуществляется между адресами одной организации или ИП. И даже если эти места находятся в одном здании, но в ЕГАИС заведены отдельно (каждое имеет FSRAR_ID).

Читайте инструкцию, как оформить перемещение в Маркете

Отражайте перемещение с помощью исходящей накладной с типом «Перемещение». Есть нюанс в том, заполнять или нет транспортный раздел:

• Обязательно, если продукцию перевозят с помощью транспортного средства.
• Необязательно, если продукцию не перевозят на транспортном средстве. Например, если подразделения находятся на одной территории или в пределах одного здания. Перемещение продукции либо не происходит физически, либо его переносят вручную (с одного этажа здания на другой этаж).

Если транспортный раздел включен в товарно-транспортную накладную, то указывать реквизиты нужно в зависимости от ситуации. Ответственность в заполнении полей лежит на владельце продукции (грузоотправителе). Некоторые поля необязательны, потому что в них иногда нечего указать. Например, груз перевозят транспортом грузоотправителя без привлечения сторонней компании — в этом случае поле «Компания-перевозчик» можно не заполнять. Необязательно указывать данные прицепа, если его нет.

В каждом регионе могут быть свои правила, какие поля в ТТН необходимо заполнять. Обратитесь в РОИВ по вашему местоположению, чтобы уточнить детали.

Перемещение нужно отражать и в алкогольных декларациях. Торговая точка, из которой перевезли продукцию, должна заполнить раздел «Расход» и графу «Перемещение внутри организации». А точка, куда привезли алкоголь, заполняет раздел «Приход» и графу «Перемещение внутри организации».

Нужно ли оповещать ЕГАИС о перегрузе

Если вы перемещаете алкоголь не одним транспортным средством, а еще перемещаете с одного на другое, — это называется перегрузом. В таком случае в момент передачи товара происходит переход права собственности. Собственник товара (тот, кому перешло право собственности) должен предоставить в ЕГАИС электронный документ о перегрузе. Это нужно сделать в течение рабочего дня, в котором алкоголь перегрузили. 

Подробнее о перегрузе читайте на сайте ФСКАТР

Как узнать код ЕГАИС — свой или поставщика

FSRAR_ID — идентификатор, присвоенный ФСКАТР каждой торговой точке индивидуального предпринимателя или юридического лица. Требуется для работы с универсальным транспортным модулем, его также могут запросить ваши контрагенты. Определить идентификатор можно из RSA-ключа, в сервисе транспортного модуля, или прямо в учетной системе. Читайте инструкцию
 
Если хотите узнать FSRAR_ID по ИНН поставщика, производителя или импортера — нужно сделать запрос в УТМ. Отправьте в УТМ XML-файл, составленный по схеме «1.7. Получить справочник организации» технической документации УТМ.

Контур.Маркет умеет отправлять такой запрос автоматически. Для этого нужно зайти в раздел «Поставщики» и нажать «Добавить поставщика по ИНН из ЕГАИС». В этом случае из ЕГАИС в справочник будут запрошены все подразделения поставщика с этим ИНН. Читайте инструкцию 

Еще Маркет автоматически добавляет в справочник контрагентов, от которых приходили поставки, по данным приходящих ЕГАИС-накладных.

Как изменить адрес в ЕГАИС

Если у организации есть лицензия на продажу крепкого алкоголя, нужно обратиться в лицензирующий орган, так как смену адреса необходимо делать в лицензии. На портале ЕГАИС адрес изменится автоматически. Сделайте то же самое, если сменился КПП. Есть нюанс — при изменении КПП изменится и FSRAR_ID. Тогда необходимо сделать перемещение остатков продукции с помощью накладной.

Если организация торгует только пивом и пивной продукцией, то отредактировать адрес нельзя. Добавьте новый адрес в УТМ в разделе «Добавление организации» Инструкция. Если вы ИП, у нового адреса будет новый FSRAR_ID — потребуется перенести остатки со старого адреса на новый с помощью исходящей накладной на перемещение. У организации при смене адреса FSRAR_ID останется тем же при условии, что не сменился КПП. Перенос остатков организации не нужен.

Чек-лист для самопроверки по алкоголю и маркированному пиву

Куда отчитываться

По алкоголю — ежедневно в ЕГАИС и раз в квартал подавать алкодекларацию в Росалкогольтабакконтроль

По маркированному пиву — в ЕГАИС и в систему Честный знак.

Что под контролем. Спиртные напитки, алкогольные напитки, в том числе пиво, сидр, медовуха, пуаре. Федеральный закон от 22.11.95 № 171-ФЗ.

Как выполнить требования

• Указать торговые точки в ЕГАИС, понадобится КЭП для ЕГАИС. 
• Для работы с пивом зарегистрироваться в системе Честный знак.
• Получать из ЕГАИС электронные накладные на алкогольную продукцию и подтверждать их.
• Работать на кассе с программным обеспечением, которое предупреждает об ошибках и помогает проверить подлинность кода или марки. 
• Отчитываться в ЕГАИС о продаже.

Крепкий алкоголь

Бутылка целиком. Откупориваем бутылку, добавляем в чек, сканируем акцизную марку. Касса печатает чек, и бутылка списывается с баланса ЕГАИС. 

Чистая порция. На кассе вводим название и выбираем фасовку. Сканируем марку с бутылки. Кассовая программа указывает фасовку в чеке, печатает его и отправляет данные о продаже в ЕГАИС. 

Коктейль. Добавляем в чек название и принимаем оплату. Добавляем позицию в журнал учета продаж, сканируя акцизную марку. Выбираем, что списать, бутылку или порцию, отправляем в ЕГАИС акт списания. 

Пиво и пивные напитки

Кеговое. На кассе сканируем код маркировки с кега при продаже каждой порции из нее. В ЕГАИС отправляем акт списания, а в Честный знак — акт о постановке кега на кран.

В банке или бутылке. Сканируем код маркировки при продаже каждой упаковки и отправляем в ЕГАИС акт списания. 

Подавать алкодекларации в Росалкогольтабакконтроль раз в квартал— только общепит и розница, которая работает в удаленных от сетей связи местностях:

• по форме 7 для крепкого алкоголя,
• по форме 8 для пива, сидра, медовухи, пуаре. 

Работа с ЕГАИС в Маркете 14 дней бесплатно

Попробовать