Нужно ли применять онлайн-кассу для расчетов с сотрудниками

Работодатели платят сотрудникам премии, выдают подотчетные деньги, удерживают часть зарплаты и многое другое. Рассказываем, в каких случаях надо применять контрольно-кассовую технику (ККТ) и выдавать кассовые чеки.

Оксана Кобзева Эксперт по кассовому законодательству

Кассой называют аппарат для формирования чеков, а также совокупность всех наличных операций компании, например, прием, хранение и выдачу денег. Подробнее об этом рассказывали в статье «Чем касса (ККТ) отличается от кассы предприятия». Чтобы не возникло путаницы, в этой статье мы будем называть денежную кассу предприятия просто кассой, а кассу как аппарат — онлайн-кассой или ККТ.

В каких ситуациях нужна касса, а в каких нет

Сразу оговоримся, что по Федеральному закону № 54-ФЗ выплата заработной платы не считается расчетом, который нужно проводить на онлайн-кассе. А значит, мы не будем рассматривать в статье случаи, когда сотрудник написал заявление на выплату зарплаты наличными через кассу.

При расчетах с персоналом есть много особенностей. Чтобы у вас не осталось вопросов и сомнений, рассмотрим разные случаи в отдельности и подкрепим рекомендации официальными письмами.

Продажа сотрудникам своих товаров, работ или услуг

По трудовому или коллективному договору передали сотрудникам товары или оказали услуги, а деньги за них вычли из зарплаты — в этом случае онлайн-касса не нужна. А вот если продали сотрудникам товары, работы или услуги, которые принадлежат компании, но условия продажи не зафиксированы в трудовом или коллективном договоре — обойтись без кассы не получится. Это подтверждает Письмо ФНС от 21.08 2019 № АС-4-20/16571@.

Выдали часть зарплаты товаром — нет, онлайн-касса не нужна. Подтверждение в Письме ФНС от 14.08.2018 № АС-4-20/15707.

Продали сотруднику мебель бывшую в употреблении, например компания закупила новые офисные стулья, а прежние предложила купить сотрудникам по специальной цене. При таком сценарии работодатель обязан использовать онлайн-кассу. Об этом также говорится в Письме ФНС от 21.08 2019 № АС-4-20/16571@.

Расходы на товары, работы, услуги от третьих лиц

Удержали из зарплаты сотрудника деньги за услуги или товары от других предпринимателей или организаций, например за оплату добровольного медицинского страхования, — онлайн-касса не нужна. Так сказано в Письме ФНС от 21.08 2019 № АС-4-20/16571@ и Письме Минфина от 04.12.2018 № 03-01-15/87763.

Купили работникам спецодежду или рабочую форму и удержали деньги из зарплаты — обязательно применить кассу и выдать чек. Подробности в Письме Минфина от 12.12.2018 № 03-01-15/90372.

Оплатили за работников парковку по договору со сторонней организацией — использовать кассу не надо. Обоснование — уже упомянутое Письмо Минфина от 04.12.2018 № 03-01-15/87763.

Выплаты

Учредитель предоставил займ организации — онлайн-касса не нужна. Письмо Минфина от 04.12.2018 № 03-01-15/87766.

Подарили сотрудникам подарки к празднику — оформлять это через онлайн-кассу не требуется, потому что такая операция не считается расчетом по Закону № 54-ФЗ.

Выплатили матпомощь сотруднику — касса не пригодится. Письмо Минфина от 11.09.2018 № 03-01-15/65050.

Когда сотрудник превысил лимит на служебный телефон, компенсировали ему расходы — ККТ не нужна. Письмо Минфина от 04.12.2018 № 03-01-15/87763.

Другие расходы

Арендовали у сотрудника или другого физлица квартиру, машину — применять ККТ не нужно. Такая ситуация описана в Письмо ФНС от 10.08.2018 № АС-4-20/15566@.

Профсоюз возместил расходы на путевки, абонементы, билеты и тому подобное — онлайн-касса не потребуется. Подробности в Письме Минфина от 17.12.2018 № 03-01-15/91852.

Выдали сотруднику деньги под отчет, и он возвращает сумму, которую не израсходовал — такую операцию можно провести без ККТ. Это подтверждают Письмо Минфина от 11.09.2018 № 03-01-15/65050 и Письмо ФНС от 10.08.2018 № АС-4-20/15566@.

На счет работодателя ошибочно поступили деньги от физлица — онлайн-касса не потребуется. Это следует из Письма Минфина от 11.09.2018 № 03-01-15/65050 и Письма ФНС от 12.12.2018 № ЕД-4-20/24113@.

Помните основное правило: если коллективным или трудовым договором предусмотрено, что работодатель передает работнику товары, работы, услуги, а оплату за них удерживает из его заработной платы, онлайн-касса не нужна.

Какие чеки выдать при удержаниях из зарплаты

Если вы применяете онлайн-кассу при удержаниях из зарплаты, вам нужно сформировать два чека:

Первый чек формируют в момент, когда передают товар, оказывают услугу или выполняют работу.
В реквизите признак способа расчета нужно указать «Передача предмета расчета без его оплаты в момент его передачи с последующей оплатой в кредит». А в способе оплаты — сумму по чеку постоплатой (в кредит).

Второй чек пробивают, когда удерживают деньги из зарплаты сотрудника. Признак способа расчета — «Оплата предмета расчета после его передачи с оплатой в кредит (оплата кредита)». Способ оплаты — сумма по чеку встречным предоставлением.

Учитывайте рекомендации ФНС и Минфина при расчетах с сотрудниками, чтобы не нарушить закон о применении онлайн-касс и не получить штраф. Подробнее о санкциях рассказали в статье «Непробитые чеки и не только: за что штрафуют нарушителей 54‑ФЗ о кассах».

Закажите консультацию по подбору кассы для вашего бизнеса

Отправить заявку