Обнаружили недостачу при инвентаризации — что делать

При инвентаризации сотрудники магазина сверяют фактическое количество товара с тем, что указано в учетной системе. Это важное звено цепочки товароучета, его не следует пропускать ни крупным компаниям, ни ИП с небольшими торговыми точками — чтобы в магазине и учете всегда был порядок. С помощью инвентаризации можно выявить кражи, недобросовестность работников или неправильное хранение, недостачу — когда фактически товара оказалось меньше, чем числится на остатках в учетной системе или по документам. В статье расскажем, какие документы нужно оформить при выявлении недостачи и с кого можно взыскать ущерб.

Владимир Поздняков Эксперт по автоматизации товароучета и работы с госсистемами

Когда может возникнуть недостача

Собственник магазина сам решает, как часто проводить инвентаризации. Обычно они бывают плановые и внеплановые. Плановые проводят по графику, который утвердил директор, например, он хочет проверять товары раз в месяц. Внеплановые инвентаризации назначают в ситуациях, когда срочно необходима проверка количества товара — скажем, владелец магазина заподозрил, что часть товара украли. Недостачу можно обнаружить и в результате плановой проверки, и когда ее проводят внезапно.

Вот на какие ситуации в магазине могут указывать недостачи.

Неверно ведут товароучет. Фактическое количество на остатках расходится с данными учетки. Например, может возникнуть пересортица — это когда клиенту продают один товар, а на кассе пробивают по ошибке что-то другое. Скажем, перепутали сорта яблок и вместо «Семиренко» пробили «Гренни Смит». При этом образуется симметричный излишек яблок «Семиренко», которые отдали покупателю, но не списали с остатков. Еще бывает, что не все товары вовремя ставят на баланс, скажем, приняли поставку и не поставили на учет документы до инвентаризации.

Воровство. Красть могут покупатели или сотрудники. Даже бывает, что продавец ворует в сговоре с покупателем. Продает товар, не пробивая его через кассу, а деньги оставляет себе. В этом случае директору нужно провести расследование и выявить, по какой причине происходят кражи и нехватка товара.

Сотрудники магазина крадут. Как предотвратить?

Истек срок годности, есть брак или порча. В этом случае количество товаров совпадает с данными в программе, но товар к продаже непригоден. Чтобы устранить недостачу в системе, «плохой» товар надо списать с остатков.

Как оформить недостачу

Если обнаружили недостачу, это не значит, что собственник может просто вычесть ущерб из зарплаты сотрудников. Нужно разобраться, по какой причине товара оказалось меньше. Если причина в неверном учете, нужно исправлять ошибки, а если в воровстве — взыскать недостачу с виновных.

Проверьте естественную убыль

Вы проверяли продукцию по массе и ее оказалось меньше, чем указано в системе — в этом случае сначала уточните, допустима ли для этого товара естественная убыль. Например, массу при длительном хранении может терять замороженный творог, мясо или сыры. Смотрите список товаров, для которых приняты нормы естественной убыли. Посмотрите, укладывается ли недостача в нормы. Если да — то это не вина сотрудников магазина.

Списывают недостачу двумя способами:

В расходы — когда недостача возникла из-за истекшего срока годности, норм естественной убыли и прочего, то есть, виновных нет.
С виновных — когда удалось их определить и доказать вину. Виноваты могут быть сотрудники или посторонние лица. Если вина не доказана, недостачу придется списать в расходы компании. Подробности — в следующей главе.

Посмотрим, какие документы нужно оформить, если обнаружили недостачу, и как взыскать компенсацию с виновных, если их нашли. Вот документы, которые нужно собрать до и после инвентаризации.

Шаг 1. Оформить инвентаризационную опись

Это можно сделать до начала инвентаризации. В документе перечислено имущество организации, которое нужно проверить, например товары на складе и магазине. Кто составляет — решает сама организация: допустим, устанавливает, что опись составляет бухгалтерия магазина и выдает сотрудникам перед инвентаризацией. Или, если бухгалтера нет, ее составляет кто-то из сотрудников, сделать это можно на компьютере или вручную (п. 2.9 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 13.06.95 № 49).

Форма. Есть унифицированные формы инвентаризационных описей (Постановление Госкомстата от 18.08.98 № 88), для учета товаров подходят формы по товарно-материальным ценностям ИНВ-3, скачайте бланк описи в Excel. При этом компания может самостоятельно разработать форму описи, главное, чтобы ее утвердил руководитель с помощью распоряжения.

Как заполнить. Опись можно составлять с указанием остатков и без. В первом случае будет проще посчитать расхождения. Во втором — исключить риск, что сотрудники смогут скрыть недостачу или излишки. Рекомендуем указывать в описи полное наименование товара, чтобы избежать путаницы.

В инвентаризационной описи при проверке товаров прописывают наименования и их количество, при этом наименования и единица измерения должны совпадать с каталогом товаров в учетной системе. Описи составляют по материально ответственным лицам и по местам хранения (п. 1.3 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 13.06.95 № 49). Материально ответственное лицо в нашем случае — это сотрудник, который ответственен за имущество компании в виде товаров, подробности в следующей главе. В ходе инвентаризации в описи фиксируют отклонения от данных товароучетной системы.

Должно быть не менее двух экземпляров описи — один для бухгалтерии, а второй для материально ответственного лица (п. 2.5 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 13.06.95 № 49). Можно сначала распечатать опись в одном экземпляре, а позже добавить столько копий, сколько необходимо для оформления документов после инвентаризации.

Если опись распечатали с ошибками, исправить их нужно во всех копиях, зачеркнув неверную информацию и подписав правильное сверху. Нужно, чтобы все участники инвентаризации и материально ответственные лица были в курсе исправлений и подписали их. А если в конце списка остались пустые строки, на них нужно поставить прочерки (п. 2.9 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 13.06.95 № 49).

Кто подписывает. Все участники инвентаризации и материально ответственные лица.

Хранить опись нужно не менее 5 лет (ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; ст. 321 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). Считается срок хранения с 1 января года, который следует за годом составления описи. Например, если инвентаризацию провели 28 апреля 2024 года, срок хранения нужно отсчитывать с 1 января 2025 года.

Шаг 2. Оформить сличительную ведомость

Это документ, где записывают расхождения с учетными данными. То есть недостачу нужно зафиксировать именно на этом этапе (п. 4.1 Методических указаний по инвентаризации, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 № 49).

Форма. Госкомстат утвердил унифицированную форму для товарно-материальных ценностей № ИНВ-19 (утв. Постановлением Госкомстата от 18.08.98 № 88). Она не обязательная, магазин может создать свою версию бланка (Информация Минфина № ПЗ-10/2012). Можно даже сделать форму, где будут объединены данные инвентаризационной описи и сличительной ведомости.

Как заполнить. Нужно посчитать сумму недостачи по оценке, которая числится в бухгалтерском учете, и вписать ее в форму. Если у товара есть норма естественной убыли, к документу приложите расчет потерь в пределах нормы. Если нашли порчу, в сличительную ведомость нужно занести данные по актам о порче или списании ТОРГ-15 и ТОРГ-16. В некоторых бухгалтерских программах сличительная ведомость формируется автоматически, когда вносят исправления в данные товароучетной системы.

Кто подписывает. Бухгалтер и материально ответственное лицо. Бухгалтер проверяет, что форму заполнили правильно.

Шаг 3. Составить ведомость учета результатов инвентаризации

Форма. ИНВ-26, она утверждена Постановлением Госкомстата от 27.03.2000 № 26. Скачайте бланк ведомости в Excel.

Как заполнить. Составляют, когда весь товар посчитали. Прописывают в рублях сумму избытков и недостач по бухгалтерским счетам и указывают причину недостачи, например пересортица. Выявили, что на складе не хватает трех бутылок вина на общую сумму 1000 рублей — в ведомости учета результатов нужно указать только сумму 1000 рублей.

Кто подписывает. Руководитель, главный бухгалтер, председатель инвентаризационной комиссии.

Шаг 4. Отразить недостачу в бухгалтерском и налоговом учете

Как это сделать, зависит от ситуации. Выявили недостачу в пределах норм общественной убыли или недостача произошла сверх норм, виновник либо установлен, либо нет. Бухгалтерские проводки и правила налогового учета смотрите в статье Контур.Журнала.

Получайте экспертные статьи на почту каждые две недели

Как взыскать недостачу с МОЛ

Если превышены нормы естественной убыли, нужно собрать объяснительную с материально-ответственного лица. МОЛ — это сотрудник, который отвечает за имущество компании (деньги, товары и прочее), для этого с ним подписывают договор о полной материальной ответственности. Например, кассир несет ответственность за деньги в кассе, а кладовщик — за товары на складе, они оба — МОЛ, если с ними подписан договор. Если товары пропали по их невнимательности или вине, они возмещают ущерб по стоимости.

Список должностей, с которыми можно заключать договор о материальной ответственности

В объяснительной записке МОЛ в свободной форме указывает, что и когда случилось, по каким причинам и по чьей вине, была ли попытка предотвратить ущерб. Подписывает документ с указанием даты подачи объяснительной.

Инвентаризационная комиссия решает, доказана ли вина МОЛ или кого-то другого, за чей счет списывать недостачу. Если виновных нет или их вина не доказана — списывают в расходы. По итогам заседания издают приказ об утверждении результатов инвентаризации.

Если договор о материальной ответственности не заключен с виновником, то взыскать недостачу с него можно в случаях:

умышленного причинения ущерба;
порчи имущества в состоянии опьянения;
административного проступка или преступления, которые подтвердил суд;
разглашения коммерческой тайны (ст. 243 ТК РФ о случаях полной материальной ответственности).

Иначе взыскать ущерб можно только в пределах среднемесячной заработной платы. Например, с кладовщиком заключен договор о материальной ответственности, по его невнимательности пропали товары на сумму 70 тыс. рублей. Кладовщик получает зарплату 60 тыс. рублей. Так как договор есть, с него допустимо взыскать 70 тыс. рублей ущерба. Списывать деньги можно из зарплаты постепенно, не более 20% от з/п в месяц. А если бы договора не было, можно было бы взыскать только ущерб в пределах зарплаты — только 60 тыс. рублей, остальное — в расходы. Если работник отказывается платить ущерб, нужно обращаться в суд.

Итак, как привлечь сотрудника к ответственности:

Шаг 1. Зафиксировать недостачу и сумму ущерба с помощью документов, о которых говорили выше — инвентаризационная опись, сличительная ведомость и ведомость результата учета инвентаризации.

Шаг 2. Издать приказ о проведении служебного расследования по факту недостачи. Созвать комиссию не меньше чем из трех сотрудников, обычно в нее входит бухгалтер и кадровики.

Шаг 3. Получить объяснительную или оформить акт об отказе давать объяснение. При отказе указать ФИО всех членов комиссии и обвиняемого сотрудника, кратко описать, что произошло, и поставить подписи всех участников.

Шаг 4. Провести служебное расследование и составить акт о его результатах.

Шаг 5. Издать приказ о взыскании материального ущерба, ознакомить с ним работника. Если работник отказывается возмещать ущерб, обратиться в суд.

Автоматизируйте приемку, инвентаризацию и сверку остатков с помощью Контур.Маркета.