Излишки и недостачи при инвентаризации: как отразить в бухгалтерском и налоговом учете

Во время инвентаризации часто возникают спорные ситуации: компании не могут взыскать убытки с виновного лица из-за несвоевременного проведения или ненадлежащего оформления инвентаризации или получают доначисление налогов в ходе налоговой проверки. Рассмотрим, когда проводить инвентаризацию, как ее оформлять и отражать в учете.

Илья Антоненко Аттестованный налоговый консультант ИПБ России

Когда нужно проводить инвентаризацию

Инвентаризацию проводят перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, но это не единственный случай, когда она необходима (п. 3 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон о бухучете), п. 27 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н). Например, инвентаризацию надо регулярно проводить, чтобы выявить пищевую продукцию, лекарства и иные товары с истекшим сроком хранения (п. 4 ст. 5 Закона РФ от 07.02.1992 № 2300-1).

Если не провести инвентаризацию в установленных законом случаях или провести ее несвоевременно, например после увольнения материально ответственного лица, то компания:

• не сможет привлечь уволившегося работника к материальной ответственности (Определение Судебной коллегии по гражданским делам ВС РФ от 07.05.2018 № 66-КГ18-6);

• не сможет учесть потери от недостачи в составе налоговых расходов (ст. 252, 265 НК РФ, Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 01.11.2018 № 09АП-51247/2018).

Как оформлять инвентаризацию

С 2013 года применять унифицированные формы первичных документов не обязательно (п. 4 ст. 9 Закона о бухучете).

На наш взгляд, безопаснее всего разработать собственные формы документов для учета результатов инвентаризации, взяв за основу формы, утвержденные Госкомстатом. Свои формы нужно утвердить в приложении к учетной политике организации или приказом ИП (п. 4 ст. 9 Закона о бухучете, п. 4 ПБУ 1/2008).

Если при документальном оформлении инвентаризации допущены нарушения, могут наступить следующие последствия:

• невозможность привлечения виновных лиц к материальной ответственности (Письмо Минфина РФ от 30.12.2019 № 03-11-11/103406);

• отказ проверяющих учесть недостачу в составе налоговых расходов (Письмо Минфина РФ от 24.12.2014 № 03-03-06/1/66948);

• начисление НДС со стоимости недостачи в ходе налоговой проверки (Постановление АС ДВО от 24.01.2019 № Ф03-5265/2018).

Как учесть результат инвентаризации — шпаргалка

Рассмотрим алгоритм учета результатов инвентаризации на примере материально-производственных запасов (МПЗ). Напомним, что результаты инвентаризации оформляются первичными документами согласно учетной политике компании, например ведомостью учета результатов, выявленных инвентаризацией (ИНВ-26).

Бесплатно начать вести бухгалтерский учёт результатов инвентаризации

Ситуация 1. Выявлены излишки

Бухгалтерский учет. Оприходуйте излишки по рыночной стоимости, подтвержденной документально. На стоимость излишков, выявленных при инвентаризации, сделайте проводку:

• Дт 10 (41) Кт 91.1

Налоговый учет. Стоимость излишков включается в состав внереализационных доходов по налогу на прибыль и УСН (п. 8 ст. 250, п. 1 ст. 346.15 НК РФ). Рыночную стоимость отнесите в доходы в момент завершения инвентаризации.

Для целей налога на прибыль можно учесть в составе расходов стоимость излишков МПЗ по факту их отпуска в производство или продажи (п. 2 ст. 254 НК РФ). Для целей УСН можно учесть излишки товаров в момент их продажи (Письмо Минфина РФ от 24.05.2013 № 03-11-06/2/18968).

Ситуация 2. Выявлена недостача (порча) в пределах норм естественной убыли

Бухгалтерский учет. Отразите стоимость недостачи (порчи) и спишите сумму в пределах норм естественной убыли как материальные расходы.

• Дт 94 Кт 10 (41) 

• Дт 20 (44) Кт 94

Налоговый учет. Убытки от недостачи (порчи) в пределах норм естественной убыли учитываются для целей налога на прибыль в составе материальных расходов на момент завершения инвентаризации (пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ). Для целей УСН убыток от недостачи не учитывается, так как купленные материалы уже учтены в расходах при получении и расход задвоится (п. 2 ст. 346.16, ст. 346.17, п. 1 ст. 252 НК РФ).

Бесплатно сдать отчётность по УСН или налогу на прибыль

Ситуация 3. Выявлена недостача (порча) сверх норм естественной убыли или в отсутствие таких норм. Виновник установлен

Бухгалтерский учет. Отразите недостачу на счете 94 и отнесите ее по балансовой стоимости на сотрудника.

• Дт 94 Кт 10 (41)

• Дт 73 (76) Кт 94

• Дт 50 (51, 70) Кт 73 (76)

Налоговый учет. Убытки от недостачи (порчи) сверх норм естественной убыли или в отсутствие таких норм не учитываются для целей УСН. Для целей налога на прибыль они учитываются во внереализационных расходах в один из следующих периодов (пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ, Письма Минфина РФ от 26.10.2018 № 03-03-06/1/77156, от 20.02.2017 № 03-03-06/1/9693):

• признание виновным лицом;

• вступление в силу решения суда о взыскании убытков с виновного лица;

• признание страховой компанией страхового случая в связи с недостачей (порчей). 

При кассовом методе учесть сумму возмещения нужно в момент внесения денежных средств в кассу или на расчетный счет организации.

Ситуация 4. Выявлена недостача (порча) сверх норм естественной убыли или в отсутствие таких норм. Виновник не установлен

Бухгалтерский учет. Отразите сумму недостачи (порчи) и спишите убыток в связи с отсутствием виновного лица.

• Дт 94 Кт 10 (41)

• Дт 91.2 Кт 94

Налоговый учет. Убытки от недостачи (порчи) сверх норм естественной убыли или в отсутствие таких норм учитываются для целей налога на прибыль в составе внереализационных расходов только при наличии документов уполномоченных органов об отсутствии виновных лиц. Чтобы подтвердить отсутствие виновного лица, понадобится, например, постановление о прекращении уголовного дела от полиции (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ). Для целей УСН такие убытки безопаснее не учитывать, так как подобного расхода нет в п. 1 ст. 346.16 НК РФ (Письмо Минфина РФ от 19.12.2016 N 03-11-06/2/76035; Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 21.04.2023 N Ф08-2604/2023 по делу N А53-12439/2022).