Нужно ли печатать и хранить отчеты об открытии и закрытии смены

Когда открываем смену, касса печатает отчет об открытии, а по завершении рабочего дня — отчет о закрытии смены. Обязательно ли эти документы печатать или можно сэкономить чековую ленту? И нужно ли эти отчеты хранить?

Оксана Кобзева Эксперт по кассовому законодательству

Ответ эксперта

Отчет об открытии смены обязательно сформировать в начале рабочего дня, без этого не получится рассчитать покупателей. А когда смена подойдет к концу, следует оформить отчет о ее закрытии. В нем владелец кассы может посмотреть итоги смены.

В 2023 году в Приказ ФНС от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662@ внесли поправки, и в явном виде разрешили не печатать отчеты об открытии и о закрытии смены, если касса подключена к оператору фискальных данных (ОФД). А значит, владельцы таких касс могут обходиться только электронными версиями отчетов.

Получайте экспертные статьи на почту каждые две недели

При этом стоит учесть такие особенности:

Если кассы подключены к ОФД, сервис автоматически сохраняет все полученные документы, в том числе и упомянутые отчеты. Например, в личном кабинете ОФД Контура их можно найти в разделе «Чеки», отфильтровать по типу документа, дате и другим параметрам, а также выгрузить список в Excel. Поэтому распечатывать и хранить отчеты об открытии и закрытии смены нет необходимости.
Если кассы работают без подключения к ОФД, то есть в автономном режиме, отчеты об открытии и закрытии смены рекомендуется печатать на бумаге и хранить в течение пяти лет. Это поможет избежать возможных конфликтных ситуаций. Такая же информация опубликована на официальном сайте ФНС.

Подробнее о том, зачем нужны отчеты на кассе, рассказывали в статье «Как посмотреть отчет по кассе», а о том как правильно их сформировать — в материале «Как кассиру открыть и закрыть смену на ККТ».