Как посмотреть отчет по кассе

Рассказываем, какие отчеты создаются на онлайн-кассах, когда их нужно формировать и как использовать. Это поможет предпринимателям в рознице, общепите и сфере услуг лучше разбираться в финансовых показателях своего бизнеса и соблюдать требования № 54-ФЗ.

Оксана Кобзева Эксперт по кассовому законодательству

Готовая касса для работы по 54‑ФЗ

Выбрать

Что такое отчет в онлайн-кассе

Ввод в действие онлайн-касс избавил от необходимости оформлять некоторые документы, которые ранее велись вручную. Одних документов не стало совсем, например журнала кассира-операциониста (форма КМ-4), зато появились новые — чек коррекции.

С помощью онлайн-кассы можно не только отправлять в налоговую инспекцию фискальные документы, но и получать информацию для внутреннего использования и повышения эффективности бизнеса.

Отчеты ККТ можно условно разделить на две большие группы:

• обязательные, которые основаны на требованиях законодательства;
• необязательные, основанные на внутренних потребностях компании.

В фискальном накопителе онлайн-кассы, кроме чека (БСО), чека коррекции (БСО коррекции) и подтверждения оператора, в некорректируемом виде сохраняются реквизиты таких фискальных документов (п. 4 ст. 4.1 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ):

• Отчет о регистрации.
• Отчет об изменении параметров регистрации.
• Отчет об открытии смены.
• Отчет о закрытии смены.
• Отчет о закрытии фискального накопителя.
• Отчет о текущем состоянии расчетов.

Если ККТ используют для продажи маркированных товаров, то в ФН хранятся еще четыре документа (п 4.1. ст.4.1 Закона № 54-ФЗ):

• Запрос о коде маркировки.
• Уведомление о реализации маркированного товара.
• Ответ на запрос.
• Квитанция на уведомление.

Фискальные документы и отчеты передаются в ФНС в дистанционном формате через оператора фискальных данных (ОФД). Компаниям и ИП не нужно печатать отчеты с ККТ и сохранять их на физических носителях, поскольку все сведения хранятся в фискальном накопителе, в ОФД и ФНС.

Виды отчетов в онлайн-кассе 

Отчет о регистрации кассы

Онлайн-кассу можно применять при расчетах только после того, как она будет зарегистрирована в ФНС. Подать заявку на регистрацию кассы можно несколькими способами (Федеральный закон от 08.08.2024 № 274-ФЗ):

• при личном посещении налоговой;
• через сайт ФНС;
• через ОФД;
• на портале «Госуслуги»;
• через производителя ККТ.

Налоговая присвоит регистрационный номер из 16 цифр и в течение суток направит его в личный кабинет. Этот номер нужно внести не позже, чем в течение одного дня в память фискального накопителя вместе с другими реквизитами: названием компании или ИП, сведениями об онлайн-кассе и др. Этот процесс называется фискализацией, в результате которого на кассе формируется соответствующий отчет с данными:

• сведения о владельце ККТ;
• модель ККТ, ее регистрационный номер;
• адрес установки;

• название ОФД и пр.

Отчет об изменении параметров регистрации

Его формируют, когда при первичной постановке онлайн-кассы на учет пользователь допустил ошибки или неточности в сведениях. Или если данные изменились в процессе деятельности.

Часто ситуация, при которой требуется провести перерегистрацию, — смена системы налогообложения. В отчете ставится код причины перерегистрации.

Если из-за законодательных изменений вы планируете сменить систему налогообложения, вам будут полезны наши статьи:

• Как сменить налоговый режим на кассе
• Налоговая реформа 2026: нужно ли перепрошивать кассу и менять ценники

Отчет об открытии смены

Этот отчет формируют на ККТ в любое время суток, но обязательно до первого расчета в смене. Иными словами, это первый отчет, который создается при начале смены кассира. 

В Приказе ФНС от 14.09.2020 г. № ЕД-7-20/662@ указаны реквизиты, которые должны содержаться в отчете об открытии смены (таб. 18, 56, 94).

Если предыдущая смена не закрыта, кассир следующей смены не сможет создать отчет об открытии своей смены. Нужно сначала закрыть предыдущую.

Отчет о текущем состоянии расчетов

Требование передавать информацию с кассы в ОФД обязательное практически для всех категорий бизнеса. Если фискальные документы не будут поступать в ОФД дольше 30 дней, ваш фискальный накопитель (ФН) будет заблокирован.

Кто может работать в автономном режиме и не отправлять чеки в ОФД, рассказали в статье

В интерфейсе Контур.Маркет Кассы пользователь может быстро посмотреть количество непереданных документов. Это очень удобно.

А в сервисе ОФД можно создать подробный отчет: если касса перестала передавать чеки, вы увидите их количество и время первого такого чека.

Поэтому рекомендуем периодически формировать и анализировать такой отчет.

Если причина блокировки в отсутствии интернета, нужно его подключить. Если причина в том, что прервалась связь с ОФД, нужно восстановить эту связь.

Касса не передает чеки в ФНС: какие последствия ждут продавца

В течение смены можно сколько угодно раз формировать отчет о текущем состоянии расчетов. На его основании не обнуляются итоги, поскольку он нужен лишь в информационных целях. Реквизиты отчета также указаны в Приказе ФНС от 14.09.2020 г. № ЕД-7-20/662@ (табл. 19, 57, 95).​

Оцените удобство ОФД Контура в демоверсии личного кабинета.

На основе данных с онлайн-кассы можно создавать иные необязательные отчеты в личном кабинете ОФД:

• по выручке;
• по кассирам;
• по списку чеков;
• по чекам с маркированными товарами;
• по списку касс;
• и другие.

У пользователя есть возможность выбирать, по каким параметрам он хочет анализировать чеки — по дате, сумме, виду расчета и т.д. Отчеты можно скачивать в формате Excel и загружать в учетную систему. 

Полезным будет отчет сервиса ОФД о чеках, непринятых в ФНС. Его можно скачать в виде Excel-таблицы. В ней пользователь получит расширенную информацию по каждому чеку: торговая точка, касса, где был сформирован чек,  дата и время, номер фискального накопителя, а главное — вид ошибки.

Отчет о закрытии смены

Когда смена кассира завершается, он формирует этот отчет для передачи в ФНС всей информации, в том числе реквизитов фискальных документов. Отчет нужен для того, чтобы отчитаться перед ФНС, заархивировать кассовые операции в фискальной памяти. Ранее отчет о закрытии смены называли z-отчетом. 

Реквизиты, которые нужно указывать в отчете о закрытии смены, также указаны в Приказе ФНС от 14.09.2020 г. № ЕД-7-20/662@ (табл. 30, 68, 123).

Длительность смены должна быть не более 24 часов, но не обязательно укладываться в одну дату. К примеру, смену можно открыть вечером в среду, а закрыть утром в четверг. 

Когда после открытия смены прошло больше 24 часов, фискальный накопитель временно блокируется, а онлайн-касса выдает пользователю ошибку — нужно закрыть смену, а затем открыть новую.

Отчет о закрытии фискального накопителя

Фискальный накопитель размещают в специальном отсеке онлайн-кассы. ФН нужен для шифровки, защиты и хранения информации. Накопитель используется в течение определенного периода времени (13, 15, 18 или 36 мес.), а когда срок его действия или емкость заканчивается, его нужно заменить.

Когда фискальный накопитель использован, его архив закрывается, и в этом случае формируется соответствующий отчет. Далее пользователь устанавливает новый ФН и производит перерегистрацию онлайн-кассы в ФНС в связи со сменой накопителя.

Еще отчет о закрытии фискального накопителя нужен, когда пользователь снимает онлайн-кассу с учета. Требования содержатся в Приказе ФНС от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662@ (табл. 31, 69, 124).

Перед созданием отчета нужно сформировать отчет о текущем состоянии расчетов. Это нужно, чтобы убедиться, что все сведения переданы пользователем.

Отчет по движению наличных

На кассе можно увидеть данные по продажам, возвратам, изъятиям и внесениям наличными: когда, кем и на какую сумму они были выполнены.

А в сервисе Контур.Маркет эти данные из кассы можно выгрузить в виде отчета за выбранный период. Можно фильтровать по кассам, кассирам и сменам. Сможете отслеживать в Маркете, сколько налички было в кассе, когда смену открывали и закрывали.

Отслеживайте открытие и закрытие смены. Около каждой операции вы найдете имя кассира, который ее совершил, и точное время. Если смена была закрыта с инкассацией, Маркет учтет это и покажет, сколько денег забрали из кассы в конце рабочего дня.

Контролируйте изъятия и внесения за смену. Маркет покажет, когда, кем и на какую сумму была выполнена операция. А еще — причину каждого изъятия: выдача зарплаты, инкассация, оплата товаров и услуг. Для всех внесений по умолчанию указывается причина «На размен». Если кассир оставил комментарий к операции, это тоже отразится в отчете.

Учитывайте продажи и возвраты. Вы увидите в отчете за смену общее количество и сумму продаж за наличные. По каждому возврату Маркет покажет, кто из кассиров оформил возврат, во сколько и на какую сумму наличных. 

Вот в каких ситуациях поможет отчет:

• Сверить наличные в кассах, найти возможные расхождения. 
• Проверить работу кассиров: посмотреть, у каких кассиров чаще всего возникают расхождения, кто брал деньги из кассы для собственных нужд.
• Отследить, что с поставщиками правильно расплатились. Отчет по изъятиям можно сравнить с актами взаиморасчетов с контрагентами. 

Чтобы посмотреть отчет о наличных, в Контур.Маркете зайдите раздел «Отчеты», найдите блок «Наличные» и нажмите «Посмотреть отчет». Пользуйтесь фильтрами. Доступно всем клиентам розницы, общепита и сферы услуг на тарифах «Базовый», «Оптимальный» и «Премиум», которые работают с кассовой программой Маркета.

Сколько нужно хранить отчеты по ККТ

Компании и ИП несут обязанности по хранению фискальных накопителей после закрытия их архива. Фискальный накопитель запрещено уничтожать или выбрасывать в течение пяти лет.

Пользователи ККТ передают электронные фискальные документы в ФНС в дистанционном формате. Кроме того, они хранятся в электронном виде в памяти фискального накопителя и у ОФД. Поэтому нет необходимости хранить отчеты по ККТ в бумажном виде, однако пользователи могут делать это по своей инициативе.

Закажите консультацию по подбору кассы для вашего бизнеса

Отправить заявку