Как посмотреть отчет по кассе — Контур.Маркет — СКБ Контур

Как посмотреть отчет по кассе

27 октября 2022

При применении онлайн-кассы пользователь может формировать различные отчеты, к примеру, об открытии или закрытии смены. В статье расскажем, какие именно отчеты создаются в онлайн-кассах, когда их нужно формировать и как использовать. Это поможет предпринимателям в сфере розницы, общепита и сферы услуг соблюдать требования Закона № 54-ФЗ о применении онлайн-касс и лучше разбираться в финансовых показателях своего бизнеса. 

Что такое отчет в онлайн-кассе

Ввод в действие онлайн-касс избавил от необходимости оформлять некоторые документы, которые ранее велись вручную. Некоторых документов не стало совсем, например журнала кассира-операциониста (форма КМ-4), зато появились новые — чек коррекции.

С помощью онлайн-ККТ можно не только отправлять в налоговую инспекцию  фискальные документы, но и получать информацию для внутреннего использования и повышения эффективности бизнеса.

Отчеты в онлайн-кассах можно условно разделить на две большие группы:

  • обязательные, которые основаны на требованиях законодательства;
  • необязательные, основанные на внутренних потребностях компании.

В Законе от 22.05.2003 № 54-ФЗ (пункт 4 статьи 4.1) указано, что в фискальном накопителе онлайн-кассы в некорректируемом виде сохраняются реквизиты таких фискальных документов:

  • Отчет о регистрации.
  • Отчет об изменении параметров регистрации.
  • Отчет об открытии смены.
  • Чек (БСО).
  • Чек коррекции (БСО коррекции).
  • Отчет о закрытии смены.
  • Отчет о закрытии фискального накопителя.
  • Отчет о текущем состоянии расчетов.
  • Подтверждение оператора.

Если ККТ используют для продажи маркированных товаров, то в ФН хранятся еще четыре документа (п 4.1. ст.4.1 Закона № 54-ФЗ):

  • Запрос о коде маркировки.
  • Уведомление о реализации маркированного товара.
  • Ответ на запрос.
  • Квитанция на уведомление.

Отчеты передаются в ФНС в дистанционном формате через оператора фискальных данных (ОФД). Компаниям и ИП не нужно печатать отчеты по ККТ и сохранять их на физических носителях, поскольку все сведения хранятся в фискальном накопителе, в ОФД и ФНС.

market

Формируйте отчеты бесплатно

Подключите тест-драйв ОФД на 3 месяца

Виды отчетов в онлайн-кассе 

Рассмотрим подробнее, какие обязательные отчеты формируются в онлайн-кассе. Их можно сформировать в Контур.Маркете — сервис дает возможность оперативно отслеживать соблюдение кассовой дисциплины и своевременно проводить все операции по онлайн-кассе.

Отчет о регистрации кассы и об изменении ее параметров 

Онлайн-кассу можно применять при расчетах только после того, как она будет зарегистрирована в ФНС. Например при личном посещении налоговой, через ее сайт или через ОФД. Когда заявка на регистрацию рассмотрена, налогоплательщик получает регистрационный номер ККТ. Этот номер нужно внести в память фискального накопителя вместе с другими реквизитами не позже, чем в течение одного дня (название компании или ИП, сведения об онлайн-кассе и др.). Этот процесс называется фискализацией, в результате которого формируется соответствующий отчет с такими сведениями:

  • хозяйствующий субъект;
  • модель ККТ, ее регистрационный номер;
  • адрес установки;
  • название ОФД и другое.

Данные, которые нужно обновить, указывают в отчете об изменении параметров регистрации онлайн-кассы. Кроме того, здесь ставится код причины перерегистрации. Отчет формируют, когда при первичной постановке онлайн-кассы на учет пользователь допустил ошибки или неточности в сведениях, а еще, если данные изменились в процессе деятельности. Часто ситуация, при которой требуется провести перерегистрацию, — смена системы налогообложения.

Как сменить налоговый режим на кассе

Отчет об открытии смены

Этот отчет формируют в любое время суток, но обязательно до проведения первого расчета в смене. Иными словами, это первый отчет, который создается при начале смены кассира. 

В Приказе ФНС от 14.09.2020 г. № ЕД-7-20/662@ указаны реквизиты, которые должны содержаться в отчете об открытии смены (таб. 18, 56, 94).

Если предыдущая смена не закрыта, кассир следующей смены не сможет создать отчет об открытии своей смены.

Отчет о текущем состоянии расчетов

Этот отчет кассир может сформировать в любое удобное время. Отчет нужен, чтобы понять, что фискальные документы перестали поступать с кассы в адрес ОФД: в отчете будет указано количество непереданных документов и время первого такого документа.

Такой отчет нужно периодически формировать и анализировать, поскольку запрещено не отправлять ОФД сведения с онлайн-кассы дольше 30 дней. Если такая ситуация произойдет, ФН блокируется. Если причина блокировки в отсутствии интернета, нужно его подключить. Если причина в том, что прервалась связь с ОФД, нужно восстановить эту связь.

Касса не передает чеки в ФНС: какие последствия ждут продавца

В течение смены можно сколько угодно раз формировать отчет о текущем состоянии расчетов. На его основании не обнуляются итоги, поскольку он нужен лишь в информационных целях. Реквизиты отчета также указаны в Приказе ФНС от 14.09.2020 г. № ЕД-7-20/662@ (табл. 19, 57, 59).

Одним из необязательных фискальных документов является X-отчет. Его можно формировать на кассе любое количество раз в течение смены (если кассовая программа это умеет). X-отчет отражает операции, которые проводились в течение смены, и суммы по ним.

На основании информации из этого отчета удобно отслеживать выручку. Кроме того, он используется для отслеживания ошибок в ходе проведения кассовых операций, а, значит, дает возможность устранить их заблаговременно и избежать штрафных санкций.

На основании X-отчета можно проанализировать:

  • сумму налички в кассе в конкретный период времени;
  • общую сумму по продажам;
  • количество и размер оплаты наличкой и с помощью карт;
  • количество операций в смену;
  • количество операций по возвратам и их суммы;
  • общее количество кассовых чеков.

Кроме того, X-отчеты можно группировать — по кассирам, отделам, товарным позициям и другим характеристикам.

Также на основе данных с онлайн-кассы можно создавать и иные необязательные отчеты в личном кабинете ОФД:

  • по выручке;
  • по кассирам;
  • по списку чеков;
  • по чекам с маркированными товарами;
  • по списку касс;
  • и другие.

Отчет о текущем состоянии расчетов

У пользователя есть возможность выбирать, по каким параметрам он хочет анализировать чеки — по дате, сумме, виду расчета и т.д. Отчеты можно скачивать в формате Excel и загружать в учетную систему. 

Отчет о текущем состоянии расчетов

Отчет о закрытии смены

Когда смена кассира завершается, он формирует этот отчет для передачи в ФНС всей информации, в том числе реквизитов фискальных документов. Отчет нужен для того, чтобы отчитаться перед ФНС, заархивировать кассовые операции в фискальной памяти и перенести сведения в систему бухучета. Ранее отчет о закрытии смены называли z-отчетом. 

Реквизиты, которые нужно указывать в отчете о закрытии смены, также указаны в Приказе ФНС от 14.09.2020 г. № ЕД-7-20/662@ (табл. 30, 68, 123).

Длительность смены должна быть не более 24 часов, но не обязательно укладываться в одну дату. К примеру, смену можно открыть вечером в среду, а закрыть утром в четверг. 

Когда после открытия смены прошло больше 24 часов, фискальный накопитель временно блокируется, а онлайн-касса выдает пользователю ошибку. Далее нужно закрыть смену, а затем открыть новую.

Отчет о закрытии фискального накопителя

Фискальный накопитель (ФН) размещают в специальном отсеке онлайн-кассы. ФН нужен для шифровки, защиты и хранения информации. Накопитель используется в течение определенного периода времени (13, 15, 18 или 36 мес.), а когда срок его действия или ёмкость заканчивается, его нужно заменить.

Когда фискальный накопитель использован, его архив закрывается, и в этом случае формируется соответствующий отчет. Далее пользователь устанавливает новый ФН и производит перерегистрацию онлайн-кассы в ФНС в связи со сменой накопителя.

Отчет о закрытии фискального накопителя

Еще такой отчет нужен, когда пользователь снимает онлайн-кассу с учета. Реквизиты отчета содержатся в Приказе ФНС от 14.09.2020 г. № ЕД-7-20/662@ (табл. 31, 69, 124).

Перед созданием отчета о закрытии фискального накопителя нужно сформировать отчет о текущем состоянии расчетов. Это нужно, чтобы убедиться, что все сведения переданы пользователем.

Иные обязательные фискальные документы

Кроме указанных отчетов в онлайн-кассе также создаются иные фискальные документы:

  • Чек (БСО), формируемый при совершении кассовой операции. Требования к нему указаны в статье 4.7 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ;
  • Чек коррекции (БСО коррекции), который создают для исправления ошибки при расчете или в том случае, если кассу вовсе не применили;
  • Подтверждение, которое ОФД формирует для каждого документа и отправляет на онлайн-кассу.

Сколько нужно хранить отчеты по ККТ

Компании и ИП несут обязанности по хранению фискальных накопителей после закрытия их архива. Фискальный накопитель запрещено уничтожать или выбрасывать в течение пяти лет.

Субъекты передают электронные фискальные документы в ФНС в дистанционном формате. Кроме того, они хранятся в электронном виде в памяти фискального накопителя и у ОФД. Поэтому нет необходимости хранить отчеты по ККТ в бумажном виде, однако пользователи могут делать это по своей инициативе.

Два раза в месяц отправляем рассылку с самыми важными новостями
Подписаться
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.

Два раза в месяц отправляем рассылку с самыми важными новостями
Подписаться
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.

Статьи по теме

Все статьи