Как организовать эффективное онлайн-совещание

Из-за удаленной работы количество совещаний выросло в разы. Порой их назначают, даже если вопрос можно решить в переписке. В статье разберемся, когда приглашать коллег на совещание и как сделать его эффективным.

Анна Шадрова Автор статей Контур.Маркировки

15 правил проведения онлайн-совещаний

Собрали рекомендации, которые помогут сделать удаленное совещание эмоционально комфортным для участников и одновременно продуктивным. Детально разобрали каждый этап: от подготовки к собранию до подведения итогов.

Как подготовиться

Чтобы удалось решить все вопросы, которые планируете вынести на повестку совещания, направьте коллегам вводную информацию заранее. Шансы на продуктивное общение будут выше, если все собравшиеся поймут, зачем присоединяться к встрече.

Подумайте, какой вопрос хотите решить. Если определить тему и задачи не получается, скорее всего, проблема не сформулирована и совещание назначать рано. Планируйте созвон, когда точно знаете, что стоит обсудить. Просто хотите сообщить коллегам новость? Отправьте письмо на почту или в рабочий чат.

Сформулируйте повестку совещания. Отправьте ее вместе с приглашением на встречу. Обозначьте цели и задачи, пропишите, чего ждете от каждого участника. Не стоит приглашать как можно больше людей на всякий случай. Убедитесь, что коллеги видели приглашение и приняли его. В статье на примере показали, как правильно составить план рабочего совещания.

Заранее отправьте все документы и ссылки. Это поможет участникам собрания погрузиться в общий контекст и сразу же перейти к теме совещания, не отвлекаясь на уточнение деталей. Обратите особое внимание на новичков, им может понадобиться больше вводных.

Обозначьте правила встречи до совещания. Уточните, нужно ли обязательно подключаться с камерой или достаточно микрофона. Укажите, будет ли запись для тех, кто не сможет участвовать.

Пригласите фасилитатора, если необходимо. Обычно совещание проводит тот, кто его организовал, или руководитель. На большие встречи иногда приглашают отдельного специалиста — фасилитатора. Он помогает организатору следить за таймингом, возвращает участников к плану встречи, скидывает в чат нужные ссылки и документы.

Назначьте совещание. Сделайте это заранее, чтобы коллеги могли включить встречу в расписание и подготовиться. Укажите дату, время и продолжительность совещания. Старайтесь учитывать часовые пояса и планировать встречу в рабочее время.

Забронируйте переговорную комнату, если она необходима. Выберите подходящую в зависимости от количества очных участников. Позаботьтесь о коллегах из других городов и офисов, которые будут участвовать в совещании, — для них тоже стоит забронировать переговорки.

Перед онлайн-совещанием подберите нейтральный фон. Лучше всего подойдет стена или книжная полка. Отдайте предпочтение одежде без мелких деталей. Клетка и полоска могут рябить в кадре, а вещи из глянцевых материалов бликуют. Больше советов о том, как выглядеть хорошо во время встречи по видеосвязи, найдете в статье.

Если работаете из дома, предупредите всех, кто находится в квартире, что у вас будет совещание. Отключайте микрофон, пока молчите, чтобы внезапный шум не помешал ходу встречи. 

Как вести себя во время совещания

Подключайтесь вовремя — базовое, но важное правило. Начинайте совещание, если большинство на месте. Параллельно уточните у опаздывающих, присоединятся ли они к встрече.

Представьте участников, если они не знакомы между собой. Сделайте это в начале встречи.

Коротко проговорите правила встречи. Если просили обязательно подключаться с камерами, напомните об этом собравшимся. Однако не стоит включать камеры принудительно, чтобы не поставить коллег в неловкое положение. Скажите, что включаете запись, даже если писали об этом в приглашении.

Обозначьте, как участники могут высказываться. Удобно, когда у всех, кроме спикера, выключены микрофоны и участники поднимают руку, если хотят задать свой вопрос. Организатор озвучивает очередность. Короткие замечания можно писать в чат, чтобы не перебивать спикера.

Особенно важно следить за очередностью высказываний на гибридных встречах, когда к совещанию подключаются и очные, и удаленные участники. Коллегам из онлайна может быть сложно включиться в беседу, если в переговорной комнате развернулась бурная дискуссия. Стоит следить, чтобы у удаленщиков оставалась возможность высказаться.

Контролируйте тайминг и содержание беседы. Возвращайте обсуждение к важным вопросам, если видите, что коллеги отвлеклись. Убедитесь, что все понимают суть обсуждения. Правила экологичного общения с коллегами мы разбирали в этом материале.

Что делать после совещания

Резюме встречи — важнейшая часть любого совещания. Подведите итоги, определите ответственных за каждую задачу и направьте план работы в почте.

Оставьте время для ответов на вопросы. Например, последние 10 минут встречи. За это время можно обсудить спорные и непонятные моменты, прийти к единому мнению. Уточните, все ли понятно тем, кто молчал во время встречи. Возможно, это новый сотрудник, который постеснялся задать вопрос.

Направьте итоги встречи коллегам. Сформулируйте принятые решения и срок выполнения задач. Отправьте участникам совещания резюме встречи, попросите подтвердить, что они согласны с написанным.

Поблагодарите коллег за совместную работу. Предложите задать вопросы, которые могли появиться после обсуждения или по итогам самого письма.

Попросите дать обратную связь о совещании. Выясните, что, по мнению участников встречи, удалось, а что не получилось. Мнение сотрудников поможет сделать встречи более комфортными и результативными.

По итогам совещания оцените его эффективность для себя. Успешной считается встреча, в ходе которого удалось:

• обсудить все темы на повестке собрания и достичь поставленных целей;

• уложиться в заявленное время;

• принять решения, зафиксировать их и назначить ответственных.

Проведите онлайн-совещание в Контур.Толке

Бесплатный доступ для новых пользователей

Зарегистрироваться

Как выбрать платформу для онлайн-совещания

В первую очередь стоит определиться, сколько участников вы планируете пригласить на совещание — это будут только коллеги или клиенты и партнеры тоже. Внешним участникам должно быть понятно, как подключиться к встрече. Например, Контур.Толк работает в любом браузере без регистрации. Клиенту или партнеру достаточно ссылки-приглашения на встречу.

Еще выбор ВКС-системы зависит от программы самого совещания. Нужно ли демонстрировать экран, работать в группах, записывать встречу, проводить голосование в чате. Эти инструменты должны быть в сервисе.

Собрали востребованные возможности сервиса видеосвязи, которые точно пригодятся при проведении онлайн-совещания.

Как настроить оборудование и проверить связь

Чтобы во время совещания сразу же перейти к повестке встречи, заранее проверьте стабильность интернета. Убедитесь, что вас хорошо видно и слышно. Для этого посмотрите, есть ли у ВКС-платформы доступ к камере и микрофону.

Собираетесь демонстрировать экран? Проверьте, не попадает ли в кадр информация, которую вы не хотели бы показывать коллегам. Например, документы, личные файлы или переписки. Не забудьте на время совещания отключить уведомления на своем устройстве, в том числе звуковые. 

Посмотрите, есть ли необходимые права у участников, например, если приглашали клиентов и партнеров. В Толке для этого нужно разрешить доступ к встрече внешним участникам. Убедитесь, что все готово и начинайте. Обычно проверка занимает не больше 3−5 минут.

Проведите онлайн-совещание в Контур.Толке

Бесплатный доступ для новых пользователей

Зарегистрироваться