Учет услуг: точно и быстро

Юлия Вольхина 21 октября 2014
Учет услуг: точно и быстро

Платные услуги оказывают как коммерческие, так и бюджетные организации. При этом в госсекторе в учете услуг упор делается на аналитику по различным параметрам и предоставление необходимой отчетности с соблюдением законодательства. Этот процесс упрощает автоматизация расчетов по платным услугам.

Рамки закона: с чего начать?

Приносящая доход деятельность бюджетного учреждения может быть признана законной, если она:

  • соответствует целям, ради которых было создано бюджетное учреждение;
  • предусмотрена уставом, утвержденным собственником учреждения.

При этом прибыль, полученную от приносящей доход деятельности, и приобретенное за счет этих средств имущество бюджетное учреждение может потратить только на цели, указанные в уставе.

Перед тем как начать оказывать платные услуги, следует оформить ряд документов, предусмотренных нормативными правовыми актами. В том числе:

  • перечень платных услуг в соответствии с уставной деятельностью учреждения;
  • разрешение на осуществление приносящей доход деятельности;
  • положение «О порядке и условиях предоставления платных услуг»;
  • положение «О порядке оплаты труда работников, занятых оказанием платных услуг»;
  • приказ руководителя учреждения об организации работы по оказанию платных услуг.

При принятии решения об оказании платных услуг государственные и муниципальные учреждения обязаны в установленном порядке оформить смету доходов и расходов.

Платные услуги и работы, которые выполняют бюджетные учреждения, делятся на два типа: основные (относящиеся к видам деятельности учреждения) и неосновные (выполняемые для достижения целей учреждения). Плату за неосновные платные услуги устанавливает само бюджетное учреждение.

Разумеется, если расчеты с потребителями услуг выполняются наличными средствами, то необходимо использовать контрольно-кассовую технику.

Попробуйте демо-версию бесплатно!

Спорные моменты

В российском законодательстве нет четкой формулировки по поводу взимания организациями платы за оказываемые услуги в рамках государственных (муниципальных) заданий.

Проблема заключается в том, что в существующей системе учета нельзя правильно отделить расходы на оказание платных услуг от расходов на услуги, оказываемые за счет бюджетных средств. По факту получается, что бюджет отчасти финансирует оказание учреждениями платных услуг. И поскольку объемы такого софинансирования определить сложно в связи с избыточными расходами на «скрытое» субсидирование платных услуг, снижается эффективность расходования бюджетных средств на оказание государственными (муниципальными) учреждениями бесплатных услуг.

Вторая проблема в сфере оказания платных услуг в рамках государственного (муниципального) задания связана с тем, что российское законодательство не определяет перечни платных услуг.

В соответствии с положениями БК РФ (п.1 ст. 69.2), в государственное муниципальное задание могут включаться платные услуги, предоставляемые государственными (муниципальными) учреждениями в соответствии с законодательством РФ. Но федеральные законы, предусматривающие оказание услуг на платной основе в различных сферах деятельности, содержат лишь общие указания возможности предоставления платных услуг.

Какие же платные услуги должны включаться в государственное (муниципальное) задание? Есть три варианта:

  • все услуги, предоставляемые на платной основе, если федеральными законами предусмотрена возможность оказания их за плату;
  • только дополнительные платные услуги — в тех случаях, если стандарт не относит их однозначно к бесплатной категории;
  • только те платные услуги, возможность оказания которых в рамках государственного (муниципального) задания четко предусмотрена федеральным законодательством.

До тех пор, пока в БК РФ не уточнена норма, определяющая необходимость включения в государственное (муниципальное) задание платных услуг, каждую платную услугу, оказываемую государственными (муниципальными) учреждениями сверх госзадания, необходимо рассматривать как отдельную услугу, четко обособленную от бесплатной и частично платной услуги, оказываемой в рамках задания. В свою очередь более комфортные условия оказания государственных (муниципальных) услуг, использование дополнительных расходных материалов при оказании услуг и прочее следует рассматривать как самостоятельные платные услуги.

Автоматизация расчетов по платным услугам

Вести расчет по платным услугам можно несколькими способами: отдать на аутсорсинг, вручную и, наконец, самостоятельно с помощью специальной программы. У всех этих способов есть свои плюсы.

Поскольку все государственные и муниципальные учреждения при оказании услуг имеют дело с персональными данными, передача ведения расчетов по платным услугам на аутсорсинг может поставить под угрозу безопасность целого пласта информации.

Учет платных услуг вручную затрудняет работу сотрудников учреждения, особенно если оно оказывает большой перечень услуг и имеет сложную структуру и большой ежедневный поток потребителей услуг.

К тому же в обоих случаях невозможно получать оперативные данные по платным услугам. 

Наиболее эффективный и безопасный способ — автоматизировать расчеты по платным услугам. Пользователи получают широкий спектр возможностей: от ведения списка клиентов до формирования документов по финансово-расчетным операциям и автоматического поиска ошибок в данных.

Для автоматизации расчетов по платным услугам в государственном (муниципальном) учреждении необходимо сделать пять шагов:

  • провести диагностику учреждения;
  • выбрать и установить ПО;
  • настроить сетевой доступ к единой базе данных для всех подразделений учреждения;
  • провести ряд доработок в программе в соответствии со спецификой учреждения;
  • обучить персонал работе в программе/

Сегодня на рынке ПО представлен целый ряд программ автоматизации расчетов по платным услугам. Идеальная программа должна иметь функционал, который позволит пользователю решать максимум задач, связанных с учетом платных услуг.  Например, должны быть реализованы такие возможности, как:  

  1. Удобное ведение списков получателей услуг (детей\студентов) и плательщиков с учетом структуры организации. Например, для централизованной бухгалтерии требуется функция переключения между списками подведомственных учреждений. Списки детей, как правило, ведутся с учетом подразделений (групп\классов\преподавателей).
  2. Настройка любого используемого механизма начисления.
  3. Быстрое начисление согласно сделанным настройкам.
  4. Автоматический прием оплаты из файлов, предоставляемых банками.
  5. Заведение корректировочных сумм начислений в случае ошибок.
  6. Формирование необходимых проводок по всем учетным операциям.
  7. Удобная форма квитанции со штрихкодом и правильная сумма к оплате (с учетом предоплаты или без нее).
  8. Печать квитанций на вновь поступивших детей, по которым пока нет начисления.
  9. Для некоторых организаций требуется возможность печати нескольких квитанций на одного ребенка с разным перечнем услуг.
  10. Печать списков должников, оборотных ведомостей в разрезе подразделений.
  11. Быстрый доступ к полному объему информации по ребенку с возможностью печати акта сверки с плательщиком.

Кроме того, в программе должны быть актуальные для дошкольных учреждений возможности  начисления компенсации в соответствии с текущим законодательством, печати необходимых ведомостей и передачи данных в органы соцзащиты. Хорошо, если есть форма справки по компенсации, предоставляемой родителям.

Конечно, программа автоматизации учета платных услуг должна уметь передавать информацию о начислениях в ГИС ГМП и принимать данные об оплате.

Всем этим требованиям в полной мере отвечает программа «Расчеты по платным услугам», которая предназначена для использования в различных учреждениях бюджетной сферы, а также коммерческих организациях, для автоматического формирования квитанций на оплату, регистрации оплаты с помощью системы штрихкодирования и формирования различных отчетных форм.

Программа постоянно дорабатывается с учетом опыта ее использования в многочисленных бюджетных учреждениях и изменений в законодательстве.

Юлия Вольхина, менеджер проекта «Контур-Бухгалтерия Бюджет»

Попробуйте демо-версию бесплатно!

Не пропусти новые публикации

Подписывайтесь, и мы будем один раз в неделю присылать полезные бизнес-советы, аналитические статьи, истории успеха и провала, интервью, а также мнения экспертов на острые темы

Подписаться
1408 просмотров
В избранное
Бухгалтерия Бюджет
Бухгалтерия Бюджет

Вести бухгалтерский учет в государственных и муниципальных учреждениях.

Узнать больше

Комментарии

Комментарии Написать свой
Спасибо за ваше мнение!
← К списку публикаций

Читайте также

Загрузить еще
loader
Спасибо за подписку.

Заполните, пожалуйста, все поля.

Предложение, замечание, просьба или вопрос.