В командировку по онлайн-билетам

Выпуск № 16
Ольга Артамонова 10 декабря 2012

Сегодня многие компании приобретают электронные (онлайн) билеты для командировок своих сотрудников: их дешевле и быстрее купить, а сотрудник может получить их на свою электронную почту, где бы он ни находился. Однако, чтобы оформить онлайн-билеты в целях налогообложения прибыли, необходимо правильно подготовить реальный пакет документов. Как это сделать, рассказывает финансовый директор сервиса поиска электронных билетов Aviasales.ru Ольга Артамонова.

Электронный билет — документ, используемый для удостоверения договора перевозки пассажира, в котором информация о перевозке пассажира и багажа представлена в электронно-цифровой форме. Электронный авиабилет утвержден в п. 1 формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации (приказ Минтранса России от 08.11.2006 №134). Железнодорожный — в п. 1 формы электронного проездного документа (билета) на железнодорожном транспорте (приказ Минтранса России от 31.08.2011 №228). Билет в электронном виде обычно не требует бумажного аналога. Вся информация об онлайн-билете и предоставляемых на его основе услугах хранится в специальной базе продавца.

Однако, согласно п. 1 ст. 252 Налогового кодекса (НК) РФ, для учета в целях налогообложения прибыли любые расходы должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены. Потребность в затратах доказать достаточно просто. А как доказать расходы на проезд сотрудника по онлайн-билету с помощью реальных документов?

Подтверждение расходов

Во-первых, распечатка электронного билета и посадочный талон при авиаперевозках — это документы, подтверждающие сделанные расходы (согласно письмам Минфина РФ от 27.12.2007 №03-03-06/1/893 и от 21.08.2008 №03-03-06/1/476). Во-вторых, электронный пассажирский билет (или, другими словами, маршрут-квитанция) при авиаперевозках и багажная квитанция — это выписки из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок, которые являются документами строгой отчетности (п. 2 приказа Минтранса РФ от 08.11.2006 №134). Это означает, что компании и индивидуальные предприниматели могут применять их без использования контрольно-кассовой техники (ККТ) и выдачи кассового чека, если они куплены за наличные деньги или с помощью платежных карт. В итоге для подтверждения стоимости авиаперелета в целях налогового учета достаточно только распечатки электронного билета. Однако при возможности лучше приложить дополнительно сам пассажирский билет или чек ККТ, подтверждающий оплату. Помимо этого, необходимо предоставить посадочные талоны на рейсы туда и обратно.

Что касается железнодорожного электронного билета, то контрольный купон электронного проездного документа является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ. То есть вполне можно обойтись распечаткой маршрут-квитанции и посадочным талоном. Однако обязательно должны присутствовать все сопутствующие командировке документы: приказ о направлении сотрудника в командировку, «первичка», которая подтверждает его проживание в месте командировки и т п. Это требование закреплено письмами Минфина РФ от 04.07.2010 №03-03-06/1/384 и от 04.02.2009 № 03-03-07/3.

Если сотрудник полетел за границу, то его электронный билет может быть оформлен на английском языке. Однако бухучет и отчетность должны вестись на русском. В случае с авиабилетами достаточно перевести только те данные, которые необходимы для доказательства понесенных расходов (ФИО пассажира, направление, номер рейса, дата вылета, стоимость). Впрочем, в письмах ФНС от 07.06.2011 №ЕД-4-3/8983 и от 26.04.2010 №ШС-37-3/656 говорится, что электронные билеты можно не переводить. Выдаваемые авиакомпаниями электронные билеты имеют унифицированную международную форму. Текст вносимой в авиабилет информации носит формализованный характер, поэтому представители ФНС считают, что и без перевода проблем с подтверждением расходов в целях налогового учета быть не должно.

Утеря документов

Бывают ситуации, когда командированные лица теряют электронные билеты, посадочные талоны. В этом случае сотруднику достаточно просто распечатать маршрут-квитанцию из своего электронного почтового ящика еще раз.

Посадочный талон восстановить нельзя. Однако компания все равно сможет учесть расходы на приобретение электронного билета в целях налогообложения. Во-первых, достаточно подтвердить затраты косвенно с помощью документов, удостоверяющих командировку и факт пребывания сотрудника в месте служебной поездки (например, счет гостиницы за проживание), и распечатки электронного билета. Во-вторых, можно использовать архивную справку, выданную компанией-перевозчиком по требованию пассажира и содержащую фамилию, имя, отчество пассажира, направление и номер рейса, дату вылета и стоимость билета (см. письмо Минфина России от 22.03.2010 №03-03-06/1/168).

Даже при утере посадочного талона стоимость билета не будет признана доходом сотрудника: согласно поп. 3 ст. 217 НК РФ, от обложения НДФЛ освобождаются суммы компенсации командировочных расходов сотрудника, если они имеют должное документальное подтверждение. А раз Минфин России считает, что для начисления НДФЛ электронный билет — сам по себе достаточное документальное подтверждение, то факт утраты посадочного талона в данном случае значения не имеет (письмо ведомства от 21.03.2011 №03-04-06/6-49).

Налог на добавленную стоимость

Компания, направившая сотрудника в командировку по электронному авиа- или железнодорожному билету, имеет полное право принять к вычету суммы НДС, уплаченные налогоплательщиком при расходах на проезд к месту служебной командировки и обратно (п. 7 ст. 171 и п. 1 ст. 172 НК РФ). В электронных билетах обычно не выделяется сумма НДС, однако это не является препятствием для применения налогового вычета. Всю сумму, указанную в билете, можно включить в состав прочих расходов или запросить у организации, продавшей билет, БСО или чек ККТ с выделенной суммой НДС, обратившись в офисы продаж билетов авиакомпании, к представителю авиакомпании в аэропорту, в железнодорожные кассы.

Практический пример

Рассмотрим пример учета электронного билета. Итак, сотрудник был направлен в командировку в пределах РФ на пять дней. С этой целью приобретены электронные билеты стоимостью 1770 рублей каждый (билеты туда и обратно), в том числе НДС — 270 рублей. К авансовому отчету сотрудник приложил распечатку электронного билета и посадочный талон на самолет. Проживание было предоставлено бесплатно. Цель направления в командировку — переговоры.

В таблице проводок используются следующие обозначения аналитических счетов:

– к балансовому счету 50 — 50/3 «Денежные документы»;

– к балансовому счету 71 — 71/1 «Расчеты с подотчетным лицом по сумме, выданной на приобретение билетов»; 71/2 «Расчеты с подотчетным лицом по сумме командировочных расходов».

Содержание операции Дебет Кредит; Сумма, руб.
Дата выдачи денежных средств на приобретение электронных билетов
Денежные средства выданы под отчет(1770 руб. x 2) 71/1 51/1 3540
Учет электронных билетов в качестве денежных документов
Отражена стоимость оплаченных билетов (1770 — 270) руб. x 2) 50/3 71/1 3000
Отражена сумма НДС по билетам(270 руб. x 2) 19 71/1 540
Отражена задолженность подотчетного лица в размере стоимости билетов 71/2 50/3 3000
Стоимость билетов учтена в составе расходов на продажу 44 71/2 3000
Принят к вычету НДС 68 19 540
Списаны расходы на продажу текущего месяца(без учета иных расходов) 90/2 44 3000
Учет стоимости билетов в составе дебиторской задолженности
Отражены затраты на приобретение билетов 60 71/1 3540
Стоимость билетов учтена в составе расходов на продажу(1770 — 270) руб. x 2) 44 60 3000
Отражена сумма НДС по билетам(270 руб. x 2) 19 60 540
Принят к вычету НДС 68 19 540
Списаны расходы на продажу текущего месяца(без учета иных расходов) 90/2 44 3000

Поделиться
Не пропусти новые публикации

Подписывайтесь, и мы будем один раз в неделю присылать полезные бизнес-советы, аналитические статьи, истории успеха и провала, интервью, а также мнения экспертов на острые темы

Подписаться
788 просмотров
В избранное
Комментарии Написать свой
Спасибо за ваше мнение!

Читайте также

Загрузить еще
loader
Спасибо за подписку.

Заполните, пожалуйста, все поля.

Предложение, замечание, просьба или вопрос.