Командировки в 2026 году: правила и алгоритм оформления, образцы документов

При отправлении сотрудника в командировку работодателю нужно учитывать разные детали. Разберемся, чем командировка отличается от выполнения работы в другой местности, какие сотрудники вправе отказаться от нее и как правильно подготовить документы в 2026 году.

Что такое командировка

Ключевые правила, раскрывающие специфику служебных командировок, содержатся в ст. 166 ТК РФ. В ней говорится, что служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Из ст. 166 ТК РФ следует, что:

• Служебная командировка должна нести производственный характер.
• Направить в служебную командировку можно только тех лиц, которые оформлены по трудовому договору, а не по договору гражданско-правового характера.
• Не признаются командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. Это прописано в трудовом договоре.
• Длительность служебной командировки должна быть целесообразной. В Письме Минфина России от 28.04.2010 № 03-03-06/1/304 говорится, что «в случае если большую часть рабочего времени и большую часть трудовых обязанностей, предусмотренных трудовым договором, работники выполняют в иностранном государстве, фактическое место работы сотрудников будет находиться в иностранном государстве и такие работники не могут считаться находящимися в командировке».

Реклама 16+

Кадровый электронный документооборот в действии

Покажем в прямом эфире, как работает КЭДО от Контур.Диадока: трудоустройство, отпуска и другие кадровые процессы.

Записаться на демо

Особенности командировки дистанционных работников

В Письме Минтруда от 09.06.2017 № 14-2/ООГ-4733 даются уточнения относительно дистанционных работников: «Поездка работника, направляемого в командировку на основании письменного решения работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой». Следовательно, поездка дистанционного работника в головной офис работодателя является служебной командировкой.

Факт того, что сотрудник работает дистанционно, должен быть зафиксирован в трудовом договоре как место работы (ст. 57 ТК РФ).

Поездка в филиал организации за пределы постоянной работы тоже расценивается как командировка. На это указывает п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2025 № 501). В этом случае работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Как оформить командировку генерального директора

В некоторых случаях возникает вопрос относительно возможности оформления приказа о направлении в командировку самого себя, если речь идет о гендиректоре. В Письме Минфина РФ от 26.02.2018 № 03-11-11/11722 уточняется, что ИП не относится к категории работников, у него отсутствует работодатель, с которым он состоит в трудовых отношениях, поэтому предприниматель не может быть направлен в командировку. Исходя из этого в качестве расходов на командировки ИП не вправе учесть в составе расходов при определении объекта налогообложения по налогу, уплачиваемому в связи с применением УСН, произведенные расходы в виде оплаты самому себе проезда, а также найма жилого помещения.

Реклама 16+

Для работодателей

Эльба подготовит документы и отчеты за сотрудников в два клика

Попробовать бесплатно

Служебная командировка и выполнение работы в другой местности

Согласно п. 4 Постановления Правительства РФ от 16.04.2025 № 501, срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. В данном случае важно правильно разграничить понятия «служебная командировка» и «выполнение работы в другой местности в течение длительного времени».

Разъяснения по этому вопросу дает Письмо Минфина России от 28.04.2010 № 03-03-06/1/304: если в течение длительного времени значительную часть своих функций работник выполняет вне места постоянной работы (за границей, например), то служебную поездку нельзя считать командировкой. В данном случае лучше заключить дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе работника на определенный период времени на работу в другой местности.

Кого нельзя отправлять в командировку: категории сотрудников по ТК РФ

Обязательные документы для командировки в 2026 году

Оформление документов непосредственно влияет на учет затрат и обложение командировочных НДФЛ и страховыми взносами. На основании документов работодатель определяет, за какой период работнику предоставляются гарантии, связанные с командировками.

Вопросы документального оформления командировок с 1 сентября 2025 года регулируются Постановлением Правительства РФ от 16.04.2025 № 501.

Компаниям, которые часто направляют своих сотрудников в служебные командировки, рекомендуется иметь Положение о командировках. В этом локальном нормативном акте прописываются размер суточных, размер компенсации расходов и другие важные детали. Он необязателен, но очень полезен.

Приказ о направлении в командировку

Направление работника в служебную командировку производится на основании правового акта (приказа, распоряжения) работодателя.

Проездные документы

Факт нахождения в командировке определяется на основании проездных документов.

В п. 6 Постановления Правительства РФ от 16.04.2025 № 501 уточняется, какими документами сотрудник может подтвердить фактическое время нахождения в командировке, особенно если он использует личный или служебный транспорт.

Ранее был открытый перечень, включавший путевые листы, маршрутные листы, счета и квитанции. С 1 сентября 2025 года этот перечень дополнен билетами. Теперь работник может предоставить, например, билеты на междугородний автобус, электричку или другой вид транспорта.

Документы, подтверждающие затраты

Расходы на проживание и иные расходы, которые могут возмещаться с разрешения или ведома работодателя, нужно подтверждать документами, на основании которых можно будет определить факт несения расходов, основания, их целевой характер и размер.

Понятие «с ведома руководителя» появилось относительно недавно в п. 9 Постановления Правительства РФ от 16.04.2025 № 501. Оно означает простое уведомление, которое несет определенные риски.

Например, сотрудник может устно сообщить, что будет пользоваться услугами каршеринга для перемещений по городу. Руководитель дает понять, что он не против этого. По факту сотрудник решает использовать машины премиум-класса. И поскольку с руководителем этот вопрос не был согласован заранее, а каршеринг он в принципе одобрил, то сотрудник даже не задумывается о нецелесообразности расходов.

Чтобы избежать недопонимания, лучше четко прописать в локальных нормативных актах механизм согласования и утверждения расходов. Установите, что любые траты, не входящие в стандартный перечень, требуют письменного согласования (заявления, служебной записки) и визы руководителя.

Реклама 16+

Приказ о направлении в командировку, служебные записки и авансовые отчеты можно подписать и отправить онлайн в сервисе КЭДО от Контур.Диадока

Попробовать

Обязательные документы	Необязательные документы
приказ о направлении в командировку приказ о привлечении к работе в выходной (праздничный) день (при необходимости) авансовый отчет служебная записка (если поездка осуществляется на личном или служебном транспорте)	положение о командировках служебное задание отчет о выполнении служебного задания командировочное удостоверение журнал учета командированных

Целесообразность однодневных командировок

Правила оформления командировок возлагают на руководителя задачу по оценке целесообразности ежедневного возвращения сотрудника из места командировки к месту постоянного жительства.

Что учитывать при принятии решения:

• расстояние;
• условия транспортного сообщения.
• характер и объем служебного задания;
• необходимость создания условий для отдыха работника.

Руководитель должен сознательно принимать решение: достаточно ли одного дня для выполнения задания или сотруднику требуется остаться с ночевкой.

Нужно ли служебное задание в 2026 году

Действующее законодательство не предусматривает обязательного оформления этого документа. Но если документооборот компании его предусматривает, то служебное задание придется оформлять. 

Этот документ содержит перечень задач командированного сотрудника. Унифицированной формы нет, поэтому ее нужно разрабатывать самостоятельно. Либо можно использовать форму № Т-10а.  

Как зафиксировать цели командировки без служебного задания

Для этого достаточно приказа о направлении в командировку, в котором указана цель. Некоторые работодатели по-прежнему продолжают оформлять служебное задание и командировочное удостоверение. Поскольку запрета нет, можно действовать по старой схеме, но это нужно отразить в локальном нормативном акте, утвердить форму документа и порядок его составления.

Если командировочное удостоверение и служебное задание не применяются, в приказе о направлении в командировку следует указать:

• наименование работодателя;
• ФИО и должность работника;
• структурное подразделение, в котором работает работник;
• место, срок и цель командировки;
• основание издания приказа.

Отчет о выполнении служебного задания

Этот документ не является обязательным. Тем не менее для работодателей он служит подтверждением производственного характера поездки. 

В отчете сотрудники описывают, что они сделали за период нахождения в командировке. 

Оформление командировки: пошаговый алгоритм

Шаг 1. Издание приказа о направлении в командировку

Работник направляется в командировку на определенный срок на основании письменного решения работодателя. Поэтому обязательно издается приказ (распоряжение), в котором отражается основная информация: кто направляется, в какие сроки и куда, с какой целью. Если сотрудник едет в командировку на служебном или личном транспорте, рекомендуется упомянуть это в приказе.

Поскольку унифицированной формы нет, придется разработать форму приказа самостоятельно. За основу можно взять форму № Т-9 или форму № Т-9А при направлении в командировку нескольких сотрудников.
Сотрудник знакомится с приказом под подпись.

Шаг 2. Выдача денежного аванса

Согласно ст. 168 ТК РФ, работодатель обязан возместить сотруднику расходы, связанные с командировкой: на проезд и проживание, а также суточные.

Суточные — это дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства.

Сумма аванса определяется с учетом принятого в компании локального акта или коллективного договора. Проверьте, как правильно определять суточные за период командировки по России и за границу.

Основание для выдачи аванса — приказ о командировке. Дополнительно может потребоваться служебная записка или смета расходов.

П. 8 Положения № 501 обязывает выдавать деньги на командировочные расходы до отъезда в командировку (именно поэтому такая выплата и называется авансом). Точный срок выдачи денег законодательно не установлен, работодатель должен самостоятельно определить и закрепить его в локальном нормативном акте.

Реклама 16+

Платёжки в пару кликов

В Контур.Банке удобно работать с платежами, даже когда их много. Выберите получателя и сумму, а реквизиты заполнятся автоматически

Попробовать Контур.Банк

Шаг 3. Оформление командировочного удостоверения и журнала учета (если применяется)

Командировочное удостоверение выдается, если это предусмотрено локальным актом компании. Не требует обязательного заверения печатью принимающей организации.

Журнал учета командированных не обязателен, но работодатель может продолжать его вести по своему усмотрению. Включает такие данные, как ФИО сотрудника, организацию назначения, пункт командировки.

Шаг 4. Проставление отметки в табеле учета рабочего времени

В табеле учета рабочего времени фиксируется информация о свершившейся поездке. Для него можно использовать формы № Т-12 или № Т-13. Дни пребывания работника в командировке обозначаются буквенным кодом «К» или цифровым кодом «06».

Если сотрудник работает в день отъезда/приезда, эти дни также отмечаются кодом «К».

Шаг 5. Прием авансового отчета и окончательный расчет

По возвращении из командировки работник передает работодателю авансовый отчет (форма № АО-1 или утвержденная работодателем) об израсходованных суммах, на основании которого производится окончательный расчет.

К авансовому отчету прилагаются фактические расходы по проезду, расходы на проживание и документы об иных расходах, связанных с командировкой. 

С указанной даты фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным билетам, представляемым им по возвращении.

Авансовый отчет предоставляется в течение трех дней с момента возвращения из командировки. 

Проживание подтверждается гостиничным договором/чеком или договором найма жилья, а проезд — билетами (авиа, ж/д, автобус), чеками на такси.

В Письме Минфина России от 26.05.2015 № 03-03-05/30168 уточняется, что «подтверждением фактического срока пребывания работника в служебной командировке могут являться любые первичные документы, оформленные в соответствии с законодательством РФ о бухгалтерском учете, которые свидетельствуют о факте нахождения работника в пути к месту командирования и обратно».

В служебной записке указываются дата и время убытия в командировку, а также дата и время прибытия из нее.

На финальном этапе осуществляется возврат или доплата средств: неизрасходованные деньги сотрудник сдает в кассу по приходному ордеру, перерасход возмещается по расходному ордеру.