Пресс-служба в малом и среднем бизнесе: как навести порядок

В текущей должностной иерархии я являюсь советником гендиректора своей компании по связям с общественностью, что на деле означает — руководителем PR-службы (внешние и внутренние коммуникации, управление репутацией) и пресс-секретарем, а также бренд-менеджером и главным по мероприятиям. На данной позиции я работаю с 2010 года, размер компаний, где я трудилась, никогда не превышал 200 человек.

В этой статье я поделюсь повседневными PR-инструментами, которые помогают мне в работе.

Знай свое поле

В данном случае имеется в виду информационное поле. Если вы работаете в малом и среднем бизнесе, где только вы являетесь главным по внешним и внутренним коммуникациям, на ваши плечи ложится большой груз ответственности за имидж компании, а также за gatekeeping (фильтрование, отбор) новостей о ее достижениях. Поэтому здесь необходимы знания систем анализа медиасреды, таких как СКАН «Интерфакса» или «Медиалогия». Одной из них будет достаточно для анализа информационного поля по компании в «прямом» режиме и управления ее репутацией. Например, тревожные звоночки о пиар-действиях конкурентов против вас вполне можно проследить из анализа новостей и их тональности.

Поскольку оптимизация издержек, особенно в условиях кризиса, тема особенно актуальная, наша компания, как и многие другие, не использует агентства для решения пиар-задач. Однако не стоит даже в условиях кризиса отказываться от профессионального мониторинга новостей, поскольку как бы хороши ни были медиабазы, качественный мониторинг позволяет более объективно оценивать текущие российские и международные тренды в конкретной сфере.

Ценная сеть (контактов)

Важный элемент в работе пиарщика малого и среднего бизнеса — пул журналистов из определенной области. Я не очень верю в пулы «лояльных» журналистов, но знакомство с пишущими о вашей сфере авторами федеральных и профильных изданий, а еще желательно и с редакторами, ответственными за ваши темы, — это необходимость. Если у вас под рукой нет агентства, пишущего и генерирующего новости, связи с прессой становятся наиглавнейшей задачей. И тут без харизмы и умения развивать качественный нетворкинг не обойтись. Федеральные издания вряд ли разместят ваш пресс-релиз о прокладке 100 км труб даже при наличии самых дружественных отношений, но они точно о вас вспомнят, когда им потребуются комментарии эксперта о состоянии теплоснабжения.  

Plan it

Так как в мои обязанности входит организация мероприятий «под ключ», я очень ценю связи с ведущими площадками Москвы и регионов. Наличие телефонных номеров дружественных event-менеджеров площадок, которыми вы намерены пользоваться часто, — важная составляющая успеха. Я взяла в привычку инспектировать хорошие площадки, потому что хочу быть уверена в том, что гостей достойно обслужат в кофе-брейк, количество сэндвичей и литров кофе совпадет с заказанным, а техника для презентаций будет работать бесперебойно. Без знания площадок, конференц-пакетов, меню и условий размещения гостей из регионов работа по подготовке качественного мероприятия займет слишком много времени, которого у вас, скорее всего, не будет.

Брендинг

В идеале у вашей компании должен быть брендбук. Но в реальности это не всегда так. В моей практике была ситуация, когда я приступила к исполнению своих обязанностей, имея логотип компании на русском языке в формате PNG. И бюджета, как и времени на изготовление брендбука, просто не было. Зато была срочная необходимость сотворить качественное участие нашего тогда еще стартапа в международной выставке. Что выручило меня? Наличие в моей базе контактов хорошего дизайнера и типографии. В идеале таких контактов должно быть не менее 10. К сожалению, зачастую владельцы малого и среднего бизнеса все еще не до конца понимают значимость брендинга для имиджа компании.

Важно донести до руководства необходимость разработки плана участия в мероприятиях и согласовать его с коммуникационной политикой заранее. Например, я утверждаю планы по мероприятиям и их бюджеты каждый год. Недавно меня пригласили на собеседование в одну молодую, но амбициозную управляющую компанию. Услышав функционал и поняв, что мероприятий будет много, и половина из них будет проходить за рубежом, я скромно поинтересовалась, каков ежегодный бюджет на их проведение. HR-менеджер не поняла мой вопрос, сказав, что бюджет каждого мероприятия утверждается руководителем отдельно. Это, на мой взгляд, очень неправильный подход, который сделает ваш труд адским, а KPI — невыполненным. Знать основные задачи в плане выставок, конференций и семинаров нужно наперед, особенно в условиях скачущего курса валют и инфляции.

Сила внутренних коммуникаций

В текущей должности я разрабатывала и вводила обязательные подписи в электронных письмах сотрудников компании на русском и английском языках, писала вместе с HR-директором путеводитель для новых сотрудников, проводила корпоративные мероприятия. В больших корпорациях внутренние коммуникации, конечно же, представляют собой более обширную тему. В моем случае важно точно знать, какой из наших экспертов пригодится для тех или иных комментариев для прессы. Поэтому общение и хорошие отношения со всеми сотрудниками компании — это важно. А что лучше корпоративного мероприятия укрепляет коллектив?  

Анна Челнокова, советник по коммуникациям и развитию связей с общественностью, ООО «ГПБ-Энергоэффект»