Деньги под отчет: пошаговый алгоритм

Главбуху не обязательно лично выдавать сотрудникам подотчетные. Данную функцию можно делегировать. Но сначала, чтобы избежать дополнительных проблем, нужно четко прописать требования. Предлагаем вам пошаговую инструкцию, следуя которой можно без труда, а главное — без ошибок решить эту задачу.

Алексей Смирнов Юрист по налоговым, трудовым и гражданским правоотношениям

Проверка возможности выдачи

Получать деньги под отчет могут две категории лиц. В первую входят сотрудники организации или ИП — то есть все те, с кем заключен трудовой договор. Выдать подотчетные средства может и руководитель, так как для этих целей он такой же работник.

Не является препятствием для подотчета и наличие задолженности по ранее выданным суммам. Соответствующий запрет, содержавшийся ранее в пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, был отменен еще в 2017 году. Так что проверять перед выдачей денег, отчитался работник по предыдущим подотчетам или нет, бухгалтер больше не обязан.

А вот на иностранное гражданство сотрудника стоит обратить внимание. Дело в том, что валютное законодательство содержит закрытый перечень случаев, когда российская организация (ИП) может выдать наличные деньги иностранцу, не имеющему в РФ вида на жительство. И подотчета там нет (п. 2 ст. 14 Федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ). В этой связи, чтобы избежать претензий со стороны ИФНС и штрафа, выдавать деньги под отчет таким иностранным работникам нужно в том же порядке, что и заработную плату, то есть путем перевода на карту.

В большинстве случаев суды отказывают ИФНС во взыскании штрафа за выдачу иностранцам наличных денег под отчет, ссылаясь на то, что эта операция не приводит к отчуждению денежных средств в пользу работника и, следовательно, не является валютной операцией (Постановления Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 02.10.2014 по делу № А69-3112/2013, от 02.10.2014 № Ф02-3800/2014 по делу № А69-3105/2013, от 02.10.2014 № Ф02-3790/2014 по делу № А69-3069/2013 и от 16.09.2014 № Ф02-3798/2014 по делу № А69-3094/2013).

Но есть и обратные прецеденты, когда выдача под отчет наличными признается незаконной валютной операцией (Постановление Девятого кассационного суда общей юрисдикции от 21.01.2021 № 16-307/2021).

Во вторую группу лиц, имеющих право на подотчет, входят подрядчики и исполнители по договорам ГПХ (Письмо Банка России от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859). При этом статус контрагента (простое физлицо, ИП или самозанятый) значения не имеет — выдать деньги под отчет можно в любом случае.

Нельзя выдавать деньги под отчет лицу, не являющемуся сотрудником и не заключившему гражданско-правовой договор.

Оформление документов

Основанием для выдачи денег под отчет является один из двух документов.

Приказ или иной распорядительный документ работодателя (пп. 6.3 п. 6 Указания № 3210-У). В нем указываются ФИО получателя денег, подлежащая выдаче сумма и срок, на который она выдается. Дополнительно стоит зафиксировать цели, на которые выделяются деньги. Такой приказ или распоряжение может оформляться сразу на несколько выдач денег одному или нескольким подотчетникам — об этом прямо сказано в пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России № 3210-У.

Письменное заявление самого подотчетного лица, завизированное руководителем (пп. 6.3 п. 6 Указания № 3210-У). Содержание заявления Указанием не регламентировано. Но по аналогии с приказом или распоряжением в нем, помимо данных о самом работнике, нужно указать сумму, цели и срок, на который она запрашивается. Если подотчетные средства будут выдаваться не из кассы, а переводом на карту, то в заявлении надо привести соответствующие банковские реквизиты (Письмо Минфина РФ от 25.08.2014 № 03-11-11/42288). Что касается визы руководителя, то она должна содержать указание на удовлетворение заявления (то есть фразы вроде «удовлетворить», «одобрено», «согласовано», «выдать указанную сумму» и т.п.), а также дату, подпись и ФИО директора.

Составление расходника

После того, как в бухгалтерию поступит приказ (распоряжение) или завизированное руководителем заявление, можно переходить непосредственно к выдаче денег. Если речь идет о наличных, то для этого оформляется расходный кассовый ордер (РКО) по унифицированной форме № КО-2. Этот документ подписывается главным бухгалтером организации либо иным уполномоченным на подписание кассовых документов лицом. Такое полномочие оформляется приказом по организации (пп. 4.2, 4.3 п. 4, п. 6 Указания № 3210-У). В том числе таким уполномоченным может быть и кассир или старший кассир. Причем в приказе можно установить лимиты, в пределах которых данные лица уполномочены самостоятельно подписывать РКО.

Снабдите исполнителя программным обеспечением, которое позволяет правильно заполнять РКО, или бумажными формами и инструкцией по заполнению каждого поля, а также информацией о том, кто, в каком порядке и на какие суммы подписывает данный документ.

Выдача денег

Когда РКО оформлен, подготовьте деньги и пригласите подотчетника для их получения. Работник подписывает РКО, а кассир в его присутствии полистно пересчитывает деньги и передает их получателю. После этого кассир заполняет самую последнюю строку РКО «Выдал кассир», проставляя в ней свою подпись и ФИО (пп. 6.2 п. 6 Указания № 3210-У).

Подобным образом работникам, а также физлицам, в том числе самозанятым, с которыми заключен гражданско-правовой договор, можно выдать абсолютно любую сумму. Лимит в 100 000 руб. в этом случае не применятся, так как физлица не считаются участниками наличных расчетов (п. 1 и 4 Указания Банка России от 09.12.2019 № 5348-У). А вот если получателем денег является контрагент по договору, имеющий статус ИП, то выдать ему под отчет можно не больше 100 000 руб. (в рамках каждого заключенного договора).

Обратите внимание, что ограничение в 100 000 руб. по каждой сделке должны соблюдать и сами подотчетные лица (независимо от наличия у них статуса ИП). Ведь при оплате подотчетными деньгами они фактически выступают от лица организации. Таким образом, если через подотчетника планируется дорогостоящая закупка, то соответствующую операцию нужно проводить в безналичном порядке.

Перевод денег на карту

Деньги под отчет можно выдавать не только из кассы, но и путем их перечисления на личные (в том числе «зарплатные») банковские карты сотрудников (Письма Минфина РФ от 25.08.2014 № 03-11-11/42288 и от 21.07.2017 № 09-01-07/46781). Минфин рекомендует закрепить указание на такой порядок в учетной политике (Письмо Минфина РФ от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).

При перечислении денег в платежном поручении нужно указать, что средства выдаются под отчет. Также не лишним будет привести и реквизиты соответствующего приказа или заявления — это поможет в дальнейшем контролировать расходование и возврат денег. Код вида дохода в платежном поручении на перечисление подотчетных средств указывать не нужно, так как они передаются работнику лишь временно, дохода не образуют и никакие удержания из них производиться не должны (Письмо Банка России от 10.07.2020 № 45-1-2-ОЭ/10700).