Три актуальных вопроса по подотчетным

Как правильно оформить расчет 6-НДФЛ по уволенному сотруднику, который не отчитался по подотчетным и не вернул деньги в кассу? Можно ли возвращенные неиспользованные подотчетные средства выдать в счет погашения долгов по заработной плате? Может ли быть подотчет у ИП самому себе?

Алексей Смирнов Юрист по налоговым, трудовым и гражданским правоотношениям

6-НДФЛ при увольнении и невозврате подотчетных

При увольнении сотрудник не отчитался по суммам, которые были выданы в подотчет, и не вернул их в кассу. Директор дал распоряжение юридической службе подготовить иск в суд на взыскание этих сумм. Как бухгалтеру правильно оформить расчет 6-НДФЛ по такому уволенному сотруднику?

В соответствии с пп. 5 п. 1 ст. 223 НК РФ датой получения дохода признается день прекращения обязательства по уплате задолженности в связи с признанием ее безнадежной. В силу пп. 1 п. 1 указанной статьи датой возникновения дохода в денежной форме, считается день его выплаты или перечисления на счет физлица.

В рассматриваемой ситуации сотрудник получил деньги под отчет для осуществления расходов в интересах организации. Соответственно, в момент выдачи денег они доходом сотрудника не являлись (ст. 41 НК РФ). При этом факт расходования полученных средств на цели, определенные организацией при их выдаче, сотрудник не подтвердил. Но и полученные средства не вернул, что может свидетельствовать об их присвоении, а значит, о получении дохода. Однако в рассматриваемой ситуации работник не признал, что присвоил данную сумму, а организация не планирует прощать сотруднику данную задолженность, что подтверждается решением руководителя об обращении в суд. При этом срок давности по задолженности не истек; данное обязательство не прекращено в связи с невозможностью исполнения или на основании акта государственного органа, а значит, нет и оснований для списания долга как безнадежного (п. 2 ст. 266 НК РФ).

Соответственно, доход в виде данной суммы в рассматриваемой ситуации у сотрудника еще не возник. Более того, он может возникнуть, только если суд откажет организации в удовлетворении заявленных требований о взыскании средств, выданных под отчет, и при этом из решения будет явно следовать, что данная денежная сумма осталась в распоряжении работника, а не была им истрачена в интересах работодателя.

Таким образом, при составлении расчета 6-НДФЛ по уволенному сотруднику «подотчетные средства» в нем не будут указаны как его доход. В дальнейшем, если суд признает, что данные средства остались у сотрудника, организации необходимо будет подать в налоговые органы уточненный расчет 6-НДФЛ за соответствующий год. 

Неиспользованный подотчет — на зарплату

Можно ли возврат подотчетных неиспользованных средств в кассе выдать на погашение долгов по заработной плате?

Как разъяснил Банк России, на выплату заработной платы можно расходовать только те суммы, которые поступили в кассу от операций, указанных в п. 1 Правил наличных расчетов (утв. Указанием Банка России от 09.12.2019 № 5348-У). Неизрасходованные деньги, которые  сдал подотчетник, там не упоминаются. Поэтому такие поступления положено инкассировать на банковский счет. Расходовать их на выдачу зарплаты нельзя (Письмо от 09.07.2020 № 29-1-1-ОЭ/10561).

Подотчет у ИП

Может ли быть подотчет у ИП самому себе?

Самому себе деньги под отчет предпринимателю выдавать не имеет смысла. По правилам (ст. 24 ГК РФ) у предпринимателей личное имущество не отделено от имущества, используемого в предпринимательской деятельности. Поэтому и вся выручка, которую предприниматель получает от ведения своей деятельности, является его личными средствами, и ими он может распоряжаться по своему усмотрению (ст. 209 и 861 ГК РФ). Так что в случае осуществления операций с наличными деньгами непосредственно индивидуальным предпринимателем их выдача под отчет не осуществляется (Письмо Банка России от 14.06.2012 № 29-1-2/4255). 

Проще говоря, если предприниматель ведет кассу в упрощенном порядке (не оформляет приходные и расходные кассовые ордера, а также кассовую книгу), то никаких документов для того, чтобы взять деньги со счета (из кассы), ему оформлять не нужно в принципе. Если же предприниматель оформляет кассовые документы по общим правилам, то ему достаточно составить расходный ордер с формулировкой «Передача предпринимателю дохода от текущей деятельности» или «Выдача средств предпринимателю на личные нужды» (п. 1 Правил наличных расчетов, утв. Указанием Банка России от 09.12.2019 № 5348-У). При этом составлять авансовый отчет об истраченных суммах предпринимателю не потребуется (Письмо Банка России от 02.08.2012 № 29-1-2/5603).

В ситуации, когда предприниматель на данные деньги приобрел какое-либо имущество для бизнеса и это нужно учесть при налогообложении, достаточно просто принять к учету те документы, которые подтверждают истраченные суммы, сделав соответствующие записи в книге учета доходов и расходов.