Составление графика отпусков: разъяснения по нестандартным ситуациям

Конец года для работников отделов кадров всегда связан с решением неизбежной задачи — составлением графика отпусков на предстоящий год. В некоторых случаях возникают вопросы — например, стоит ли включать в график сотрудниц в декрете, удаленщиков и мобилизованных? Что делать, если сотрудник планирует увольнение? По всем этим ситуациям Роструд и Минтруд дали разъяснения. 

Марина Крицкая Бизнес-журналист

Утверждение первого графика отпусков в новой организации

В Письме Минтруда от 16.10.2023 № 14-6/ООГ-6470 есть отсылка к ст. 123 ТК РФ. В ней говорится об обязанности работодателей утверждать график отпусков не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Такое же правило действует и по отношению к вновь созданной организации — первый график отпусков она должна утвердить не позднее чем за две недели до начала нового года.

При этом важно учитывать следующее:

• утверждение графика отпусков на текущий год для новой организации не обязательно;
• у работников во вновь созданных организациях право на использование отпуска за первый год работы появляется по истечении шести месяцев непрерывной работы у работодателя.

Читайте подробнее о том, как составить график отпусков на 2024 год.

Реклама 16+

Кадровый электронный документооборот в действии

Покажем в прямом эфире, как работает КЭДО от Контур.Диадока: трудоустройство, отпуска и другие кадровые процессы.

Записаться на демо

Предоставление отпуска многодетному работнику

В Письме от 18.10.2023 № 14-6/ООГ-6552 Минтруд ответил на вопрос, может ли многодетный отец воспользоваться правом на первый оплачиваемый отпуск раньше шести месяцев непрерывной работы у нового работодателя.

Законодательство действительно устанавливает работникам, имеющим трех и более детей в возрасте до 18 лет, привилегию — брать ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для них время до достижения младшим из детей возраста 14 лет (ст. 262.2 ТК РФ). Однако право на использование отпуска за первый год работы возникает у многодетного работника по тем же правилам, которые действуют в отношении всех остальных работников. Оформить отпуск раньше шести месяцев непрерывной работы можно только по договоренности с работодателем.

Реклама 16+

Ведите учет сотрудников, рассчитывайте зарплату, больничные, отпускные, налоги и взносы в удобном сервисе

Попробовать

Включение в график отпусков работников, планирующих увольнение

Некоторые работодатели сталкиваются с ситуацией, когда работник на момент составления графика отпусков пребывает в отпуске с последующим увольнением. Возникает вопрос — стоит ли их указывать в графике?

Есть Письмо Роструда от 09.03.2021 № ПГ/03709-6-1, в котором работодателям рекомендуется вносить в график отпусков всех работников, работающих по трудовым договорам на день утверждения графика. Это требование распространяется и на тех, кто в течение рабочего года планирует увольнение.

При увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, работодатель может произвести за неотработанные дни отпуска удержание из зарплаты для погашения задолженности перед работодателем.

Право не подписывать утвержденный график отпусков

Что делать, если работник отказывается подписывать график отпусков, утвержденный руководителем?

В соответствии со ст. 22 ТК РФ работодатель должен ставить работника в известность о локальных нормативных актах, которые принимаются в компании, под подпись. К таким документам относится и график отпусков.

Если работник не ставит подпись на нем, то работодатель может составить акт об отказе работника от ознакомления с графиком отпусков.

Важно то, что отказ сотрудника от ознакомления с графиком отпусков не снимает с него обязанности соблюдать утвержденный график. Поэтому в отпуск он пойдет в период, указанный в документе.

Включение в график отпусков мобилизованных

С мобилизованным сотрудником работодатель приостанавливает трудовой договор на период прохождения им военной службы по ст. 351.7 ТК РФ.

Приостановление действия трудового договора предполагает, что стороны трудового договора «замораживают» осуществление прав и обязанностей согласно трудовому законодательству и иным нормативным правовым актам. Следовательно, мобилизованных сотрудников не нужно указывать в графике отпусков.

Включение в график отпусков работниц в декрете

Эксперты Роструда считают, что таких работниц следует включать в график отпусков, поскольку они вправе в любой момент прервать отпуск по уходу за ребенком.

Включение в график отпусков дистанционных работников

На работников, даже в период выполнения ими трудовой функции дистанционно, распространяется действие трудового законодательства, при этом учитываются особенности, установленные для таких работников в гл. 49.1 ТК РФ (Письмо Роструда от 14.05.2021 № ПГ/12255-6-1).

Порядок предоставления удаленщикам ежегодного оплачиваемого отпуска определяется коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором.

Согласно ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ, при составлении графика отпусков работодатель должен включить в него всех работников, в том числе удаленщиков.