Топ‑5 шагов для минимизации дебиторской задолженности

По данным Верховного суда РФ, за 2022 год арбитражные суды рассмотрели 1,7 млн экономических споров. При этом 54% разбирательств касались неисполнения или ненадлежащего исполнения договоров. Из этой категории львиную долю составляют дела о взыскании дебиторской задолженности.

Дело о взыскании дебиторской задолженности при правильно оформленных документах выиграть несложно. Однако часто бывает так, что исполнительный лист о взыскании суммы есть, а толку нет — долг так и остается непогашенным. Поэтому важно заранее думать, как минимизировать риск образования дебиторской задолженности. 

Грамотная работа с задолженностью, а точнее предотвращение риска ее образования начинается на этапах заключения и исполнения договора. Это риск-ориентированный подход — когда проблема предотвращается до того, как она возникнет.

Как предотвратить дебиторскую задолженность

Можно выделить топ-5 шагов для минимизации дебиторской задолженности. Причем три шага необходимо предпринять на этапе заключения договора.

Шаг 1: проверить контрагента

Так вы убедитесь, что контрагент существует в реальности, добросовестно исполняет свои обязательства и у него есть активы.

Как правило, добросовестные компании, дорожащие своей репутацией, не доводят дело до суда, и даже в крайнем случае вероятность взыскать с них деньги высока.

Например, контрагента можно проверить по наименованию, ИНН. Можно использовать сервис ИФНС «Проверь себя и контрагента» в комплексе с одним из специализированных ресурсов (RusProfile, Контур.Фокус, Спарк, «За честный бизнес»), чтобы понять, сколько лет контрагент существует на рынке, какова его история, активы, балансы.

Проверить финансовое состояние контрагента в несколько кликов

Если не хотите платить за сервис, можно всю информацию собрать вручную. Для этого нужно проверить:

• Картотеку арбитражных дел. Здесь вы найдете актуальную информацию о судебных спорах с участием контрагента.
• Банк исполнительных производств. Ресурс предоставит информацию о наличии долгов у контрагента.
• Интернет. Сеть поможет найти много полезной информации, в том числе о репутации среди клиентов, сотрудников, партнеров и т.п.

Если стоимость договора большая, дополнительно стоит оценить кредитную и налоговую нагрузку контрагента, наличие и итоги проверок.

Шаг 2: грамотно составить договор

Зачем это нужно делать? Неужели нельзя подписать договор, который направил контрагент? Конечно, можно. Однако такой договор страхует интересы контрагента и никак не учитывает ваши, а значит, при разрешении спора ваша позиция будет изначально слабее позиции оппонента. 

Поэтому составить договор нужно с учетом ваших интересов и следующих условий:

1. Понятно сформулировать предмет договора «поставить товар/выполнить работу» (что именно, сколько, какого качества).
2. Четко определить срок поставки/выполнения работ — конкретной датой или периодом с даты заключения договора/внесения предоплаты.
3. Четко определить срок и порядок оплаты (конкретной датой или периодом с даты заключения договора).

Естественно, для поставщика (исполнителя) выгоднее увеличить размер предоплаты, для покупателя (заказчика) – уменьшить. Если есть возможность, желательно отработать исполнение на маленькой партии, чтобы понять, как контрагент исполняет условия договора.

Для сложных и крупных сделок я рекомендую использовать беспроигрышный для обеих сторон вариант расчетов через эскроу-счет. Это счет, на который покупатель перечисляет предоплату, деньги резервируются и перечисляются на счет поставщика только после исполнения договора (целесообразно привлекать юриста в качестве эскроу-агента). Это позволяет гарантировать и проверить исполнение обязательств с двух сторон.

Шаг 3: предусмотреть обеспечение исполнения договора

Это хотя и эффективный, но малоиспользуемый механизм. Обеспечение исполнения договора подразумевает меры, защищающие одну сторону от неисполнения договора другой стороной, они побуждают должника к исполнению обязательств. 

Работающие способы обеспечения исполнения договора:

• залог денег или вещей;
• удержание товара, вещей, результата работ;
• поручительство собственника компании, директора;
• банковская гарантия;
• задаток;
• обеспечительный платеж.

Способ обеспечения и порядок его исполнения определяются в договоре. Всего одно условие в договоре позволяет предотвратить образование дебиторки — например, сумму задолженности можно удержать из суммы обеспечительного платежа.

Шаг 4: выстроить систему контроля исполнения договора со стороны контрагента

Во-первых, это необходимо для того, чтобы держать руку на пульсе и не допустить образования и увеличения задолженности контрагента, оперативно принять меры для ее погашения. Во-вторых, это позволит обеспечить своевременное и правильное оформление документов, которые пригодятся, в случае если придется взыскивать долг через суд. 

Что следует сделать:

1. Внедрить систему win-win: ваш контрагент исполнил свою обязанность (внес предоплату) – вы исполняете свою (делаете поставку), исключить «надо срочно», «оплатим завтра», строго — по встречному исполнению.
2. Периодически (не менее одного раза в месяц) проверять наличие дебиторской задолженности и подписывать акт сверки расчетов.
3. Проверять правильность оформления и подписание первичных документов, их наличие в оригинале.
4. При необходимости применять обеспечительные меры (шаг 3) и договорные механизмы побуждения к расчетам, например, «стоп-отгрузки» (приостановка поставки товаров, выполнения работ, услуг до оплаты задолженности). Это условие должно быть в договоре. 

Шаг 5: при образовании задолженности немедленно принимать меры к ее взысканию

Чем меньше времени прошло с момента образования задолженности до момента ее истребования, тем больше шанс на ее удовлетворение. Поэтому важно правильно и оперативно предъявлять претензии. Правильно — значит, в соответствии с условиями договора и нормативными требованиями. Оперативно — значит, не ждать, надеясь на обещания, а заявлять требование о погашении.

При этом важно держать руку на пульсе и контролировать состояние контрагента в целом: работает ли он, сдает ли отчетность и т.п. Потому что часто бывает так, что пока созрели до решения подать в суд, фактически предъявлять требование уже некому.

Целесообразно провести переговоры и затребовать у контрагента гарантийное письмо с четким графиком погашения задолженности. Переговоры лучше проводить с участием юриста-медиатора, который поможет грамотно их провести и оформить договоренности.