Топ‑5 откровений из мира закупок: какие ошибки могут обанкротить бизнес

Существует практика упрощать восприятие закупок до банального снабжения компании. Однако мало кто задумывается о том, что это направление содержит значительные возможности для прогресса и развития бизнеса.

Попробуем разобраться, как грамотно выстроить процессные цепочки и систему контролей, чтобы сделать закупки настоящим драйвером роста и раз и навсегда избавиться от досадных «скрытых комиссий».

Желание выиграть по всем фронтам, не выстроив процессы

Основная задача закупок — усидеть сразу на трех стульях: цены, скорости и качества. Считаю, что к вопросу стоит подойти стратегически — определить приоритетные задачи компании через оценку процессов с позиции интересов главных «игроков» и сконцентрироваться на них.

Простой пример из практики. Закупщик всегда стремится найти наименьшие цены, механик ожидает от закупленного надежности, а производственник хочет, чтобы все шло как по маслу — быстро и бесперебойно. В итоге мы получаем своего рода суперпозицию внутрикорпоративных интересов, которая одновременно и подталкивает к взвешенному подбору поставщиков, и становится препятствием на пути к быстрому принятию решений. И тут на помощь должны приходить внутренние регламенты, какой бы путь вы не выбрали.

«Кто сильнее, тот и прав». В этом случае определяющей становится одна из сторон, и на выходе компания приобретает «классическое снабжение» с двумя возможными видами результата:

• все экстренно и по любой стоимости в соответствии с требованиями заказчика;

• или же все в строго определенные сроки и оптимально по цене, исходя из «диктатуры закупок».

«Партнерство правит бал». В этом случае процесс принятия решений более гибок, чему способствует категорийное управление затратами. Этот путь дает возможность интегрировать усилия всех ключевых акторов процесса, не забыв о рациональной расстановке приоритетов и грамотном распределении зон ответственности.

На практике этот взвешенный подход не наблюдается повсеместно лишь потому, что требует равного по весу сторон диалога между руководителями различных функций.

Повторюсь, закупки при этом всегда будут четко регламентированным процессом. Но если у вас в компании запросы блуждают по бесконечным лабиринтам внутренних согласований, постоянных задержек и, как результат, дорогостоящих ошибок, увы, не избежать.

Решение. Выстроенные и четко соблюдающиеся бизнес-процессы, в которых служба закупок — не просто безмолвный исполнитель, но и полноправный партнер самой компании и ее поставщиков.

Восприятие претензионной работы как неизбежной данности

Возврат некачественной продукции — без преувеличения бич бизнеса. Он отнимает и деньги, и время. Здесь не в силах решить проблему на корню даже самый четкий регламент претензионной работы.

Откуда берутся претензии? Причины, как правило, возникают из-за хаоса в системе закупок. Отсутствие взвешенного подхода закономерно ведет к нескончаемым (и совершенно лишним) расходам по разным причинам:

• задержек поставок;

• поставок не того, что нужно;

• отсутствия оптимальной цены;

• приостановки производства, ремонта оборудования или работы критически значимого сервиса;

• невозможности достоверно планировать бюджет;

• отсутствия регулярности в платежах;

• избыточного приобретения, когда закупается больше артикулов, чем реально требуется, «про запас/на всякий случай».

Стоит признать и негативное влияние человеческого фактора — намеренного или из лучших побуждений. Наиболее часто можно столкнуться со схемой, когда ответственный за закупки специалист по какой-либо причине выполняет свою работу несвоевременно, а как случается «пожар», бежит к знакомому подрядчику, где цена необходимой позиции в несколько раз завышена.

Другой болевой точкой закупок часто становится логистика: нередка ситуация, когда сначала бьют во все колокола из-за срочности, а затем не увозят товар со склада оперативно, и простой транспорта и другие издержки, которых легко можно было бы избежать, в очередной раз оплачиваются фактически из кармана бенефициаров.

Решение. Прозрачность всех процессов движения корпоративных финансов. И как дополнительная гарантия качественного результата в снижении затрат на реализацию закупок — приведение всех процессов к единой сервисной модели путем внедрения системы управления запросами клиента (тикетинг) и единой контрольной среды.

Низкий уровень автоматизации процессов в компании

Если учесть рабочие часы специалистов по закупкам, организующих претензионную работу, и оценить, какой процент ФОТ идет на покрытие этих затрат, а также приплюсовать все бессмысленные траты, штрафы и т.д., вопрос о целесообразности автоматизации будет снят сам собой. Прямым следствием автоматизации работы закупок станут прозрачность, производительность и эффективность. А это уже монетизируемые имиджевые плюсы к благонадежности бизнеса перед контрагентами и регулятором.

Есть несколько ключевых критериев эффективной системы автоматизации закупок, на которые следует ориентироваться:

• Реальная оптимизация бизнес-процессов, а если требуется, их тотальный реинжиниринг. Проще говоря, не стоит тянуть в цифру что-то низкоэффективное исключительно в силу привычки. Дублирование функций уже существующих и внедренных программ должно быть исключено.

• Максимальная типизация, просчитанность и оцифрованность работы на каждом из участков:

  • Типовые документы на каждый возможный и невозможный случай. Также должна быть обеспечена возможность переноса всей необходимой к сохранению информации в систему и/или использования ранее разработанных в организации шаблонов.
  • Унифицированные — привязанные к единым и обоснованным критериям KPI команд и отдельных сотрудников, понятные механизмы обработки претензий.
  • Внедренная и постоянно актуализирующаяся система управления нормативно-справочной информации (НСИ). Это настоящий информационный каркас, горизонтально и вертикально объединяющий организацию НСИ.

• Существенное снижение операционных издержек (сокращение затрат до 30%) с одновременной экономией до 10% от стандартного бюджета закупок при сохранении всей номенклатуры.

• Возможность работы пользователей со всеми программами в любом формате — как с офисного рабочего места, так и дистанционно.

• Наличие эффективных механизмов защиты данных и предотвращения несанкционированного доступа к тем или иным участкам.

• Выстроенная система контролей.

Экосистема Контура по подписке

Работа с сервисами на ваших условиях

Узнать больше

Отсутствие единообразия в подходах как часть корпоративной культуры

Сюда же можно добавить избыточную приверженность традициям и старую добрую субъективность.

Несмотря на очевидные плюсы, автоматизация не застрахована от ошибок. Невнимательность, опечатки, неподгруженные вовремя документы в закупках могут случаться, как и во всех других функциях.

Решением становится внедрение единой контрольной среды. Этот комплекс требований к процессам — фундамент для построения системы внутреннего контроля в закупках. Он базируется на пяти принципах.

Добросовестность на всех уровнях. Если руководитель ставит задачи исключительно для улучшения показателей, откладывая подготовку необходимых документов на неопределенное время или закрывая что-то задним числом, сотрудники перестают относиться к достоверности любых вносимых в систему данных как к важному аспекту своей работы. И если в компании действует принцип честности, то вполне возможны санкции за его нарушение.

Постоянная работа на повышение качества. Этот принцип следует сделать основой менеджмента. Он основывается на использовании специальных процедур контроля качества: внедрение процессов по разработке матрицы рисков, маркеров для контроля, внимание на полноценную отчетность и т.д.

Гибкость оргструктуры. Стабильная, годами не меняющаяся структура часто становится камнем преткновения для развития бизнеса. Наличие двух подразделений со схожим функционалом, отсутствие четкого распределения зон ответственности, чересчур или, напротив, недостаточно дифференцированный отдел, которым невозможно управлять эффективно в одиночку, — все это неизбежно замедляет прогресс.

Структура, которую можно без проблем изменять, перестраивать, удалять или добавлять новые звенья в цепочки для оптимизации рабочих процессов, делает бизнес всегда актуальным и соответствующим духу времени и рыночным трендам.

Взвешенная кадровая политика и профессионализм персонала. Некачественное формирование требований к конкретной позиции может привести к снижению эффективности всего подразделения. Так, экспертный функционал может быть передан транзакционному специалисту, что может вызвать проблемы. Пока сотрудник работает по инструкции, ему все будет ясно. Но как только что-либо пойдет не по плану, эксперт сможет самостоятельно решить, какие действия необходимо предпринять, а транзакционный специалист с большой вероятностью совершит ошибку или не сориентируется, как поступить и не проанализирует грядущие риски.

Важно иметь понятные и соответствующие реальным процессам в компании должностные инструкции и тщательно подбирать, адаптировать, обучать и развивать сотрудников. Да, и не нужно бояться увольнений, как огня, когда они объективно необходимы.

Подотчетность каждого сотрудника. Механизмы, которые гарантируют ответственность специалистов за осуществление внутреннего контроля в рамках своих действий, как правило, описываются в должностных инструкциях и фиксируются в KPI.

Развитие отношений с поставщиками. Внедрение системы управления взаимоотношениями с поставщиками, известной как SRM (Supplier Relationship Management), поможет сделать процесс выбора более прозрачным. Кроме того, она решит ряд связанных задач, включая сегментацию, оценку, проверку на добросовестность и аудит производства. Более того, система SRM предоставит возможность выгружать аналитическую информацию для принятия обоснованных решений и разработки эффективных тактических и стратегических планов.

Необоснованное смешение понятий «контроля» и «кнута»

Если незыблемость всех шести вышеупомянутых принципов не вызывает сомнений, система внутренних контролей становится отличной базой для принятия решений, гарантирует точность и корректность любых связанных с закупочной функцией данных, дает возможность акцентироваться не на операционной деятельности, а на достижении целей компании.

Основными шагами при внедрении системы внутреннего контроля (СВК) в закупках или на любом другом участке должны стать:

• Формирование полного перечня процессов и подпроцессов, для которых разрабатываются регламенты взаимодействия (каждый следует проанализировать на наличие возможных рисков).

• Дизайн бизнес-процессов и инструкции по ним, включая матрицы разграничения ответственности и полномочий.

• Разработка матрицы контрольных процедур каждого из трех типов:

  Типы контрольных процедур	Описание
  Общекорпоративные контроли	Это санкции, которые могут оказать воздействие на процессы
  Процессные контрольные процедуры	Например, проверка нулевого сальдо по акту сверки при закрытии договоров с контрагентами, наличие подписей обеих сторон в договоре, его помещение в архив и т.п.
  Компьютерные контроли	Выполняются системой, макросом или роботом

• Создание регламента по СВК, который включает политику в этой области, а также регламент по развитию, оценке и актуализации. Любой регламент необходимо регулярно проверять на актуальность информации, возможную задублированность и полноту. Если какой-то процесс изменился, проверьте контрольные процедуры: по-прежнему ли они покрывают всю схему и все риски.

• Внедрение СВК. После того, как процессы и их структура описаны, установлены необходимые контроли, необходимо персонифицировать ответственность за них. В большинстве своем это задача руководителя — верно распределить обязанности и, соответственно, распределить системные контроли внутри своей команды.

При этом в корне неверно рассматривать внутренние контроли как потенциально карательную систему, направленную на поиск виновных и наложение санкций. Вовремя выявленные ошибки — где-то в системной части, где-то в силу чисто человеческого фактора — помогают обеспечивать постоянное улучшение работы закупок в компании и, как следствие, предотвращать многомиллионные убытки и ущерб, в том числе имиджевый.

Выводы

Закупочная функция — действительно одна из наиболее сложных для приведения в порядок, поскольку цена ошибки здесь максимально высока. По градусу финансовых и правовых рисков конкуренцию ей, пожалуй, могут составить лишь бухгалтерский, налоговый или управленческий учет. Возможно, именно поэтому ее достаточно часто передают на аутсорсинг.

Однако всегда важно совершить первый шаг — предпринять определенные усилия, чтобы предотвратить ошибки, бесконечно тянущие из бизнеса средства. Усилия должны быть направлены на то, чтобы сделать внутренние процессы логичными и прозрачными, нужно контролировать качество и сроки работы, грамотно распределять задачи по сотрудникам, выбирать действительно лучших поставщиков, оцифровать и роботизировать хотя бы отдельные рутинные и высокорисковые участки. Такие шаги особенно своевременны сейчас, когда резко изменились рыночные условия.